La mejor guía para deducciones estándar de las nóminas de pequeñas empresas
Mantenerse al día con las deducciones estándar de las nóminas es una parte fundamental en la administración de su pequeña empresa. Obtenga más información sobre deducciones voluntarias y obligatorias de las nóminas.
By Escrito por el equipo editorial de Roll by ADP el 13 de febrero de 2023 on February 13, 2023
5 min readCuando se decidió a fundar su pequeña empresa, sabía lo que deseaba conseguir y la diferencia que quería marcar. Eso es lo que hace que emprender sea tan emocionante: nunca se sabe realmente todo el potencial que tiene una idea hasta que se pone en práctica.
Sin embargo, hay otros aspectos inherentes a tener una pequeña empresa que no son tan divertidos, como estar al día con la facturación y el papeleo (que nunca deja de acumularse).
Las tareas administrativas pueden resultar más complicadas para las personas emprendedoras que recientemente decidieron ampliar su empresa y sus equipos, ya que esto implica establecer y mantener un proceso de gestión de nóminas efectivo. Es necesario llevar un control sistemático y continuo de muchas cuestiones, como los sueldos, la asistencia, las horas de trabajo, los gastos y los impuestos de los empleados.
Además, se deben agregar las deducciones estándar de las nóminas, otro proceso que es fundamental, pero que lleva mucho tiempo y se suma a sus preocupaciones. De modo que, ante todas las demás variables necesarias para dirigir su empresa, es posible que se haga la siguiente pregunta:
¿Y si hubiera una forma mejor de hacer los pagos?
Imagine que gestionar nóminas fuera tan fácil como enviar un mensaje de texto a una de sus amistades. ¿Cómo le cambiaría la vida?
Con Roll by ADP, nuestra misión es demostrar que la gestión de nóminas no tiene por qué ser un fastidio. Si tiene una pequeña empresa y busca gestionar las nóminas con una solución rápida, asequible y bien valorada, creemos firmemente que nuestra aplicación de gestión de nóminas es ideal para usted.
Nuestra revolucionaria tecnología administrada por chat le permite calcular, deducir y pagar impuestos en pocos pasos. Si sabe enviar mensajes de texto, sabrá cómo gestionar las nóminas con Roll.
A continuación, le presentamos un resumen de lo que puede hacer con nuestra aplicación:
Pagarles a empleados en todo el país
Roll puede pagarles a empleados que estén en cualquiera de los 50 estados. Por eso, no importa dónde se encuentren los miembros de su equipo, usted tendrá la seguridad de que siempre recibirán el salario a tiempo.
Automatizar las declaraciones de impuestos
La elaboración de informes de fin de año es una tarea que muchos propietarios de empresas temen, pero nuestro equipo se las facilita. De manera automática, Roll recopila sus informes cada enero e incluso los envía a los empleados o las partes interesadas (solo tiene que utilizar los contactos adecuados, y Roll se encarga del resto).
Roll se encargará de pagar los impuestos federales, estatales y locales por usted. No, no está soñando. Integramos en nuestra plataforma una tecnología de inteligencia artificial sofisticada capaz de gestionar todos los detalles. Lo único que debe hacer es dejarse llevar con Roll.
Con un poco de conocimiento y los sistemas adecuados, puede aliviar una gran parte del estrés relacionado con el papeleo. Además, nos comprometemos a compartirle toda la información que necesita.
A continuación, le presentamos nuestra guía completa sobre las deducciones estándar de las nóminas para que pueda enfocarse en lo que más importa: gestionar su empresa.
¿Qué es la deducción de las nóminas?
Las deducciones de las nóminas se refieren a la parte del salario que se retiene de un empleado, ya sea porque optó que se le descuenten esos fondos de su salario neto y se destinen a otro fin o porque así lo exige la ley.
¿Qué son las deducciones estándar de las nóminas?
Las deducciones de las nóminas se suelen clasificar en dos tipos:
Si un empleado está obligado por ley a contribuir a un fondo específico, se realiza una deducción obligatoria de las nóminas.
Analicemos qué deducciones de las nóminas exige la ley:
IMPUESTO FEDERAL SOBRE LA RENTA
Todos los ciudadanos estadounidenses empleados tienen la obligación de pagarle una parte de sus ingresos al Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos) como deducción federal de las nóminas. El porcentaje exigido varía en función de los ingresos brutos anuales de la persona (cuanto más gane, más pagará).
El Gobierno utiliza los impuestos federales sobre la renta para financiar mejoras en infraestructuras nacionales, presupuestos militares, fondos para la educación y mucho más.
El Seguro Social, también conocido como Programa Old-Age, Survivors, and Disability Insurance (OASDI, Seguro para Ancianos, Sobrevivientes y de Discapacidad), es un fondo federal al que aportan todos los estadounidenses empleados. El fondo ofrece asistencia financiera a jubilados, personas con discapacidad, familiares que sustentan a un ser querido con discapacidad y parejas o hijos de personas fallecidas.
Dado que casi todos los ciudadanos estadounidenses se benefician del Seguro Social en algún momento de su vida (solo en 2021, 70 millones de personas recibieron beneficios), se considera un aporte obligatorio.
Los pagos del Seguro Social difieren de los del impuesto sobre la renta porque no fluctúan en función de los ingresos netos anuales, sino que todos los ciudadanos aportan el 6.2% de sus ganancias hasta un máximo de $147,000 de ingresos tributables. La única excepción son las personas autónomas, que deben pagar el 12.4%.
IMPUESTO ESTATAL SOBRE LA RENTA
Cada estado es responsable de una gran variedad de gastos, como los presupuestos del sistema de salud y los hospitales, la construcción de autopistas y carreteras, y el mantenimiento de parques y espacios verdes.
La mayor parte de estos costos se cubre con las contribuciones del impuesto estatal sobre la renta de los residentes locales, que varían en función de cada estado. Por ejemplo, en 2021, en California, Hawái, Nueva Jersey, Oregón y Minnesota, las tasas impositivas estatales eran las más altas, mientras que en Alaska, Florida, Texas y algunos pocos estados más no se recauda el impuesto sobre la renta.
Es importante que las personas emprendedoras se familiaricen con las tasas locales del impuesto sobre la renta para asegurarse de cumplir las normas a la hora de calcular las deducciones de las nóminas.
Si un empleado recibió una orden judicial para pagar la manutención de sus hijos, si no pagó el alquiler o si no cumplió los términos de un acuerdo de quiebra, el Gobierno puede exigirle a su empleador que embargue estos pagos de cada salario que reciba. Si tiene una empresa, debe conocer algunas disposiciones federales que aplican a estos casos.
En primer lugar, la ley federal limita los embargos sobre el sueldo hasta un máximo del 25% de los ingresos netos de una persona. En segundo lugar, los empleadores son responsables de documentar el monto retenido y de informarles estas cifras a los acreedores. Si no se notifica a los acreedores en un plazo de 15 días a partir del período de pago anterior del empleado, es posible que el propietario de la empresa reciba sanciones.
Los límites de los embargos sobre el sueldo son más altos para los pagos de manutención de los hijos. En estos casos, el límite máximo puede llegar hasta el 60% de los ingresos netos del empleado, pero varía en función de si actualmente mantiene a otro hijo.
IMPUESTO FEDERAL DE CONTRIBUCIÓN PARA EL DESEMPLEO
Siempre es importante contabilizar el impuesto para el desempleo dentro del concepto de “deducciones legales”. Es uno de los tipos de deducciones obligatorias de las nóminas más utilizados. De hecho, alrededor de 25 millones de personas recibieron beneficios de desempleo en 2021.
En Estados Unidos, el impuesto para el desempleo se considera técnicamente un programa conjunto federal y estatal, ya que los estados son responsables de implementar y gestionar el programa, pero las políticas y las pautas se establecen a nivel federal.
Para acceder a los beneficios de desempleo, el empleado debe haber perdido su trabajo por causas ajenas a su voluntad. Además, antes de presentar la solicitud, debe haber trabajado un número mínimo de horas y cumplir todos los requisitos estatales. Los propietarios de las empresas deben tener un conocimiento básico de todas las normas y las regulaciones vigentes en su jurisdicción.
Ahora que sabe qué es una deducción obligatoria de las nóminas, analicemos qué deducciones se consideran voluntarias, ya que hay varias respuestas posibles.
A continuación, se describen algunas de las deducciones voluntarias más comunes:
Todos los planes de seguro de vida, de previsión y de seguro por discapacidad para empleados se clasifican como deducciones voluntarias. Aunque se considera una práctica habitual ofrecerles un paquete de beneficios a los empleados, los miembros del equipo no están obligados a adherirse a un plan de seguro y, por lo tanto, no es una deducción obligatoria.
Los empleadores deben contabilizar los beneficios de un empleado a la hora de determinar qué deducciones se descuentan del salario, ya que, en definitiva, son ellos quienes costean los gastos. Cuando los beneficios de los empleados se calculan y supervisan con precisión, los empleadores pueden mitigar el riesgo de pagar en exceso por beneficios que el personal no utiliza, así como el riesgo de que los empleados presenten solicitudes fraudulentas.
En general, asociamos a los trabajadores sindicalizados con las grandes compañías, pero los empleados de pequeñas empresas también ejercen su derecho a sindicalizarse y, cuando lo hacen, los empleadores deben saber cómo incorporar las cuotas de los sindicatos en su plan de deducciones de las nóminas.
La mayoría de los acuerdos de afiliación sindical establece que el empleador es responsable de deducir las cuotas de los sindicatos al final de cada período de pago. También pueden ser responsables de llevar un control de los empleados que no hayan pagado sus cuotas. Por lo tanto, a pesar de ser una deducción voluntaria, los empleadores tienen cierta obligación de gestionar las finanzas relacionadas con la fuerza laboral sindicalizada.
Los empleados están autorizados por ley a contribuir a un plan de jubilación 401K pagado por la empresa. Sin embargo, aunque la ley exige que los planes 401K sean accesibles para los trabajadores, siguen siendo opcionales. Es decir, el empleado puede elegir entre contribuir o no. Por eso, las contribuciones al plan 401K se consideran una deducción voluntaria de las nóminas.
No todas las deducciones de las nóminas en virtud del plan 401K son iguales para todos los empleados, ya que dependen del monto que decidan invertir. El Gobierno de Estados Unidos impone un máximo anual (de $22,500 en 2023), pero es el empleado quien decide cuánto quiere que se le deduzca.
Los propietarios de empresas deben conocer bien su plan 401K, ya que las comisiones y los gastos asociados al mantenimiento del plan son deducibles de impuestos. Además, si se comprometieron a aportar lo mismo que sus empleados (como hacen muchos empleadores), deberán asegurarse de que estos montos se registren meticulosamente para la contabilidad futura.
Ahora ya sabe qué deducciones estándar de las nóminas debe contabilizar a la hora de pagarles a sus empleados. El siguiente paso es encontrar sistemas y soluciones que hagan que el cálculo de estas deducciones sea lo más sencillo y directo posible.
Una estadística sorprendente es que el 29% de las empresas utilizan un sistema de gestión de nóminas que tiene, al menos, 10 años de antigüedad.
Estos sistemas anticuados complican más de lo necesario la realización de tareas básicas. Invertir en una plataforma que funcione exactamente como usted necesita y cuando más lo necesita es esencial para que pagarle a su equipo sea sencillo.
¿Tiene todo listo para implementar Roll?
Queremos que tenga una buena experiencia con nuestra revolucionaria aplicación de gestión de nóminas para pequeñas empresas, por eso, ofrecemos una prueba gratuita de tres meses para los nuevos clientes. Tendrá acceso a todas nuestras funciones y no tiene la obligación de renovar el contrato después del período de tres meses. No es imposible de creer, solo es nuestra forma de demostrarles a quienes dirigen pequeñas empresas que nos importa su bienestar. ¡Inicie hoy mismo una prueba gratuita!