Declaración de impuestos para pequeñas empresas en cuatro simples pasos

Llegó el momento de prepararse para la temporada de declaración de impuestos. Las pequeñas empresas de todo el país ya se alistan para los próximos meses reuniendo los formularios 1040, 1099 y W-2 de los empleadores y los empleados.

¿Cómo funcionan los impuestos en una pequeña empresa?

Los impuestos de las pequeñas empresas no son para nada sencillos. Los empleadores deben pagar varios tipos de impuestos durante el año. La planificación fiscal le permite mitigar sus ingresos tributables, aprovechar los incentivos fiscales y evitar incumplir plazos importantes.

Consulte a un profesional de ADP para averiguar cómo declarar los impuestos de una pequeña empresa y simplificar sus responsabilidades fiscales.

Impuestos sobre la renta

El impuesto sobre la renta constituye la mayor parte de su obligación fiscal. Todas las empresas deben pagar impuestos federales sobre la renta durante el año. Las sociedades deben presentar una declaración informativa anual, pero no están obligadas a pagar el impuesto federal sobre la renta. Los socios pagan sus impuestos a través de sus declaraciones de impuestos personales.

Los estados también recaudan impuestos sobre la renta de las pequeñas empresas, pero las tasas impositivas y los mecanismos de declaración varían según cada uno.

Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia

Los empleadores también deben pagar impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Entre estos, se incluyen los impuestos de Medicare y Seguro Social.

La tasa impositiva actual sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3%: un 12.4% correspondiente al Seguro Social y un 2.9% a Medicare. Dichas tasas son tan altas porque, si trabaja por cuenta propia, es responsable de pagar la parte que corresponde al empleador y al empleado de estos impuestos sociales a través de la declaración de impuestos de su empresa.

Impuestos sobre el empleo

Para determinar cómo declarar los impuestos de una pequeña empresa, debe tener en cuenta el pago de los impuestos sobre el empleo. Si tiene empleados, deberá pagar impuestos adicionales, como los siguientes:

• Seguro Social
• Medicare
• Impuesto federal de contribución para el desempleo
• Retención del impuesto federal sobre la renta

Impuestos al consumo

Las empresas que fabrican o venden determinados productos pueden tener que pagar impuestos al consumo. Esto se determina en función de si cuenta con determinadas instalaciones o utiliza tipos de equipamiento específicos.

Impuestos sobre la propiedad

Cada estado determina de forma independiente qué tipo de propiedad se considera imponible. En algunos estados, se le cobran impuestos en función de los inmuebles comerciales que posee. Otros pueden recaudar impuestos sobre la propiedad por equipos informáticos, vehículos de la compañía y diversos activos empresariales.

Impuestos sobre las ventas

En algunos estados, también se cobran impuestos sobre las ventas de bienes o servicios. Si reside en uno de ellos, es probable que tenga que registrarse de forma manual para pagar los impuestos sobre las ventas y el consumo.

Las exenciones comunes a estos impuestos incluyen la venta de alimentos, ropa, periódicos, servicios públicos y medicamentos.

Impuestos estimados

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que pague impuestos estimados sobre la renta que no está sujeta a retención o si el monto del impuesto retenido no cubre lo esperado.

Los impuestos estimados pueden generar confusión en la preparación de la declaración fiscal de las pequeñas empresas. Por eso, asegúrese de averiguar cuánto debe pagar en su cuenta mucho antes de la temporada de declaración de impuestos.

Cómo preparar su declaración de impuestos

A continuación, le explicamos cómo ordenar sus impuestos este año. 

1. Reunir todos los documentos 

Para asegurarse de declarar sus impuestos de manera adecuada, reúna todos los registros con anticipación. Necesitará una copia de todos sus ingresos y gastos, además de información sobre cómo le pagó al personal y cómo se pagó su salario. 

Roll hará todo esto por usted desde la aplicación. Si gestiona todo de forma manual, tendrá que hacer algunos cálculos. 

2. Elegir el formulario adecuado

Las pequeñas empresas que declaran impuestos por primera vez en línea pueden tener dudas sobre qué deben ingresar y qué formularios deben presentar. La declaración de impuestos en línea para una pequeña empresa es relativamente sencilla, pero es posible que deba presentar formularios adicionales.

El formulario que presente al IRS dependerá del tipo de empresa que haya constituido. Muchas pequeñas empresas están registradas como empresas por cuenta propia o LLC, por lo que los empleadores pueden declarar los impuestos de la compañía junto con los personales. 

A ese formulario se lo denomina Schedule C (anexo C).

Si tiene una sociedad anónima, deberá preparar una declaración de impuestos corporativos independiente. Esto se hace con el Form 1120 (formulario 1120). 

Algunos de los otros formularios comunes que puede usar son:

• Form W-2 (Formulario W-2): los empleadores deben presentar un formulario W-2 independiente por cada empleado que haya recibido más de $600 en salarios. Todo el personal debe recibir un formulario W-2 antes del 31 de enero.
• Form W-3 (Formulario W-3): se utiliza para presentar las copias A de los formularios W-2 a la Administración de Seguro Social (SSA).
• Form 1099-MISC (Formulario 1099-MISC): los empleadores deben presentar uno por cada persona o entidad a la que hayan pagado al menos $10 por regalías o $600 por alquileres, pagos de salud o atención médica, u otras formas de compensación. Todos los contratistas con los que haya trabajado deben recibir una copia de este formulario antes del 31 de enero.
• Form 1099-NEC (Formulario 1099-NEC): los empleadores deben presentar uno por cada persona que haya recibido más de $600 por compensación como autónoma durante el año, como comisiones, honorarios u otras formas de pago no salarial. Si trabaja con contratistas independientes, debe buscar el formulario 1099-NEC en el sitio web del IRS.
• Form 1096 (Formulario 1096): si presentó algún formulario 1099, también debe enviar el 1096. En este, se resume la información de los dos formularios 1099 anteriores.
• Form 940/941 (Formulario 940/941): el 940 se utiliza para declarar sus pagos anuales del Federal Unemployment Tax (Impuesto Federal de Contribución para el Desempleo), mientras que el 941 es la declaración de impuestos trimestral en la que se declaran todos los impuestos retenidos a sus empleados.

Estos son ejemplos de los principales formularios que deberá presentar como parte de sus declaraciones. En función de sus actividades, es posible que tenga que entregar otros especiales a lo largo del año.

3. Completar el formulario 

Si se registró como empresa por cuenta propia o LLC, la declaración de impuestos es bastante sencilla. El anexo C solo tiene dos páginas en las que se mencionan todos los gastos que puede deducir de sus ingresos. 

Simplemente debe restar los gastos de los ingresos y obtendrá su ganancia o pérdida neta. Luego, puede ingresar ese número en su formulario personal de impuestos sobre la renta. 

Si se registró como sociedad anónima, el formulario 1120 conlleva algunas complicaciones. Consulte las instrucciones para este formulario del IRS con el fin de obtener más orientación. 

4. Conocer los plazos

Las pequeñas empresas no tienen un único plazo para presentar sus declaraciones Si incumple alguno de los plazos sin una buena razón, podría recibir sanciones del IRS y perder su reembolso.

A continuación, se incluye una descripción general de los plazos más importantes para la declaración de impuestos de las pequeñas empresas:

• 31 de enero de 2024: vencimiento del plazo para entregarles los formularios W-2, 1099-NEC y 1099-MISC a los empleados y contratistas independientes.
• 15 de marzo de 2024: vencimiento del plazo para la declaración de impuestos federales de sociedades, sociedades anónimas de tipo S y LLC que tributan como sociedades.
• 15 de abril de 2024: vencimiento del plazo para la declaración de impuestos federales para sociedades anónimas de tipo C, empresarios por cuenta propia, LLC con un solo miembro y LLC que tributan como sociedades anónimas.
• 15 de octubre de 2024: vencimiento del plazo para la declaración de impuestos federales de las empresas que solicitaron una prórroga para presentar la declaración.

Los vencimientos de los plazos para la presentación de la declaración de impuestos trimestral son:

• 15 de abril de 2024
• 17 de junio de 2024
• 16 de septiembre de 2024
• 15 de enero de 2025

5. Declarar sus impuestos con Roll

Para declarar los impuestos del próximo año, considere utilizar Roll. Si se registra ahora, no solo podrá gestionar las nóminas en menos de un minuto, sino que también Roll ofrece un servicio completo de declaración de impuestos que recopila la información que necesita para declarar sus impuestos en 2024. Los formularios W-2 y otros se completan y procesan de manera digital sin necesidad de ir a un banco o a una oficina física. 

Por supuesto, existen muchas otras opciones para declarar impuestos, lo que incluye una gran variedad de software de pago que hacen todo de forma electrónica en su nombre. 

Claro que también puede elegir declarar de forma física, es decir, imprimir los formularios, completar sus impuestos y enviarlos por correo al IRS.  

Preguntas frecuentes sobre la declaración de impuestos de pequeñas empresas

¿Cuánto ingreso debe tener una pequeña empresa para declarar impuestos?

Si los ingresos netos de su trabajo por cuenta propia fueron de $400 o más, necesita saber cómo declarar los impuestos de una pequeña empresa.

¿Cómo declaro los impuestos de mi empresa por primera vez?

Si no sabe cómo declarar los impuestos de una pequeña empresa, recurra a un especialista en el área. También puede obtener ayuda con la gestión de nóminas en el servicio móvil de ADP, que facilita la declaración de impuestos de las pequeñas empresas.

¿Qué pasa si incumplo el plazo?

Podría recibir sanciones económicas por cada infracción si incumple el plazo sin solicitar una prórroga. Asegúrese de planificar la declaración de manera anticipada con la ayuda de ADP, que brinda un servicio líder en el sector para gestión de RR. HH., nóminas e impuestos de pequeñas empresas.

Facilite la gestión de nóminas y la declaración de impuestos con Roll

Si tiene alguna pregunta mientras prepara sus informes anuales o gestiona las nóminas, como cliente de Roll by ADP, tiene acceso al servicio de asistencia por chat en vivo 24/7, que le brinda ayuda en cada paso del proceso.

Si aún no ha probado Roll, obtenga una prueba gratuita y tendrá una temporada de impuestos menos estresante el próximo año.