Términos y abreviaturas comunes en relación con las pequeñas empresas

Constituir una empresa es una aventura emocionante y desafiante en sí misma. Si a eso le sumamos todos los términos, la jerga y las abreviaturas que pueden surgir en el proceso, lo que era emocionante puede convertirse rápidamente en algo abrumador.

A continuación, explicaremos la definición y la importancia de algunas abreviaturas y algunos términos comunes en el ámbito de las pequeñas empresas con los que puede encontrarse.

Términos y definiciones comunes en relación con las pequeñas empresas

Contratista 1099 (independiente): ¿Qué es un contratista 1099, a veces denominado empleado 1099? El término proviene de un grupo de formularios 1099 utilizados por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Si su empresa recurre a un contratista independiente, esos ingresos se declararán mediante un formulario 1099, de ahí el término “contratista 1099”.

Existen los 1099-G form, 1099-R form, 1099-MISC form (formularios 1099-G, 1099-R, 1099-MISC) y otros. Sin embargo, si tiene una pequeña empresa, los principales formularios que le interesarán son el 1099-MISC (ingresos varios) y el 1099-NEC (compensación para personas que no son empleadas). El IRS implementó el formulario 1099-NEC en 2020 específicamente para contratistas independientes. El formulario 1099-MISC se ha utilizado para diversos gastos y todavía se utiliza para otras necesidades de presentación de declaraciones, pero el formulario 1099-NEC es el que las empresas deben enviarles a los contratistas independientes a principios de cada año calendario para informar cuánto se les pagó.

W-2: el W-2 es otro formulario del IRS y se utiliza para los empleados a tiempo completo. Mediante este, se declaran los salarios que se pagaron y los impuestos que se retuvieron. Su pequeña empresa enviará esta información al IRS, y el empleado también la enviará como parte de su declaración anual.

Pago del impuesto sobre las ventas: en función del estado o la jurisdicción local donde se encuentra, así como de los productos o servicios que ofrece, es posible que tenga que pagar el impuesto sobre las ventas. Algunos estados exigen que se pague, o se transfiera, el impuesto sobre las ventas de manera mensual, trimestral o anual. Consulte en la oficina tributaria local cuáles son los requisitos.

Pequeñas y medianas empresas (pymes): son compañías que aún no alcanzan un umbral específico en cuanto a cantidad de empleados o ingresos anuales. La U.S. Small Business Administration (SBA, Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos) establece requisitos específicos para que una compañía sea considerada una pequeña empresa, que varían según el sector o subsector. Sin embargo, cuando las personas o las empresas utilizan este término, suelen referirse a compañías con alrededor de 500 empleados o menos.

LLC, sociedad anónima de tipo C, sociedad anónima de tipo S y empresa por cuenta propia: hay diversas formas de constituir una empresa, y la mayor diferencia entre ellas radica en las implicaciones fiscales. Aquí detallamos un breve resumen de cada una:

• En una empresa por cuenta propia, no hay distinción entre los activos, los gastos o los impuestos de la empresa y personales. Si bien son fáciles de constituir, ya que requieren un mínimo de papeleo o aprobaciones, no ofrecen mucha protección ni beneficios fiscales.
• Aunque las leyes varían de un estado a otro, una compañía de responsabilidad limitada (LLC) suele ofrecer la mayor flexibilidad en cuanto a estructura corporativa, pago de impuestos y responsabilidad legal. También brinda protección para sus activos personales en caso de que la empresa quiebre o sufra pérdidas en el futuro.
• “Sociedades anónimas de tipo C” y “sociedades anónimas de tipo S” son clasificaciones fiscales que establecen si la compañía tributa por separado de sus propietarios o si los ingresos y las pérdidas se transfieren a los accionistas. Técnicamente, una LLC puede tributar como una sociedad anónima sin estar registrada de esa forma a efectos legales.

Lo mejor es consultar con un profesional del ámbito fiscal y comercial para decidir cómo constituir su empresa y qué clasificación fiscal utilizar.

Empresa por cuenta propia: es una pequeña empresa que tiene un solo empleado, que es el fundador o propietario. Para algunas compañías, esta es su estructura permanente, ya que nunca contratan personal a tiempo completo. Para otras, la etiqueta de “empresa por cuenta propia” es solo temporal hasta que comienzan a crecer, expandirse y contratar a un equipo completo.

Microempresa: aunque no existe una definición gubernamental oficial sobre la cantidad mínima de empleados que debe tener una compañía para ser considerada una microempresa, el término suele relacionarse con las que tienen menos de 10 empleados. Esto no necesariamente refleja los ingresos de la compañía; de hecho, una microempresa podría ganar millones de dólares al año.

Nóminas: el pago a los empleados, las bonificaciones, las retenciones fiscales y otros detalles relacionados con las compensaciones y los beneficios suelen incluirse en el término general “nóminas”. Algunas compañías gestionan las nóminas (el proceso de documentar y pagar los distintos tipos de compensaciones) dos veces al mes, otras lo hacen todas las semanas o cada dos semanas, o bien utilizan alguna otra modalidad.

Software y aplicaciones de gestión de nóminas: ya quedaron atrás los días en los que los profesionales en contaduría tenían sus libros mayores encuadernados en cuero y escribían a mano cada cheque de nómina para el personal. Ahora todo se hace de forma digital mediante diversos software o aplicaciones. Las mejores aplicaciones de gestión de nóminas para pequeñas empresas ayudan a administrar todos los detalles relacionados con las nóminas: aumentos, bonificaciones, impuestos, retenciones y mucho más.

Aumento versus bonificación: generalmente, un aumento salarial es un incremento permanente de la tarifa por hora o el sueldo anual de un empleado. Puede entrar en vigencia de inmediato o al comienzo del año fiscal, aunque, en ocasiones, se realiza de forma retroactiva. Una bonificación suele ser un pago de compensación por única vez que puede basarse en una tasa fija, un porcentaje del sueldo u otras condiciones.

Número de identificación del empleador (EIN): es similar al número de Seguro Social; es un número único de nueve dígitos que identifica a una compañía específica. Esto le permite al IRS realizar un control y una identificación con mayor facilidad y precisión de cada empresa individual en todo el país.

Depósito directo: aunque algunos empleados prefieren recibir un cheque físico cada vez que cobran, muchos otros quieren que le depositen el salario directamente en su cuenta bancaria en cada período de pago. Muchos software de gestión de nóminas facilitan esta tarea y les permiten a las compañías ahorrar tiempo y papeleo a la hora de procesar las nóminas.

Embargos sobre el sueldo: las normas y leyes relacionadas con los embargos sobre el sueldo varían mucho de un estado a otro, pero es posible que la ley obligue al empleador a retener (o embargar) el salario de un empleado con el fin de garantizar que abone la manutención de los hijos, honorarios legales, impuestos pendientes de pago u otros gastos obligatorios.

Empleado: siempre que se compensa a una persona por el trabajo que realiza, se la puede considerar un empleado, aunque el término se suele utilizar solo para los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial y estacionales. En general, a los contratistas 1099 no se los considera “empleados”.

Nóminas fuera de ciclo: aunque es probable que tenga un calendario establecido respecto al modo y la frecuencia de la gestión de las nóminas de su pequeña empresa, es posible que, en ocasiones, tenga que pagarles a los empleados o contratistas 1099 fuera de esos plazos establecidos. Esto se denomina “pago fuera de ciclo” o “nóminas fuera de ciclo”. Hay varias razones por las que podría necesitar gestionar las nóminas fuera de ciclo, como errores en salarios anteriores, bonificaciones por única vez o el pago a un empleado despedido.

Inteligencia artificial: la inteligencia artificial (IA) es un término amplio que abarca muchas aplicaciones potenciales diferentes; sin embargo, en el mundo de las nóminas, se están utilizando la IA y la tecnología administrada por chat para facilitar la gestión de nóminas, controlar las bonificaciones y los embargos sobre el sueldo, identificar posibles problemas antes de que surjan y colaborar con las pequeñas empresas para que puedan enfocarse en su crecimiento.

Impuestos: existen diversos tipos de impuestos, así como los que deben pagarse a distintos organismos gubernamentales. Las compañías y los empleados son responsables de pagar los impuestos federales. Algunos estados no recaudan impuestos sobre la renta de las personas físicas y otros municipios locales aplican impuestos específicos relacionados con los ingresos, las propiedades u otros activos.

Conozca en detalle la terminología de las pequeñas empresas

La jerga nunca debería ser un obstáculo a la hora de constituir y llevar adelante una empresa próspera. Utilice Roll como ayuda para gestionar las nóminas, los impuestos y muchas otras pequeñas tareas, de modo que pueda enfocarse en su pasión de emprender.