Guía para el empleador sobre el salario neto: definición y cálculo

Sabemos que no es el tema más emocionante, pero, como empleador, calcular el salario neto de sus empleados es una parte fundamental de la gestión de las nóminas. Las grandes empresas cuentan con departamentos de contabilidad completos que se encargan de procesar los impuestos y las nóminas, pero quienes tienen pequeñas empresas debían arreglárselas por su cuenta… hasta ahora.

Roll by ADP les ofrece un servicio de gestión de nóminas personalizado, sin necesidad de contratar un equipo interno. Nuestra innovadora aplicación de gestión de nóminas para pequeñas empresas facilita esta tarea desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Calculamos, deducimos y pagamos los impuestos por usted para que nunca más tenga que preocuparse por los cálculos del salario neto que son tan complejos.

Aunque nuestro equipo se encarga de todas las tareas pesadas, quizás quiera saber igualmente qué son el salario bruto y el salario neto, y cómo se calculan. Por eso, creamos esta guía práctica en la que se definen el salario neto y el salario bruto, y se explica cómo calcular el neto y otros factores importantes que se deben tener en cuenta.

Si quiere profundizar en el tema, le ofrecemos un resumen de todo lo que tiene que saber.

¿Qué es el salario neto?

Si su pequeña empresa tiene que emitir nóminas en virtud de la Fair Labor Standards Act (FLSA, Ley de Normas Laborales Justas), deberá proporcionar un desglose claro del monto exacto que cada empleado recibe al final de cada período de pago. Pero ¿qué significa exactamente el salario neto en sus nóminas?

En muchas definiciones de “salario neto”, simplemente se establece que el salario bruto es el pago antes de la retención de impuestos, mientras que el neto es el pago después de esa retención. Pero no es solo eso. La siguiente es la definición de compensación neta más aceptada:

Salario bruto − impuestos sobre las nóminas − otras deducciones = salario neto

Como ve, no solo hay que restar los impuestos federales y estatales sobre la renta, sino también todas las demás deducciones pertinentes, como las siguientes:

• Impuestos de Medicare y del Seguro Social
• Primas de previsión y de seguros dentales
• Otras contribuciones a seguros (de accidentes, de vida, etc.)
• Contribuciones para la jubilación
• Contribuciones a cuentas de gastos flexibles (FSA)
• Cuotas de los sindicatos
• Embargos sobre el sueldo por impuestos o préstamos pendientes de pago
• Embargos sobre el sueldo por manutención de hijos o cónyuge
• Reembolsos por adelantos en efectivo o compras de bienes o acciones
• Donaciones con fines caritativos

Practiquemos con un ejemplo. Supongamos que un empleado quiere saber cuál es el monto neto que cobra de su sueldo de $4,000 al mes. Si el total de las deducciones por todos los impuestos y beneficios es de $800, su salario neto restante sería de $3,200, lo que significa que ese es el monto que recibe para gastar.

Por supuesto, no necesariamente los empleados utilizarán el término “salario neto” cuando conversen con usted. Es mucho más probable que utilicen una expresión menos técnica para describir el dinero que reciben. Entonces, ¿qué otro término existe para referirse al salario neto? La alternativa más común utilizada por los trabajadores es simplemente “pago real”.

Salario neto versus salario bruto

Ya comentamos que una definición confiable de “salario neto” es la de “sueldo que se paga después de restar los impuestos y las deducciones”. Ahora, analicemos con más detalle el salario bruto.

A la hora de contratar a alguien para cubrir un puesto, se suele mencionar el monto bruto, también conocido como “salario base”, ya que excluye cualquier incentivo o beneficio adicional. Pero ¿por qué se hace esto?

Hay varias razones. Por un lado, la cifra bruta es más alta y, por lo tanto, es probable que resulte más atractiva para los candidatos. Sin embargo, la razón principal es que, a diferencia de los sueldos brutos, las cifras netas pueden variar significativamente, incluso entre trabajadores de la misma escala salarial. Si solo mencionara un salario neto, los candidatos con conocimientos de economía lo notarían enseguida.

En definitiva, la mejor manera de generar transparencia y confianza en su sistema de gestión de nóminas es establecer las cifras brutas en las descripciones salariales y permitirles a los empleados controlar sus ingresos netos mediante sus propias decisiones financieras sobre las contribuciones y las deducciones adicionales.

¿Cómo se calcula el salario neto?

El salario neto se calcula restando las deducciones, como impuestos y beneficios, del salario bruto (total de horas acumuladas). Representa el monto real que un empleado recibe en su cheque de pago después de que se hayan descontado todas las retenciones y contribuciones obligatorias.

Siga estos pasos para calcular con precisión el pago neto de cada uno de sus empleados.

Salario bruto

Para calcular el salario bruto de un empleado en cualquier ciclo, primero deberá establecer el monto base de la compensación salarial. En el caso del personal a tiempo completo, divida el sueldo bruto anual por el número de ciclos de pago del año. Si se trata de trabajadores que cobran por hora, multiplique el número de horas que trabajaron por la tarifa por hora. Una vez que obtenga la cifra, agregue las comisiones, las bonificaciones o los pagos por horas extras correspondientes.

Impuestos sobre las nóminas

Como empleador, tiene la obligación de deducir los impuestos federales y estatales sobre la renta pertinentes, además del Seguro Social (6.2%) y Medicare (1.45%). Estas deducciones deben declararse y presentarse ante el Gobierno en el Employer's Quarterly Income Tax Return IRS Form 941 (Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal Trimestral del Empleador del IRS).

Otras deducciones

Como ya mencionamos, existen muchas otras deducciones posibles. Asegúrese de calcular con cuidado y verificar dos veces las deducciones exactas para cada persona con el fin de evitar posibles errores. 

En este punto, debería tener calculado un total preciso de los impuestos sobre las nóminas y otras deducciones para cada empleado. Luego, deduzca ese monto del salario bruto de cada persona correspondiente al ciclo de pago para calcular el salario neto total, es decir, cuánto debe ofrecer en su paquete salarial.

Gestionar las nóminas en menos de un minuto

En Roll, sabemos que puede llevar mucho tiempo comprender las definiciones de salario neto y los cálculos de las nóminas. Sin embargo, el hecho de que (todavía) no dirija una gran corporación no significa que no pueda acceder a la experiencia y la confiabilidad del mayor especialista en nóminas. Por ese motivo, creamos Roll, la primera aplicación de gestión de nóminas administrada por chat para pequeñas empresas.

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