Empleados o contratistas: ¿qué es lo mejor para su empresa?

Sabemos que detrás de cada empresa exitosa hay un extraordinario equipo de apoyo. La decisión de contratar a un empleado a tiempo completo, uno a tiempo parcial o a uncontratista 1099 (independiente) no dependerá tanto del tipo de estructura de pequeña empresa que elija sino de la etapa en la que se encuentre su compañía.

Entonces, ¿qué opción es mejor entre contratistas y empleados? Tanto los contratistas como los empleados ofrecen beneficios únicos para los propietarios de pequeñas empresas. Es importante comprender cuándo recurrir a cada opción, sobre todo cuando se está constituyendo una empresa propia.

¿Cuáles son los tipos de estructuras empresariales?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) establece cinco tipos de estructuras empresariales que pueden adoptar las empresas de cualquier tamaño:

• Empresa por cuenta propia. Usted posee por su cuenta una empresa no constituida en sociedad.
• Sociedad. Usted y una o más personas realizan actividades comerciales o empresariales. Cada una aporta dinero, bienes, mano de obra o habilidades, y participa en las ganancias y las pérdidas de la empresa.
• Sociedad anónima. Los accionistas potenciales intercambian dinero, bienes o ambos para el capital social de la sociedad anónima.
• Sociedad anónima de tipo S. Son sociedades anónimas que optan por pasar los ingresos, las pérdidas, las deducciones y los créditos corporativos a sus accionistas a efectos del impuesto federal.
• Compañía de responsabilidad limitada (LLC). Es una estructura permitida conforme a los estatutos estatales. Los propietarios (denominados “miembros”) pueden ser personas físicas, sociedades anónimas, otras LLC y entidades extranjeras. Aunque no hay un número máximo de miembros, la mayoría de los estados también permite las LLC de “miembro único”.

La estructura que elija afectará el monto que pagará en impuestos, su capacidad para ganar dinero, la documentación que deberá presentar y su responsabilidad personal. Debe elegir la estructura antes de registrar la empresa en su estado. En función del tipo de empresa (y, en ocasiones, del estado), es posible que también deba obtener un número de identificación fiscal, además de solicitar las licencias y los permisos correspondientes.

¿Cuándo debería incorporar a empleados o contratistas a su equipo?

Cuando la empresa resulte financieramente viable y haya suficiente trabajo adicional para justificar la contratación de personal, será el momento de incorporar a empleados o contratistas.

Si emprende por cuenta propia o cuenta con empleados, independientemente de la estructura de su empresa, sabrá que es el momento de recurrir a la ayuda de más personas cuando tenga que rechazar trabajo porque usted y su equipo están abrumados o sobrepasados de trabajo, los ingresos comienzan a estancarse o su servicio de atención al cliente empieza a verse afectado.

¿Cómo elegir entre un empleado y un contratista independiente?

La decisión entre contratar a un empleado o a un contratista independiente depende del tamaño de su empresa, la cantidad de trabajo que tenga que delegar y si el tipo de trabajo que necesita realizar es una parte integral de la compañía. Conocer la diferencia entre un empleado y un contratista independiente puede ayudar en este proceso de toma de decisiones.

¿Cuál es la diferencia entre un empleado y un contratista independiente?

Al menos tres agencias del Gobierno federal tienen una prueba para definir quién es un contratista independiente 1099-NEC, a veces denominado “contratista 1099”. (Algunos estados refinan aún más las definiciones). Cada agencia tiene su propio enfoque, por lo que cada prueba tiene uno ligeramente diferente. Dicho esto, muchos factores de las pruebas coinciden, mientras que otros se contradicen entre sí.

Para determinar si un trabajador puede clasificarse como contratista independiente, no debería utilizar solo una prueba, sino todas. El simple hecho de hacer un acto de buena fe para aclarar tantos factores como pueda hará que se encamine hacia la clasificación correcta.

Tres pruebas para clasificar a los contratistas independientes

Las tres pruebas provienen del Department of Labor (Departamento de Trabajo), el IRS y la National Labor Relations Board (NLRB, Junta Nacional de Relaciones del Trabajo).

Prueba de la FLSA. La prueba más conocida es la del Department of Labor (DoL, Departamento de Trabajo), conocida como la “prueba de la FLSA” porque hace referencia a la Fair Labor Standards Act (Ley de Normas Laborales Justas). Aunque la U.S. Supreme Court (Corte Suprema de Estados Unidos) ha sostenido en repetidas ocasiones que no existe una norma o prueba única para determinar si alguien es contratista 1099 o empleado (también llamado W-2) a efectos del DoL, sí afirma que la actividad total o la situación son determinantes.

Los factores que la corte quiere que los propietarios de empresas tengan en cuenta son:

• “la medida en que los servicios prestados son parte integral de la actividad de la empresa;
• la permanencia de la relación;
• el monto de la supuesta inversión del contratista en instalaciones y equipamiento;
• la naturaleza y el grado de control por parte de la persona a cargo;
• las oportunidades de ganancias y pérdidas del supuesto contratista;
• el grado de iniciativa, criterio o previsión en la competencia abierta con otros en el mercado, que se requiere para el éxito del supuesto contratista independiente;
• el grado de independencia en la organización y el funcionamiento de la empresa”.

La Corte considera irrelevantes estos factores:

• El lugar donde se realiza el trabajo.
• La ausencia de un acuerdo de empleo formal.
• Si un supuesto contratista independiente cuenta con licencia del Gobierno estatal o local.
• El momento o la forma de pago, ya que no determinan la condición del empleado.

Aunque no hay un único factor determinante, el control es clave. El DoL va a examinar lo siguiente respecto del trabajador:

• Elección del horario laboral: los contratistas 1099 pueden elegirlo.
• Supervisión o control: no afecta a los contratistas 1099.
• Evaluación de rendimiento: los contratistas 1099 no la reciben.
• Acuerdo de no competencia: los contratistas 1099 no firman este acuerdo.
• Permiso para trabajar con otras empresas: los contratistas 1099 pueden hacerlo.

Si una persona debe estar disponible para trabajar 30, 50, 70 o más horas a la semana en una compañía, eso hace que sea imposible trabajar para alguien más, y mucho menos para la competencia. Así trabajan los empleados. Otros factores que hacen que el trabajo de una persona se asemeje al de un empleado son:

• Trabaja en turnos flexibles, por ejemplo, jornadas de 12 o 15 horas.
• Firma un acuerdo de no competencia.
• Su trabajo recibe supervisiones.
• Recibe evaluaciones de rendimiento.
• Recibe un manual del empleado.

Por lo tanto, el DoL analiza los factores de control. Cuanto más control usted ejerza sobre el trabajo de alguien, mayor será la probabilidad de que el DoL considere que tiene un empleado.

Prueba del IRS. Mientras que el DoL se enfoca en las actividades totales y la situación de las personas para determinar si les corresponde el formulario 1099 o el W-2, el IRS se preocupa por su base imponible. Como empleador, debe retener los impuestos sobre la renta, pagar el Seguro Social, los impuestos de Medicare y los de contribución para el desempleo sobre todos los salarios que les paga a los empleados. Nada de eso es necesario si recurre a contratistas independientes, ya que deben pagar sus propios impuestos.

Para cumplir con los requisitos del IRS, debe tener en cuenta dos puntos clave al clasificar a los trabajadores:

1. “Control. Si el negocio controla qué trabajo se hace y dirige cómo se realiza, ejerce el control de la conducta. Si el negocio dirige o controla aspectos financieros y ciertos relevantes al trabajo de un trabajador, ejerce el control financiero. Esto incluye:
   • la medida en que el trabajador invierte en las instalaciones o herramientas que utiliza en la prestación de servicios;
   • la medida en que el trabajador pone sus servicios a disposición para el mercado aplicable;
   • la manera en que el negocio le paga al trabajador;
   • la medida en que el trabajador puede obtener una ganancia o incurrir en una pérdida.
2. Relación. La manera en que el empleador y el trabajador perciben su relación es también importante para determinar el estatus del trabajador. Los temas clave que se deben tener en cuenta son:
   • contratos por escrito que describen la relación que las partes pretenden crear;
   • si el negocio le proporciona al trabajador los beneficios para empleados, tales como el seguro, un plan de pensión para el retiro, pago de vacaciones o por enfermedad;
   • la permanencia de la relación;
   • la medida en que los servicios realizados por el trabajador son un aspecto clave de la actividad habitual de la compañía;
   • la medida en que el trabajador incurre en gastos del negocio no reembolsados”.

Si aún no puede determinar si una persona es empleada o contratista independiente, utilice el Form SS-8 (formulario SS-8) del IRS, Determinación del estado de empleo de un trabajador para propósitos de los impuestos sobre la nómina y retención de impuestos sobre los ingresos federales (PDF).

Prueba de la NLRB. Dado que muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen personal sindicalizado, esta prueba no es tan conocida. Sin embargo, independientemente de si su personal está sindicalizado o no, puede aplicar estos factores.

Hay 11 factores que la NLRB analiza para determinar la condición del trabajador:

• el nivel de control que la compañía ejerce sobre el trabajador;
• el hecho de que el trabajador tenga otra ocupación u otro negocio;
• la presencia de instrucciones o supervisión frecuente del trabajo de parte del empleador;
• la necesidad de contar con habilidades, licencias o capacitaciones especializadas;
• la persona encargada de comprar los suministros, los instrumentos o las herramientas;
• el tiempo durante el que los trabajadores prestan sus servicios, por ejemplo, dos meses frente a dos años;
• el método de pago, por ejemplo, por horas o por proyecto;
• el hecho de que el trabajo forme parte o no de la actividad regular del empleador;
• el hecho de que las partes hayan firmado o no un acuerdo de contratista independiente;
• el hecho de que el jefe sea o no una empresa;
• el hecho de que las pruebas tiendan a demostrar que la persona en realidad presta servicios como empresa independiente.

Si bien ningún factor es decisivo, puede visualizar una balanza con esta prueba. De un lado, se ubica lo relativo al contratista independiente y, del otro, lo relativo al empleado. Nunca se lograrán juntar todos los factores de un solo lado, sino que algunos se ubicarán en lados diferentes. Finalmente, el lado que prevalezca será el determinante, y en eso la NLRB fundamenta sus decisiones.

¿Qué prueba es más importante?

Todas las pruebas son igual de importantes, por lo que debe tener en cuenta las tres.

Dado que el Gobierno federal busca dificultar la clasificación de un trabajador como contratista independiente, habrá más desafíos. Si aún no auditó los puestos laborales y contratos de su empresa, es el momento para empezar a hacerlo. Debe demostrar que lo hace como un acto de buena fe.

¿Qué tipo de trabajador es mejor para su empresa?

Ahora bien, ¿qué tipo de trabajador debe elegir para su tipo de empresa? Tener empleados es la mejor opción si necesita cubrir un puesto de forma permanente. Por otro lado, los contratistas independientes resultan más adecuados cuando necesita que alguien realice trabajos intermitentes (por proyecto). Cuando clasifique a alguien como contratista independiente, debe asegurarse de evaluar el puesto que se va a cubrir con cada prueba de las mencionadas y de consultar al Departamento de Trabajo de su estado para conocer las regulaciones locales. Los errores pueden resultar muy caros. Lo más prudente sería que un abogado laboralista revisara todos los puestos que usted crea.

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