Cómo preparar las nóminas de una pequeña empresa

Preparar las nóminas de una pequeña empresa por primera vez puede parecer bastante abrumador. Con tantas variables relacionadas con los impuestos sobre las nóminas, empleados a tiempo completo y contratistas, es tentador posponer la tarea tanto como sea posible. Sin embargo, para que su pequeña empresa crezca, la gestión de las nóminas es fundamental. Por eso, con Roll, le facilitamos el proceso. Aprender a preparar las nóminas de una pequeña empresa supone varios pasos clave. A continuación, le ofrecemos un breve resumen sobre cómo configurar una cuenta de gestión de nóminas.

1. Solicite un EIN: obtenga el EIN del IRS como identificación.

El primer paso para preparar sus nóminas es solicitarle un EIN (número de identificación del empleador) al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Este es un identificador fiscal para su empresa. Considérelo como un número del Seguro Social, pero para empresas en lugar de para personas.

Solicitar un EIN es gratis y relativamente sencillo. Puede visitar el sitio web del IRS y solicitarlo de manera electrónica. Si cumple los criterios básicos, estos números se suelen generar al instante.

De lo contrario, también puede enviar por correo postal o fax un SS-4 IRS form (formulario SS-4 ya completo) al centro de servicios del IRS de su estado. Procesar las solicitudes de EIN que se enviaron por fax demora alrededor de dos semanas, mientras que el procesamiento de las enviadas por correo postal demora aproximadamente cuatro semanas.

Una vez que tenga un EIN, puede comenzar a preparar las nóminas de su pequeña empresa.

2. Adquiera una identificación comercial estatal: obtenga la identificación estatal para los impuestos.

Según los requisitos que tengan el Gobierno estatal y el local, podría necesitar un número de identificación comercial de cada uno. Esto es necesario para recaudar impuestos estatales y locales en áreas donde se impone el impuesto sobre la renta.

El proceso de recaudación varía según cada estado, por lo que deberá consultar los detalles sobre los requisitos a la Secretaría de Estado donde se ubica su empresa.

3. Cree una política para sus nóminas: defina políticas salariales y vacacionales.

Deberá elaborar una serie de políticas por escrito que luego sus empleados tendrán que aceptar. Estas políticas incluyen temas como los calendarios de salarios y pagos, vacaciones y otras circunstancias especiales que podrían afectar la emisión de los pagos a sus empleados.

Deben redactarse de conformidad con las leyes federales y estatales sobre los derechos de los empleados. Si no tiene claro cómo gestionar todo lo relacionado con los pagos, consulte las leyes específicas correspondientes a la ubicación de su empresa.

Algunos puntos clave que se deben incluir en las políticas para las nóminas son:

• Períodos de pago
• Tiempo libre remunerado
• Horas extras
• Licencia no obligatoria
• Vacaciones

Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que algunos trabajadores sindicalizados pueden tener normas que determinan la frecuencia de pago. Estas normas también pueden desempeñar un rol importante en cuanto al plazo en que se deben emitir los pagos luego de la realización del trabajo.

Según su servicio de gestión de nóminas, los períodos de pago más frecuentes probablemente supongan más gastos, por lo que deberá encontrar un calendario de pagos que funcione para sus empleados y no genere cargos adicionales.

4. Cuenta bancaria separada: use una cuenta exclusiva para las nóminas.

Aunque no es necesario, muchas empresas utilizan una cuenta bancaria separada que solo se utiliza para gastos relacionados con las nóminas. Hacerlo facilita muchísimo el proceso contable y crea una separación clara entre las nóminas y otras finanzas de la empresa.

Si desea abrir una cuenta para las nóminas, comuníquese con el banco que administra otras cuentas y otros servicios de su empresa y solicite abrir una separada para gestionar las nóminas.

Tener una segunda cuenta para las nóminas puede generar cargos adicionales. No olvide consultar por posibles formas de reducirlos.

5. Compensación a los trabajadores: cobertura de personal obligatoria y segura.

La compensación a los trabajadores varía según cada estado. Dicho esto, muchos estados les exigen a las empresas que tengan un seguro de compensación a los trabajadores. Se puede adquirir de forma privada o también, en algunos casos, por medio del estado.

Necesitará tener una cobertura de compensación a los trabajadores incluso si uno solo de sus empleados vive en un estado que la exige.

Detalles como estos son importantes a la hora de aprender a llevar el control de las nóminas de pequeñas empresas.

6. Ofrezca beneficios opcionales: mejore los beneficios para atraer al personal.

Preste atención a su paquete de beneficios para atraer y conservar a los mejores talentos. Considere la posibilidad de agregar prestaciones como previsión, seguro de vida, seguro dental y planes de jubilación. Debido a que los empleados, por lo general, cubren el costo de estos planes a través de deducciones de su salario, tomar una decisión sobre los beneficios es un paso importante.

7. Comprenda la clasificación de los empleados: distinga entre contratista y empleado.

En Estados Unidos, existen dos tipos de clasificaciones del personal: “empleado” y “contratista independiente”.

Los contratistas independientes trabajan por cuenta propia, prestan servicios, no tienen autoridad para contratar o despedir gente ni determinar el salario y las horas de trabajo de los empleados, y no están sujetos a las leyes laborales.

Los empleados celebran un contrato con otra persona, de aquí en adelante llamada “empleador”, en el que el empleador acepta otorgarles algún tipo de compensación por determinada carga de trabajo.

Los empleadores deben determinar si la persona es un contratista independiente o un empleado.

La distinción entre ambas categorías es muy importante, ya que los empleadores deben pagar el Seguro Social, el seguro por desempleo y el impuesto sobre la renta por los empleados, pero no por los contratistas independientes.

Además, deben retener impuestos del Seguro Social y de la FICA (desempleo) solamente por quienes se consideran empleados.

8. Elija el calendario de nóminas: decida la frecuencia de los pagos.

Cuando decida con qué frecuencia les pagará a sus empleados, considere qué tipo de personal contrata. ¿Reciben un sueldo de tiempo completo o trabajan por hora?

Al pensar en preparar las nóminas de pequeñas empresas, se debe tener en cuenta que los empleados que trabajan por hora generalmente prefieren un período de pago semanal o quincenal, mientras que los asalariados prefieren un período de pago bimensual. Si tiene ambos, deberá utilizar diferentes calendarios, pero no se preocupe, Roll puede brindarle ayuda en ambos casos. Tenemos lo que necesita.

9. Complete la documentación del empleado: formularios I-9, W-4, W-9.

Los empleados asalariados y los contratistas deben completar diferentes tipos de documentación. Todos los empleados nuevos, más allá de qué categoría tienen, deben completar el I-9 form (formulario I-9) para verificar su identidad y su derecho a trabajar en Estados Unidos. Luego, si son asalariados, pídales que completen el Federal Income Tax Withholding form (formulario de retención del impuesto federal sobre la renta), también conocido como W-4. Si son contratistas, deberán completar el 1099 form (formulario 1099), también conocido como W-9. Estos formularios ayudarán a determinar el monto correcto de impuestos sobre la renta que debe retener de sus salarios, si es que corresponde.

10. Seleccione el sistema de gestión de nóminas: elija un sistema eficiente, como Roll.

Busque un sistema de gestión de nóminas que les facilite la vida a quienes tienen una pequeña empresa, no que se las complique. Y para eso se creó Roll by ADP. Es la primera aplicación administrada por chat que ayuda a resolver cualquier problema que tenga, en el momento que surja, ya sea que esté agregando nuevos empleados a las nóminas o quiera recompensar al personal con un aumento o una bonificación. Despídase de las largas esperas o del tipo de asistencia remota que le deja más preguntas que respuestas.

Con Roll, puede configurar el sistema de la empresa y agregar a los empleados para gestionar las nóminas de forma automatizada y sin inconvenientes. Incluso calculamos, deducimos y pagamos las retenciones de impuestos sobre las nóminas por usted. Roll cuenta con el respaldo total de ADP, la compañía de nóminas más grande de Estados Unidos. Además, ADP brinda sus propios beneficios, como nuestra protección de las nóminas. Si, por algún motivo, las declaraciones de impuestos que hacemos son incorrectas, le garantizamos que cubriremos el costo. Por lo tanto, puede tener la seguridad de que, cuando lleva el control de las nóminas, lo hace bien, siempre. Así, tendrá que preocuparse de una cosa menos al administrar su pequeña empresa.

11. Págueles a los empleados de manera eficiente: utilice Roll para los pagos.

Con Roll, no solo puede pagarles a diferentes tipos de empleados que tienen distintos calendarios de pagos, sino que también tiene la opción de hacerlo a través de un depósito directo o un cheque.

Ofrecemos la opción de depósito directo al día siguiente o de pago en el día por medio de un cheque de la compañía. Independientemente de dónde o cómo sus empleados necesitan recibir el pago, ofrecemos opciones y servicios de gestión de nóminas en los 50 estados.

El beneficio adicional de Roll es que sus empleados pueden acceder a todos los talones de pago, las declaraciones de impuestos y la información sobre los beneficios que tienen en la misma aplicación. De modo que es una tarea menos que tiene que hacer por ellos. ¡Esa es una gran ventaja! ¿Qué está esperando? Comience a impulsar el crecimiento de su pequeña empresa conRoll.

Para obtener más información sobre cada paso, continúe leyendo.

Preguntas frecuentes sobre la preparación de las nóminas

¿Cómo preparo las nóminas para un empleado?

La preparación de las nóminas de una pequeña empresa incluye los siguientes pasos:

• Obtener un EIN
• Solicitar una identificación comercial estatal
• Establecer políticas de pago de salarios y nóminas
• Reunir documentos fiscales para el empleado
• Abrir una cuenta bancaria separada, si es necesario

¿Cómo calculo las nóminas de forma manual?

Calcular las nóminas manualmente es posible, pero puede resultar algo tedioso y se pueden cometer errores.

Para comenzar, debe seguir todas las pautas detalladas anteriormente para poder calcular los cheques de pago de sus empleados.

Luego, debe calcular los salarios brutos. Se trata de todos los salarios que se pagan antes de cualquier deducción, lo que incluye el salario por hora, el sueldo y las propinas. Es posible que se deban agregar otros tipos de beneficios adicionales si tienen valores en efectivo y son imponibles.

Después de eso, debe deducir el monto antes de la retención de impuestos de cada pago. Esto incluye el dinero que se retira antes de los impuestos, como el destinado a planes 401(k) y primas de beneficios médicos.

Luego, viene la parte más difícil: calcular las retenciones de cada empleado. Este monto varía según el empleado y se relaciona directamente con la manera en que se completó el formulario W-4 del IRS. Es uno de los componentes más difíciles de entender cuando se aprende a preparar las nóminas de una pequeña empresa.

También depende de las leyes fiscales estatales y locales. En cuanto a los impuestos federales, puede consultar la guía complementaria 15-T del IRS, en la que se explican las retenciones con base en determinados criterios.

Además, deberá calcular los impuestos de la FICA, que incluyen Medicare y el Seguro Social. Tenga en cuenta que los empleados deben pagar la mitad de los impuestos de la FICA, el impuesto de desempleo federal y el impuesto de desempleo estatal. La contribución del empleador es independiente de la del empleado para estos impuestos. Consulte las retenciones exactas con su Gobierno estatal o local.

Por último, deduzca las retenciones del empleado de sus ganancias en bruto para determinar el monto final del salario neto.

Revise nuevamente toda la información antes de emitir los pagos.

Notará que este método puede ser extremadamente detallado, y es muy fácil cometer errores u omitir algo. Es por ello que, a menudo, lo mejor es utilizar un software de gestión de nóminas, incluso para pequeñas empresas con pocos empleados.

¿Cuánto tiempo demora procesar las nóminas?

El tiempo que demora completar las nóminas manualmente depende de la cantidad de datos que se ingresan de forma manual al compilarlas. Este tiempo puede oscilar entre horas y días según la complejidad del proceso de gestión de nóminas.

¿Qué pensaría si le dijéramos que este tiempo se puede reducir a menos de un minuto? Con Roll by ADP es posible. Esta innovadora solución de software de gestión de nóminas y RR. HH., que forma parte del conjunto integrado de aplicaciones de ADP, está especialmente diseñada para pequeñas empresas. Con ella, quienes tienen pequeñas empresas pueden optimizar la manera en que administran las nóminas.

Roll by ADP simplifica la gestión de las nóminas, ya que brinda un portal en línea para actualizar la información del empleado, editarla e ingresar cambios. Además, se puede configurar para conectarse con las áreas de contabilidad y proveedores de nóminas con el fin de facilitar la modificación de la información según se requiera.

¿Cuál es el desafío más significativo para las pequeñas empresas en relación con las nóminas?

Si tiene una pequeña empresa, deberá afrontar todas las complicaciones de una empresa grande y, al mismo tiempo, trabajar dentro de los límites de su presupuesto. La gestión de nóminas es un área que les presenta desafíos significativos a las pequeñas empresas, ya que no tienen dinero o tiempo suficiente para contratar a un profesional de RR. HH. de alto nivel que se ocupe de controlar y llevar los registros de las nóminas de manera precisa.

¿Cuáles son los errores comunes durante el proceso de gestión de nóminas?

Los errores comunes durante este proceso son:

• Pagarle a la persona equivocada
• Empleadores que no pagan los impuestos a tiempo
• Hacer pagos excesivos o insuficientes por el Seguro Social, Medicare y la retención de impuestos federales
• Renunciar a las anualidades que podrían ser beneficiosas
• Hacer pagos excesivos a los empleados cuando no corresponde
• Descuidar las reclamaciones de compensación laboral y de otros tipos
• Clasificar de forma incorrecta a los empleados como exentos o no exentos
• Incumplir la obligación de ofrecer licencias remuneradas por enfermedad, vacaciones y días festivos

¿Debo gestionar las nóminas por mi cuenta o utilizar un software de gestión de nóminas?

Varios factores determinarán la respuesta a esta pregunta. El primer factor es si tiene la habilidad necesaria para administrar sus nóminas.

Aprender a llevar el control de las nóminas de una pequeña empresa requiere dedicación. Al fin y al cabo, comprender cómo cumplir todas las leyes federales, estatales y locales no es tarea fácil.

Luego, debe decidir si es rentable ocuparse de esto por su cuenta. Si administra su propia empresa, seguramente ya tenga mucho trabajo con las tareas administrativas y las operaciones diarias. Es posible que no tenga tiempo para encargarse de la preparación de las nóminas.

Tercerizar esta tarea o hacerla por su cuenta dependerá de la opción que mejor se adapte a sus operaciones comerciales.