El verdadero costo de fundar una pequeña empresa

Si ya tiene todo listo para constituir su pequeña empresa, ¡felicitaciones! Es fácil dejarse llevar por el entusiasmo de sus ambiciones y pasar por alto, o subestimar, algunos de los desafíos que inevitablemente conlleva el proceso. Por eso, es importante conocer el costo real de fundar una empresa antes de dar el primer paso.

El tipo de empresa que elija influirá en gran medida en ese costo, al igual que la cantidad de empleados que planee contratar. Quizás el suyo sea un proyecto por cuenta propia que comenzará sin personal. Hay gastos que serán evidentes y otros que quizá nunca haya tenido en cuenta. A continuación, le ofrecemos un desglose de aquello con lo que se puede encontrar.

¡En sus marcas, listos, ya!

Tiene los pies en los tacos de salida y todo listo para la carrera. Ya sabe que constituir una empresa conlleva un costo importante. Pero ¿qué significa eso para usted?

Quienes tienen pequeñas empresas gastan un promedio de $40,000 durante su primer año de actividad. Hay varios factores que influirán en su costo específico, pero ese monto le da una idea de lo que necesitará para prepararse, de modo que no se lance a una piscina sin agua.

La cifra de $40,000 no es un costo inicial, sino aquel en el que se incurre a lo largo del primer año completo de gestión de la empresa. Además, parte de ese costo se recupera con los ingresos que obtenga durante el primer año de actividad.

Haga un balance de los costos generales

Empecemos por los costos más evidentes. En la siguiente lista, se incluyen algunos elementos que la mayoría de las personas propietarias de empresas suelen tener que afrontar al iniciar su emprendimiento.

Algunos costos generales:

• Espacio de oficinas
• Servicios públicos
• Inventario
• Sueldos del personal
• Equipamiento y suministros
• Mobiliario
• Software

Espacio de oficinas y servicios públicos

Aunque no es necesario para todas las empresas, el espacio de oficinas puede resultar muy valioso. Sin embargo, también es uno de los costos más elevados para quienes tienen empresas. El lugar donde se ubica su compañía influye en gran medida en ese costo. Alquilar un espacio de oficinas en la ciudad de Nueva York es mucho más caro que en Dayton, Ohio. Además, algunas zonas de cada ciudad pueden ser opciones más costosas que otras.

Si decide disponer de un espacio físico, asegúrese de incluir el costo de los servicios públicos. En función del proveedor local de estos, el costo podría ser razonable o muy elevado.

Inventario

Sus productos, y la cantidad que necesita, son uno de los gastos más evidentes. Saber cuántas existencias comprar no es tan sencillo. Tómese su tiempo para hacer cálculos y no pida más de lo que necesita. Ese exceso de materiales en el inventario puede terminar siendo un costo irrecuperable, es decir, una inversión ya realizada que no se puede recuperar. Algunas compañías más grandes deben rebajar los precios para vender el exceso de inventario que tienen en susdepósitos. El impacto que este problema tiene en una pequeña empresa puede ser devastador.

Equipamiento y suministros

El equipamiento puede suponer un gasto considerable según el tipo de empresa que tenga. Si se necesitan equipos industriales, maquinaria pesada o tecnología de última generación, podría gastar decenas de miles de dólares o incluso más. Por otro lado, si su empresa se dedica a la prestación de servicios, este costo podría ser muy bajo.

Sueldos del personal

Muchas empresas precisan disponer de personal y, si es el caso de la suya, la pregunta más importante es: ¿cuántos empleados necesita? En una encuesta realizada por la compañía de comercio electrónico Shopify, se reveló que las empresas sin empleados gastaron $18,000 durante su primer año, mientras que las que contaban con entre uno y cuatro empleados gastaron $60,000.

Mobiliario y software

Puede que su espacio de oficina sea amplio o que la mayoría de sus empleados trabajen de manera remota. En cualquier caso, seguramente necesitará mesas, sillas, sillones, escritorios y armarios. Esto podría costarle desde varios cientos hasta varios miles de dólares.

Según la empresa que tenga, es posible que necesite software de contabilidad u otros programas para operar de manera eficiente. Si necesita un software para gestionar las nóminas, Roll™ by ADP® es la primera aplicación de gestión de nóminas administrada por chat para pequeñas empresas que le permite pagarle a su equipo en minutos.

Costos inesperados de fundar una empresa

Ahora, hablemos de los costos imprevistos que quizá nunca haya tenido en cuenta. A continuación, se mencionan algunos gastos menos conocidos a los que debe prestar atención:

• Envíos
• Hospedaje web
• Permisos y licencias
• Seguro
• Servicios legales y financieros
• Reparaciones y mantenimiento
• Publicidad
• Impuestos

Envíos

Si vende productos, necesita poder enviárselos a su clientela. Además de los gastos de envío generales, quizás haya costos adicionales por el envío de artículos dañados o devueltos, además de los de embalaje.

Hospedaje web

Si tiene un sitio web, es posible que deba prever el pago de tarifas de internet y hospedaje web, la adquisición de un dominio o una dirección web, la creación de un carrito de compras, y el mantenimiento y la actualización del sitio. Puede disponer de un empleado que se encargue de las actualizaciones, el diseño y el lanzamiento de productos en la web, o bien recurrir a un proveedor de servicios web y a una plataforma de tiendas en línea.

Permisos y licencias

Para gestionar su empresa, es posible que necesite una licencia comercial emitida por el estado, el condado o la ciudad. Visite el sitio web gubernamental de su estado para averiguar qué permisos y licencias necesita. También tenga en cuenta que muchos de estos deben renovarse anualmente.

Seguro

Para proteger su empresa frente a los riesgos (que pueden ser muchos), es necesario contar con un seguro. El seguro de responsabilidad civil general protege a las empresas frente a pérdidas por demandas, lesiones corporales y daños materiales, entre otros.

Existen varios tipos diferentes de seguros para empresas. Hable con un agente de seguros para averiguar cuál es el más adecuado para usted.

Servicios legales y financieros

Quienes constituyen una empresa suelen contratar a un abogado corporativo para que redacte las actas constitutivas, que son los documentos necesarios para que su empresa pueda funcionar legalmente. Los costos de la constitución pueden ser de unos cientos de dólares.

El costo de los servicios financieros puede derivarse del pago a encargados de contabilidad, profesionales en contaduría u otras personas expertas del ámbito financiero. Sus gastos variarán en función de la ayuda que necesite, y puede ahorrar dinero si realiza algunas de las tareas por su cuenta.

Reparaciones y mantenimiento

El equipamiento se puede romper y, en las oficinas, suele haber problemas eléctricos o en las tuberías. Por eso, el mantenimiento general es indispensable para cualquier empresa. Algunos de estos gastos se pueden prever, pero otros son fortuitos e imprevistos.

Publicidad

Sus ingresos pueden determinar en gran medida cuánto invertirá en publicidad. Según la empresa, un monto razonable que se destina al presupuesto de publicidad va desde el 1 al 5% de los ingresos. Quizás la cifra más adecuada para usted sea alrededor del 1%. Lea estas ocho sugerencias sobre estrategias rentables para promocionar su empresa.

Impuestos

Deberá abonar un impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15.3%, que se destina al Seguro Social y a Medicare. Debe presentar una declaración de impuestos si los ingresos netos de su empresa superan los $400, y es probable que tenga que pagar impuestos estimados cada trimestre. También puede tener que pagar el impuesto sobre las ventas estatal y federal por los artículos que venda. Si tiene una tienda en línea, puede sumar este impuesto en el proceso de pago.

Tarifas adicionales

Si los clientes utilizan tarjetas de crédito para pagar sus productos o servicios, es posible que se le cobre una tarifa o “tasa de intercambio” por procesar dichas transacciones. Los cargos por usar tarjetas de crédito pueden oscilar entre el 2.87 y el 4.35% de cada transacción, sin incluir las tarifas del proveedor de servicios de pago. Para las pequeñas empresas, estas tarifas pueden acumularse rápidamente. Puede trasladar algunos de esos cargos al cliente, pero las comisiones no pueden superar el costo de aceptar la tarjeta o el 4%, el monto que sea menor.

Si desea constituir su propia empresa, nuestro socio Axos Bank le ofrece recursos como ayuda para comenzar el proceso, lo que incluye cuentas corrientes, de ahorro y del mercado monetario con intereses. Axos Bank también colabora con Centerstone SBA Lending para ofrecerles préstamos a pequeñas empresas con garantía respaldada por el Gobierno federal.