Información básica sobre contrataciones: guía completa sobre el proceso de incorporación

¡Felicitaciones! Su empresa está creciendo y necesita contratar más personal. Sin embargo, ¿cuál es la mejor manera de incorporar nuevos empleados y ponerlos al día sobre todos los pormenores de su empresa?

Sabemos que, como dirige una pequeña empresa, tiene que ocuparse de muchas cosas. Por eso, queremos brindarle ayuda con sugerencias prácticas y fáciles de implementar para crear un proceso de incorporación que prepare a sus nuevos empleados para tener éxito y, al mismo tiempo, le ahorre tiempo y energía.

¿Quiere ahorrar la mayor cantidad de tiempo y energía con el proceso de incorporación automatizado? Roll by ADP™ ofrece una función de autoservicio para empleados que se ocupa de los requisitos básicos de la gestión de nóminas y RR. HH. por usted. Ahorre tiempo al permitir que sus nuevos empleados accedan rápidamente a lo siguiente:

• Información a simple vista sobre el empleo, los pagos y los beneficios
• Notificaciones del día de pago
• Talones de pago y declaraciones de impuestos
• Recordatorios de tareas y plazos

Gracias a Roll, sus empleados pueden gestionar sus propios perfiles, cambiar su dirección, actualizar su estado civil, elegir la retención fiscal y mucho más, todo desde el teléfono. No hay nada más fácil que eso.

Ahora, analicemos los detalles del proceso de incorporación de empleados, por qué es importante y cómo hacerla de la manera tradicional. Le ofrecemos un resumen de todo lo que tiene que saber.

¿Qué es la incorporación de empleados?

Una parte importante de aprender a contratar a sus primeros empleados es dominar el arte del proceso de incorporación. Se trata del proceso de integrar a los nuevos empleados a su empresa y ayudarlos a adaptarse a sus nuevos puestos y a la cultura de la compañía. Un plan bien estructurado para la incorporación de empleados les ofrece a los nuevos miembros del equipo toda la información que necesitan para lo siguiente:

• Adaptarse a su nuevo puesto de la forma más eficiente posible
• Aprender sobre la filosofía y los objetivos de la compañía
• Familiarizarse con las políticas y los procedimientos de la compañía
• Entablar relación con los nuevos colegas
• Sentirse parte del equipo
• Descubrir las oportunidades de progreso continuo

El objetivo principal de cualquier proceso de incorporación es ayudar a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos, integrados y seguros en su nuevo trabajo con el fin de que puedan convertirse en miembros productivos y motivados del equipo lo antes posible. Sin embargo, también hay beneficios más amplios para la empresa. Una incorporación efectiva de los empleados también ayuda a reducir la rotación de personal y aumenta su satisfacción y tasa de retención.

Sabemos que piensa: “Todo eso suena muy bien, pero ¿cómo lo hago específicamente?”. Lo bueno es que, si utiliza Roll, nuestra aplicación de autoservicio para la gestión de nóminas, se ahorrará gran parte del trabajo. Les damos la posibilidad a sus empleados de que se encarguen de sus propias tareas relacionadas con RR. HH., y eso permite que usted se enfoque en lo que más importa: dirigir su empresa.

La importancia de la incorporación de nuevos empleados

En un mundo ideal, cada nuevo empleado sería perfectamente adecuado para su puesto y capaz de ponerse a trabajar de inmediato desde el primer día. Sin embargo, las personas inteligentes que dirigen empresas saben que eso rara vez es así. Por eso, establecer un proceso de incorporación sólido es esencial para el éxito de la organización.

Los expertos en RR. HH. definen el proceso de incorporación como un paso fundamental para el crecimiento de una pequeña empresa, ya que un proceso fluido y eficiente puede aumentar la retención del personal hasta en un 82%. En conclusión, la contratación cuesta dinero. También se deben tener en cuenta el tiempo, el esfuerzo y los recursos necesarios para el proceso de entrevistas y selección. Por lo tanto, si quiere ahorrar el gasto de repetir el proceso de armar campañas de contratación (en algunos casos, una incorporación puede costar entre 3 y 4 veces el sueldo del puesto a cubrir), los nuevos empleados deben sentirse valorados desde el inicio.

Es esencial recordar que, más allá de los beneficios generales para la empresa, los empleados son el eje principal del proceso de incorporación, así que la capacitación debe ser estructurada y enfocarse en las personas. Entonces, ¿qué significa el proceso de incorporación para los nuevos contratados?

Un enfoque integral, bien organizado y acogedor para el proceso de incorporación de nuevos empleados les permite alcanzar con mayor rapidez la satisfacción laboral, y eso reduce la probabilidad de que abandonen la empresa. También los prepara para tener éxito, ya que les permite:

• Aclarar las expectativas laborales y comprender sus funciones y responsabilidades
• Establecer relaciones laborales productivas con colegas, gerentes y partes interesadas
• Desarrollar las habilidades necesarias para alcanzar el éxito
• Acceder a la orientación y la asistencia que necesitan para reducir el estrés

En resumen, una incorporación bien realizada es buena tanto para usted como para sus empleados. Sin embargo, según las investigaciones, el 88% de las organizaciones no hacen un buen proceso de incorporación, y aquí le presentamos lo que se descubrió en un estudio:

• Casi el 10% de los empleados abandonó una empresa debido a una mala experiencia en el proceso de incorporación.
• El 29% no creía que el proceso de incorporación lo haya preparado para trabajar en su nuevo puesto.
• En una escala del uno al diez, el 27% calificó su experiencia más reciente en un proceso de incorporación con un cinco o menos.

El proceso de incorporación: las seis etapas

Planificar con antelación es la clave para darles una excelente primera impresión a los nuevos empleados. Una estrategia del proceso de incorporación bien pensada no comienza y termina el primer día de trabajo de un nuevo empleado, sino que comienza al inicio del proceso de contratación y termina recién cuando cada nuevo empleado se adaptó por completo a su puesto.

Entonces, ¿en qué consiste el proceso de incorporación de principio a fin? A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso que le servirá para planificar e implementar el mejor programa de incorporación de empleados.

1. Preparación o etapa previa a la incorporación

La etapa previa al proceso de incorporación inicia después de que el candidato aceptó el empleo, pero antes de su primer día de trabajo. Incluye toda la preparación necesaria para garantizar que no tenga inconvenientes en su primer día y se lleve una muy buena primera impresión. Estas son algunas recomendaciones:

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• Enviar una carta de bienvenida: Sí, admitámoslo, empezar en un nuevo trabajo puede ser abrumador. Sustituya los nervios del primer día por entusiasmo al felicitar a cada nuevo empleado por el puesto que obtuvo, expresar alegría por su llegada y repasar los detalles y la logística de su jornada inicial. Sugerencias importantes: asegúrese de brindar información sobre la hora de inicio, el estacionamiento y una persona de contacto para poder acceder al edificio. Si trabaja de manera totalmente remota, proporcione todos los detalles técnicos que el empleado necesitará saber para poder sumarse en reuniones, registrarse en cuentas en línea y mucho más.
• Preparar la documentación: asegúrese de que los nuevos empleados tengan todos los contratos de trabajo, los formularios fiscales, los formularios de beneficios, la documentación sobre las nóminas y cualquier otro documento que puedan necesitar. Desde ya, le adelantamos que, si les da la posibilidad de encargarse de sus propias tareas de RR. HH. a través de la plataforma de autoservicio para empleados de Roll, puede ahorrar mucho tiempo.
• Preparar las cuentas de la empresa: nadie quiere pasar su primer día en un nuevo trabajo sintiendo que es un estorbo o una carga para los demás. Evite pérdidas de tiempo y confusiones al preparar con anticipación las estaciones de trabajo, las cuentas de correo electrónico y otros tipos de software, como las herramientas de gestión de proyectos y de comunicación.
• Crear un cronograma: Puede crear (y seguir) un cronograma para toda la primera semana de los nuevos empleados para demostrarles que dirige una organización rigurosa. En este, incluya orientación, capacitación y reuniones con los miembros del equipo y la gerencia, entre otras actividades.
• Notificar a los empleados actuales: imagine presentarse a su primer día de trabajo y sentir que nadie estaba esperando que llegara. Evite situaciones incómodas al informarles a sus colegas y gerentes que se incorporarán nuevos empleados al equipo. Si su empresa es bastante grande y tiene empleados específicos en los departamentos de RR. HH. y TI, avíseles también.

2. Inducción u orientación

En función del tamaño de su empresa, su escala de operaciones y los puestos específicos para los que contrate personal, la etapa de orientación del proceso de incorporación puede durar desde algunas horas hasta una semana. A continuación, se ofrece una descripción general de lo que puede hacer y en qué orden.

• Bienvenida: reciba afectuosamente a cada nuevo empleado y preséntelo a sus compañeros de trabajo, miembros del equipo y gerentes más cercanos. Luego, repase el cronograma de inducción para que sepa qué esperar en las siguientes horas o días.
• Descripción general de la compañía: si los nuevos empleados no conocen la historia, los objetivos, los valores o la misión de la empresa, les resultará mucho más complicado integrarse en su puesto. Sugerencia: incluir acceso a una biblioteca digital con documentos y artículos esenciales es una buena opción.
• Políticas y procedimientos: ayude a los nuevos empleados a comprender qué expectativas tiene y los estándares de comportamiento esperados. Asegúrese de incluir otras pautas o regulaciones relacionadas específicamente con su puesto o departamento.
• Ventajas y beneficios: ofrezca una descripción general de los beneficios y las ventajas de los empleados, como previsión, planes de jubilación, vacaciones, licencias por enfermedad y cualquier otro paquete relevante.
• Seguridad y protección: si se encuentra en la oficina, ofrezca una descripción general de los procesos de seguridad y protección, como simulacros de incendio, protocolos de seguridad para la gestión de datos confidenciales, etc.
• Recorrido por el lugar de trabajo: guíe a cada nuevo empleado en un paseo por la oficina o las instalaciones, presénteles los diferentes departamentos y explíqueles las funciones que realizará en su puesto. Si trabaja de manera totalmente remota, organice reuniones sociales con los empleados actuales.
• Capacitación: brinde todos los materiales, los recursos y los apoyos necesarios para ayudar a los nuevos empleados a conocer sus responsabilidades y a realizar su trabajo.

3. Integración

En esta etapa del proceso de incorporación, se deben brindar las asistencias y los recursos necesarios para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse y convertirse en miembros productivos del equipo. Para garantizar que entren en ritmo lo antes posible, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Asignar un mentor o compañero: contar con una persona a quien poder acudir para resolver dudas, pedir asistencia y recibir orientación les permite a los nuevos empleados sentir mayor comodidad durante sus primeros días.
• Fomentar la socialización: las actividades de fomento de trabajo en equipo, como almuerzos, talleres y eventos sociales, ayudan a los recién llegados a crear una red de contactos y forjar relaciones más sólidas y productivas con sus compañeros de trabajo.
• Ofrecer asistencia adicional para lograr un equilibrio entre la vida laboral y la personal: ayude a los nuevos empleados a sentirse valorados y acompañados al ofrecerles información detallada sobre modalidades de trabajo flexibles, tiempo libre, programas de asistencia para empleados y cualquier otro beneficio que promueva su bienestar.

• Brindar acceso a recursos adicionales: el portal de autoservicio para empleados de Roll es una excelente herramienta de asistencia, ya que les permite a los miembros del equipo realizar cualquier actualización necesaria de su información (como cambios de dirección, estado civil, retenciones fiscales y mucho más) de forma rápida y sencilla y sin que usted tenga que hacer ningún esfuerzo. 

4. Motivación

Mantener la motivación y el compromiso de los empleados en su trabajo es fundamental para garantizar que permanezcan en la empresa a largo plazo. A continuación, se presenta un desglose de todo lo que puede hacer para fomentar al máximo la motivación.

• Definir expectativas y objetivos claros: las personas necesitan comprender cómo se evaluarán sus esfuerzos. Defina siempre expectativas específicas respecto de los empleados y recuerde que los criterios para definir objetivos deben ser SMART (cuya traducción es: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo).
• Ofrecer capacitaciones continuas: invierta en programas de asesoramiento y desarrollo para que los empleados logren un crecimiento profesional, además de adquirir más habilidades y conocimientos que les permitan tener una mayor efectividad en sus puestos.
• Fomentar la colaboración: impulse mayores niveles de trabajo en equipo mediante actividades grupales, sesiones de intercambio de ideas y eventos sociales para favorecer conexiones interpersonales más sólidas tanto a nivel individual como departamental.
• Facilitar oportunidades para crear una red de contactos: motive a los empleados a ampliar su red profesional al afiliarse a organizaciones profesionales y asistir a eventos o conferencias del sector, entre otras actividades. Al fin y al cabo, las conexiones que establezcan pueden ser tan beneficiosas para usted como para ellos.
• Fomentar una cultura positiva en la organización: las empresas con las mejores tasas de motivación y retención valoran abiertamente la colaboración, la inclusión y el bienestar de los empleados. Algunas estrategias que puede utilizar para lograrlo son ofrecer modalidades de trabajo flexibles, promover eventos sociales para todo el personal de la compañía y facilitar el acceso a grupos de recursos para empleados. 

5. Seguimiento

La asistencia continua es esencial para que los empleados tengan una transición fluida desde la incorporación y la capacitación hasta la implementación de lo aprendido en un entorno laboral real. Para garantizar el éxito, las recomendaciones son:

• Programar encuentros informales: planifique reuniones informales individuales con los superiores directos para evaluar el progreso y permitir que los empleados hagan y respondan preguntas y revisen su evolución.
• Brindar comentarios y opiniones: las opiniones y los comentarios deben ser positivos, constructivos y, si es posible, deben tener el respaldo de cifras y datos que les permitan a los empleados comprender su rendimiento y las medidas que pueden tomar para mejorar.
• Celebrar los hitos alcanzados: puede enviarles una simple tarjeta que diga “¡Felicitaciones por este primer mes!”, reconocer que lograron su primer hito con respecto a su rendimiento o incluso agradecer la ayuda que le brindaron al equipo para terminar un proyecto importante. Sea como sea, resulta muy útil demostrarles a los empleados que se valoran y aprecian sus contribuciones.
• Reconocer los logros: es fundamental que reconozca cuando un nuevo empleado logra algo significativo o supera las expectativas del puesto. El reconocimiento puede ser tan sencillo como una mención en una reunión del equipo o algo más formal, como un premio.
• Llevar a cabo revisiones de desempeño: los procesos de revisión más formales consolidan los objetivos y las metas que se definieron en la orientación y les sirven a los miembros del equipo para no perder de vista los objetivos a corto y largo plazo, así como los plazos de los proyectos.
• Solicitar comentarios y opiniones: el intercambio de comentarios y opiniones es recíproco. Pedirles opiniones a los nuevos empleados resulta útil a fin de identificar aspectos que puede mejorar y ajustar el proceso de incorporación para futuros ciclos de contratación. 

6. Control de métricas

Realizar una supervisión minuciosa de las métricas esenciales le permitirá ajustar su proceso de incorporación y modificar algunas cuestiones para mejorar la eficiencia que tiene. Algunos ejemplos son:

• Tiempo para lograr la productividad: medir el tiempo que tarda cada nuevo empleado en entrar en ritmo y contribuir al equipo les permite a usted y a la gerencia planificar para lograr la máxima productividad.
• Umbral de retención: identificar el momento en el que la mayoría de los nuevos empleados abandonan la empresa le permite tomar medidas para comprender los motivos y, luego, realizar los cambios necesarios.
• Tasas de rotación: examinar los picos de rotación en toda la compañía le permite identificar patrones y elaborar planes a tiempo para reducir las renuncias mediante el aumento de la satisfacción, la motivación y el ánimo de los empleados. 

Simplifique el proceso de incorporación de empleados con Roll by ADP

En Roll, sabemos bien que el trabajo administrativo del proceso de incorporación de empleados puede ser muy tedioso. Lo bueno es que ya no es necesario que sea así. La plataforma de autoservicio para empleados de Roll es intuitiva y agiliza los aspectos básicos de cualquier proceso de incorporación para todo el personal, ya sea a tiempo completo, a tiempo parcial o contratistas 1099 (independientes).

“Dado que la tecnología sigue generando una mayor interconectividad tanto en la vida personal como en la laboral, muchas organizaciones están descubriendo que un proceso de incorporación digital puede ofrecer una experiencia más fluida y completa para el empleado, la gerencia y el departamento de RR. HH.”,
afirma Alex Outwater, director principal de Marketing de Productos de ADP en el artículo Modernize Onboarding to Accelerate New Hire Engagement (Modernizar el proceso de incorporación para mejorar la motivación de los nuevos empleados).

El proceso de configuración no podría ser más sencillo. Basta con decirle a Roll adónde debe enviar el enlace de invitación, y sus nuevos empleados podrán descargar la aplicación y empezar a utilizarla. El registro solo toma unos minutos y, una vez que se completa, podrán consultar la descripción de su puesto, su salario y sus beneficios con solo tocar el ícono de su perfil. Incluso recibirán alertas sobre el día de pago, así que siempre sabrán cuándo ingresará su cheque de pago en la cuenta.

¿Desea implementar un proceso de incorporación de empleados más rápido y eficiente gracias a Roll? Regístrese hoy mismo para obtener una prueba gratuita y descubra una solución sin estrés para todas esas engorrosas tareas de gestión de RR. HH. y nóminas. ¡Comencemos ahora!