Los siete formularios impositivos que los propietarios de una pequeña empresa deben saber completar

Días más cortos, noches más frías. Nieve. Para quienes tienen pequeñas empresas, los signos tradicionales de la temporada de fiestas son un recordatorio de que se acerca el momento de presentar la declaración de impuestos. ¡Empecemos ahora mismo! A continuación, analizamos con más detalle la declaración de impuestos anual que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige para su pequeña empresa e incluimos los pormenores a la hora de preparar cada uno de los formularios.

• 940: el formulario 940, que se presenta anualmente antes del 31 de enero, recoge el monto del impuesto de la Federal Unemployment Tax (FUTA, Ley Federal de Contribución para el Desempleo) que su pequeña empresa pagó frente al que debía pagar durante el año fiscal. No subestime este formulario; lo más probable es que tenga que pagar algunos impuestos. Las pequeñas empresas que tienen al menos un empleado en las nóminas durante 20 semanas o más, o las que les pagan a sus empleados al menos $1,500 en salarios, están sujetas a la FUTA. Si debe más de $500, es obligatorio que su empresa deposite fondos de manera trimestral. Pero eso no es todo. Los estados también cobran su propia versión de la FUTA, llamada SUTA (State Unemployment Tax, es decir, el impuesto de la Ley Estatal de Contribución para el Desempleo), y también se paga trimestralmente. Una buena solución de gestión de nóminas, como Roll by ADP, puede ser útil para llevar el control en estos casos.
  
  
• 941: el formulario 941, que se presenta trimestralmente y vence 30 días después del cierre de cada trimestre (por ejemplo, el 30 de abril para informar los datos del primer trimestre), incluye todos los salarios brutos que se pagaron, así como las retenciones de la FICA de sus empleados durante el período. (La FICA es la Ley Federal de Contribución al Seguro Social y especifica el porcentaje de impuestos del Seguro Social y de Medicare que se debe retener de cada nómina, actualmente el 6.2% y el 1.45%, respectivamente). Además, tenga en cuenta que los salarios brutos incluyen las propinas de los empleados de servicio, como meseros, baristas y repartidores. Su declaración debe ser precisa, ya que el IRS cotejará los números de todos los formularios que presente.

• 944: este formulario es interesante porque se necesita un permiso especial para presentarlo. Como el IRS lo indica en la esquina superior derecha del documento, “Solo debe presentar el formulario 944 anual en lugar de los formularios 941 trimestrales si el IRS se lo ha notificado por escrito”. De esta forma, se pretende reducir el papeleo de los propietarios de pequeñas empresas que declaran menos de $1,000 en las obligaciones fiscales en virtud de la FICA y el impuesto federal sobre las nóminas. Las empresas que cumplan los requisitos para presentar el formulario 944 en lugar del 941 trimestral deberán hacerlo antes del 31 de enero del año siguiente.

• W-2: en función de la cantidad de empleados, es posible que su pequeña empresa tenga que presentarles a ellos muchos de estos formularios (y también al IRS y las autoridades fiscales estatales pertinentes en nombre de sus empleados). Con fecha límite el 31 de enero del siguiente año fiscal, el W-2 se conoce oficialmente como “informe de salarios e impuestos”, ya que incluye un desglose de los salarios brutos que se pagaron más los impuestos retenidos, entre los que se encuentran los impuestos federales, estatales, y del Seguro Social y de Medicare. En ese sentido, el formulario W-2 es esencial para que sus empleados puedan presentar cada año sus declaraciones personales de impuestos sobre la renta federales y estatales.

• W-3: piense en este formulario como un resumen que incluye todo lo que presentará por medio del W-2. Los formularios tienen la misma estructura. La única diferencia es que, en lugar de presentarlo directamente al IRS, deberá presentar el formulario W-3 y copias de todos los W-2 a la Social Security Administration (Administración de Seguro Social) antes del 31 de enero del año siguiente. Sugerencia profesional: utilice el proceso de completar el formulario W-3 como una oportunidad para verificar todos los números de sus otras declaraciones anuales de impuestos sobre las nóminas.

• 1099-NEC: ¿Tiene contratistas? Si es así, es posible que deba presentar la misma cantidad de estos formularios (o más) como de los formularios W-2. Así como el W-2 especifica el monto de la compensación que les pagó a los empleados a tiempo completo, el formulario 1099-NEC especifica lo que le pagó a cada contratista que realizó trabajos en nombre de su pequeña empresa. Además, al igual que el W-2, debe enviar el formulario 1099-NEC a los contratistas y al IRS antes del 31 de enero del año siguiente.

• 1095-B o C: estos formularios se relacionan con la cobertura de previsión para el personal. El formulario B es para pequeñas empresas que cuentan con seguro propio. El formulario C es para aquellas empresas que emplean a 50 o más trabajadores a tiempo completo y que recurren a un proveedor de seguros externo para proporcionar cobertura de personal. En cada caso, estos formularios resumen la cobertura de personal tanto para sus empleados como para el IRS. El 31 de enero es la fecha límite para enviarles este formulario a los empleados y el 28 de febrero para presentarlo ante el IRS (o el 31 de marzo si se presenta electrónicamente).

El espíritu emprendedor implica mucho más que ofrecer un buen producto o servicio a un precio justo para mantener el interés de los clientes. Cada año, el cambio de calendario viene acompañado de una avalancha de declaraciones de impuestos. ¡No espere a que se acerquen las fechas límite! Este es el momento de hacer números y organizar sus documentos. O, mejor aún, es momento de explorar el uso de una aplicación como Roll para automatizar los cálculos y simplificar la preparación de las declaraciones. Sin importar cómo la gestione, la temporada de impuestos para las pequeñas empresas está a la vuelta de la esquina, así que asegúrese de tener todo listo.