Sugerencias sobre la gestión del flujo de caja para empresas emergentes

Si bien administrar el flujo de caja es importante para cualquier compañía, para las empresas emergentes resulta fundamental. Cuando una empresa crece, se gasta dinero rápidamente y no se dispone de las mismas reservas que los competidores más consolidados. Muchas compañías fracasan en esta etapa no por su plan empresarial, sino simplemente porque se quedan sin fondos. Algunas sugerencias, herramientas y estrategias de gestión del flujo de caja simples y efectivas pueden resultarle útiles para tener liquidez y solvencia financiera.

1 - Enfóquese en el flujo de caja

Quienes fundan empresas emergentes enfocan toda su atención en aumentar los ingresos y mejorar la rentabilidad. Si bien ambos son objetivos financieros fundamentales, no se debe descuidar el flujo de caja, es decir, el dinero real que ingresa a la empresa en comparación con el que se gasta.

Aunque concrete muchas ventas, si los clientes tardan en pagar, es posible que termine teniendo una empresa exitosa en la teoría, pero que no puede cubrir las nóminas ni las facturas. Por eso, debe controlar el flujo de caja, especialmente cuando quiere que su empresa crezca, ya que cada dólar cuenta.

2 - Utilice con precaución el capital de la empresa emergente

Tanto si fundó su empresa emergente con recursos propios, con un préstamo o con inversores, la financiación no es eterna. Piense bien en cómo gastar ese dinero limitado, ya sea en contrataciones, espacio de oficina, equipamiento, marketing u otros gastos generales.

Si va a gastar en algo, asegúrese de que sea esencial para el crecimiento de la empresa y contribuya a alcanzar sus objetivos financieros, lo que incluye un mejor flujo de caja. También debe enfocarse en estrategias rentables, como el marketing dentro de un presupuesto determinado. Esta mentalidad no solo será de gran ayuda para cuidar su presupuesto actual, sino que también podría impresionar a futuros prestamistas e inversores, ya que les demuestra que utilizaría su dinero de forma inteligente.

3 - Defina su umbral de rentabilidad

Se necesita tiempo para hacer crecer una empresa. Durante el período inicial, tendrá más gastos que ingresos. Por lo pronto, no hay problema con eso, pero, en algún momento, tendrá que cambiar. Como parte de su plan empresarial, establezca un objetivo para cuando crea que su empresa emergente alcanzará el umbral de rentabilidad, es decir, cuando esté “en números negros” y gane más de lo que gasta.

De este modo, podrá definir hitos y llevar un control de su progreso para llegar a ese punto. Cada paso que dé para reducir la diferencia entre las ganancias y las pérdidas servirá para que su dinero dure más tiempo.

4 - Procure que los clientes paguen antes

En el apuro por cerrar un trato, es posible que acepte cualquier condición, incluso aquellas en las que el cliente tarde meses en pagarle. Si hace eso con todo el mundo, puede caer rápidamente en una crisis del flujo de caja. Del mismo modo que negocia el precio, también debe enfocarse en las condiciones de pago. Solicite pagos inmediatos o en plazos cortos, como 15 días después de enviar la factura. Si un cliente solo acepta plazos extensos, usted puede ofrecer descuentos por pagar antes de lo pactado.

Además de procurar pagos a corto plazo, debe llevar un control detallado de los plazos de las cuentas por pagar. Apenas alguien se retrase, envíele un recordatorio de pago. Así, cobrará cuanto antes y reducirá la posibilidad de que el cliente no pague.

5 - Intente retrasar la liquidación de cuentas por pagar

Por otro lado, haga todo lo posible por retrasar el pago a sus propios distribuidores y proveedores. Cuando realice una compra, averigüe cuál es el plazo máximo de pago disponible y espere hasta ese momento para pagar. De ese modo, su empresa emergente dispondrá de dinero durante más tiempo y podrá seguir utilizándolo hasta el vencimiento del plazo.

Sin embargo, a la hora de negociar fechas de pago a largo plazo, resulta difícil pasar del dicho al hecho, sobre todo para una empresa emergente con crédito, historial y financiación limitada. Pero nunca sabrá lo que puede conseguir si no lo intenta. Tenga esto en cuenta al momento de decidir con qué distribuidor o proveedor trabajar. Puede que alguno sorprenda con condiciones generosas en su afán por cerrar el trato y hacer crecer su propia empresa.

6 - Genere una reserva de dinero

Nunca se sabe cuándo su empresa tendrá algún inconveniente. Se puede tratar de un cliente importante que no pague, la avería de un equipo clave u otro acontecimiento radical, como la pandemia de COVID-19.

Aunque su financiación sea limitada y tenga muchos gastos, reserve algo de dinero como fondo de emergencia. Según Ramsey Solutions, lo ideal es disponer del dinero equivalente a seis meses de gastos operativos. Si aún no lo tiene, cada mes debería apartar una parte de sus ingresos por ventas para generar esta reserva. Un fondo de emergencia podría ayudar a su empresa emergente a no desaparecer por causas ajenas a su control.

7 - Considere contratar a un profesional

La gestión del flujo de caja puede requerir mucho tiempo. Si necesita ayuda, pero no cuenta con los recursos para recurrir a un empleado a tiempo completo, podría considerar la posibilidad de tercerizar este trabajo y contratar a un profesional en contaduría o una persona que se encargue del proceso contable. La mejora del flujo de caja que genere esa persona podría justificar con creces sus honorarios, sobre todo si ayudan con otras cuestiones, como los desafíos habituales de la gestión de nóminas de pequeñas empresas.

8 - Utilice la tecnología para gestionar el flujo de caja

Existen herramientas de software que ayudan a gestionar el flujo de caja. Una de las áreas en las que el software puede resultar útil es en la automatización de las cuentas por cobrar y por pagar. Estos programas envían facturas para cobrarles a los clientes, les ofrecen formas de pago electrónico instantáneo y les envían recordatorios en cuanto se retrasan en el pago. El software también puede programar el pago de sus facturas hasta el último minuto con el fin de preservar su capital.

Además, puede utilizar un software de contabilidad para preparar sus estados financieros. De esta forma, puede analizar con más facilidad la situación financiera de su empresa, incluido el flujo de caja. Existen otros programas y aplicaciones que puede utilizar para automatizar otras tareas de su empresa, como la gestión de las nóminas, y evitar errores que puedan provocar sanciones y multas que agotarían sus fondos limitados de manera innecesaria.

Con la gestión del flujo de caja, un pequeño esfuerzo puede resultar de gran utilidad. Si desea obtener más sugerencias sobre cómo mejorar la situación financiera de su empresa emergente, consulte el blog de Roll by ADP.