Cómo gestionar mejor la fuerza laboral remota

Independencia, autonomía, comodidad y empoderamiento son algunas palabras que aparecen cuando pensamos en el valor de los empleados modernos, en especial, cuando trabajan desde sus casas.

Durante los últimos dos años, en todo el mundo, las compañías se han visto muy presionadas a aumentar rápidamente su apuesta por equipos distribuidos y remotos. Sin embargo, no resultó sencillo desarrollar este tipo de capacidad. Convertir los espacios domésticos en espacios de trabajo adaptados fue necesario tanto para usted como para su compañía.

La pandemia del coronavirus llevó a muchos empleados de pequeñas empresas a trabajar de forma remota, y se está volviendo una tendencia permanente, ya que el 25% de la fuerza laboral de EE. UU. trabaja desde casa a tiempo completo, y el 20% lo hace, al menos, de manera parcial. Admitamos que muchos empleados prefieren trabajar desde casa, ya que reduce los tiempos de traslado, elimina la molestia de vestirse de manera profesional y reduce las distracciones en el lugar de trabajo. Además, permite más flexibilidad, un mayor equilibrio entre la vida laboral y la personal y una serie de otros beneficios.

El trabajo remoto también supone beneficios para las personas que tienen pequeñas empresas como usted. Por un lado, implica un gran ahorro de costos. Imaginemos que tiene una agencia de diseño gráfico en Nueva York. Antes de la pandemia, alquilaba un local de 2,000 pies cuadrados por $5,000 al mes (más los servicios públicos). Si adoptó la modalidad remota, logró eliminar de manera efectiva este gasto de su cuenta de resultados.

Gracias al aumento de la velocidad de internet, el avance de la tecnología en el lugar de trabajo y el auge del código abierto, existe una enorme oportunidad para que la fuerza laboral geográficamente distribuida crezca y trabaje fuera de la oficina. Tenga en cuenta las siguientes sugerencias al momento de gestionar una fuerza laboral remota:

1. 1. Tómese el tiempo necesario para contratar empleados de calidad desde el principio: recurra a su red profesional cuando contrate a su primer empleado (o a los siguientes). Cuando encuentre candidatos cualificados, dedique tiempo a conocerlos. Además, antes de entrevistarlos, prepare las preguntas adecuadas y hágalas para asegurarse de contratar a alguien que se pueda desenvolver bien en cualquier entorno.
2. 2. Comuníquese de forma proactiva: ya no es posible acercarse al escritorio de alguien para hacerle una pregunta sencilla o hacer un seguimiento. Por eso, deberá utilizar el correo electrónico, las llamadas telefónicas, las videollamadas, Slack y cualquier otra herramienta que tenga a disposición. Es importante que acuerde con los miembros del equipo cómo quieren que se comunique con ellos y siga esas preferencias. Además, tenga en cuenta dónde se encuentran. Y, por supuesto, procure mantener una comunicación constante para asegurarse de que usted y el equipo colaboran de forma efectiva.
3. 3. Ofrezca la tecnología adecuada: la tecnología que utiliza en una oficina física puede ser diferente a la que se necesita para trabajar de manera remota. Asegúrese de brindarles a sus empleados la conexión a internet y el hardware adecuados. Por ejemplo, si necesita realizar reuniones por videollamada o videoconferencias, sus empleados deberán disponer de una cámara web o una computadora personal que tenga cámara. “Para los trabajadores remotos, resulta beneficioso contar con tecnología más avanzada, como las videoconferencias, que les brinda a los participantes muchas de las señales visuales que tendrían si estuvieran cara a cara”, afirma Harvard Business Review. Tanto si se trata de tecnología de RR. HH. o de otro tipo, es fundamental adaptar su oferta tecnológica a los cambios en la fuerza laboral. Algunos propietarios de empresas incluso ofrecen sillas de trabajo cómodas, otro monitor u otros elementos que ayudan a sus empleados a ser más productivos.
4. 4. Defina las expectativas: el trabajo remoto es diferente al trabajo presencial, por lo que debe establecer límites y pautas. Las expectativas en cuanto a horario laboral, disponibilidad, descansos, objetivos de rendimiento y comunicación deben determinarse desde el principio. De acuerdo con Harvard Business Review: “El trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando la gerencia define las expectativas de sus equipos sobre la frecuencia, los medios y el momento ideal para comunicarse”. Además, recuerde que, cuando lidera un equipo remoto, también debe servir de ejemplo del comportamiento que desea ver en sus empleados. Para eso, siga los mismos estándares que les exige. Inicie sesión a horas similares, muéstrese disponible y actúe de acuerdo con las expectativas exactas que tiene para ellos.
5. 5. Resista el impulso de controlar en exceso: los mejores gerentes saben escuchar, son confiables, se comunican bien y preguntan sobre la finalización de las tareas sin controlar ni hablar en exceso. Si bien es difícil evitar el control excesivo si dirige una pequeña empresa remota, ya que no se puede ver ni escuchar todo, es fundamental prevenirlo, porque puede generar desconfianza o aversión hacia usted y su compañía. Para muchos propietarios de pequeñas empresas, resulta conveniente aplicar la máxima “evaluar los resultados, no las horas de trabajo”. No es necesario que esté pendiente de sus empleados minuto a minuto. Bríndeles la oportunidad de demostrar su valor sin importar desde dónde trabajen.
6. 6. Tome (y fomente) descansos claros: sin el entorno normal de la oficina a su alrededor, es fácil caer en la rutina y olvidarse de tomar un descanso para almorzar o estirar las piernas. Es importante que ponga una alarma o active su Apple Watch para recordar que debe caminar un poco. Esto le servirá para mantener la concentración y recargar energía con el fin de aumentar su eficiencia en el trabajo.
7. 7. Elabore un horario estructurado: es clave desarrollar una rutina clara y estructurada que le sirva de guía para ir a su escritorio cada mañana. Esto puede resultar más útil que el reloj para comenzar el día. Incorporar el trabajo a su rutina luego de un hábito que ya tiene, como cepillarse los dientes, preparar una taza de café o pasear al perro, le servirá de referencia. De esta manera, puede sumar el nuevo hábito de comenzar su jornada laboral.
8. 8. Utilice herramientas que ayuden en el proceso: si su compañía está haciendo la transición del trabajo presencial al remoto, será conveniente invertir en nuevas herramientas para optimizar la nueva modalidad. Como líder, debe asegurarse de que se dispone del software, las aplicaciones y otras herramientas en línea adecuadas, como las relacionadas con lo siguiente:

• Colaboración y comunicación
• Almacenamiento de archivos
• Procedimientos
• Gestión de proyectos
• Plantillas
• Administración
• Informes de tiempo de trabajo
• Gestión de contraseñas y VPN
• Nóminas

La gestión de empleados remotos conlleva desafíos adicionales desde la perspectiva financiera. Si bien el trabajo remoto puede resultar práctico, un aspecto negativo es que expone a su empresa a más implicaciones fiscales sobre las nóminas. El sistema de gestión de nóminas que usa debe adaptarse a esta nueva situación con el fin de que su pequeña empresa evite problemas costosos con el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Si busca una solución, Roll by ADP es una aplicación administrada por chat que facilita la gestión de nóminas y la declaración de impuestos. No solo gestiona las nóminas en menos de un minuto, sino que también calcula y declara los impuestos automáticamente, y permite realizar cambios en cualquier momento para que nunca más olvide un día de pago. Además, con la aplicación Roll by ADP, sus empleados pueden administrar sus perfiles y encontrar la información que necesitan al alcance de la mano (para que no tenga que hacerlo usted).

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