Alternativas más inteligentes para gestionar las nóminas

Revisemos los conceptos básicos

Primero, más allá de cómo gestionará las nóminas, necesita cubrir lo básico. Si está configurando el sistema, es importante que cuente con la documentación, las declaraciones y los procesos necesarios para gestionarlo. Esto incluye lo siguiente:

• Obtener un Employer Identification Number o EIN (número de identificación del empleador) a través del Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos). Puede hacerlo sin cargo, ya sea en línea, por fax o por el correo postal de Estados Unidos. Consulte si también necesita identificaciones fiscales como empleador a nivel estatal y local para su empresa.

• Evaluar si sus trabajadores son empleados o contratistas y asegurarse de que completen los formularios fiscales correspondientes. Cada empleado debe completar un Form W-4 (formulario W-4), que le permitirá saber cuánto se le debe retener del salario en calidad de impuestos, mientras que los contratistas independientes deben completar Forms W-9 (formularios W-9).

• Conocer los plazos de la declaración de impuestos a nivel federal, estatal y local, los requisitos para llevar registros y cualquier otro asunto relacionado con el cumplimiento legal respecto a las nóminas, lo que incluye las complejidades de retener diversos impuestos y confirmar la precisión de los nombres y números de Seguro Social de los empleados.

• Asegurarse de actualizar los registros de empleados, lo que incluye ingresar cambios en el estado civil y familiar, la dirección y la participación en programas de beneficios; es decir, todos los datos que puedan modificar los montos que se pagan y se retienen.

• Abrir una cuenta bancaria empresarial para gestionar todas sus actividades clave relacionadas con las nóminas.

• Decidir cuáles serán sus períodos de pago.

¿Cómo puede simplificar este proceso?

Elegir a una persona encargada

Ya sea usted, quien se encarga de la contabilidad, el profesional en contaduría de la empresa u otra persona (interna o externa), debe aclarar quién está a cargo de las nóminas y todos los requisitos que conllevan.

Delegar esta tarea le permitirá enfocarse en llevar adelante y hacer crecer su empresa. Sin importar quién esté a cargo del trabajo, usted y sus empleados deben tener bien claro quién se ocupa de esta función clave de la empresa.

Aprovechar la tecnología de gestión de nóminas

Estamos en medio de una revolución tecnológica en la que la automatización tiene un rol estelar, y eso genera grandes avances en materia de eficiencia y productividad. Ya sea que utilice un software en la nube por su cuenta o tercerice las operaciones relacionadas con las nóminas, el proceso puede ser mucho más fácil si recurre a la tecnología adecuada.

Según una encuesta realizada en 2019 por la National Small Business Association (Asociación Nacional de Pequeños Negocios), el 55% de las compañías gestionaban sus nóminas en línea.

El uso de un software que integre las nóminas a sus necesidades de contabilidad generales debería facilitar enormemente estas tareas en su compañía.

Roll by ADP, una aplicación de gestión de nóminas para pequeñas empresas, intuitiva y administrada por chat, le permite pagarle a su equipo en segundos desde un teléfono móvil, ya sea mediante un cheque que envía el mismo día o un depósito directo al día siguiente. Literalmente, puede gestionar las nóminas con solo escribir “Gestionar mis nóminas”. Es tan simple como enviar un mensaje de texto. La aplicación envía recordatorios para que no olvide pagarle a su equipo, aunque tenga muchas cosas que hacer.

Roll by ADP, que también gestiona impuestos y elabora informes de nóminas, permite que los empleados ingresen y actualicen fácilmente datos personales clave, reciban alertas sobre el día de pago y vean la información de sus compensaciones y beneficios desde el teléfono. También puede usar Roll by ADP para recompensar a su equipo tan trabajador con aumentos y bonificaciones.

Explorar sus opciones

Más allá de qué tan pequeña sea su empresa, podrá disfrutar de los beneficios de una tecnología sofisticada e intuitiva que le sirve de ayuda para gestionar las nóminas.

Roll by ADP está literalmente lista para usar, es tan simple e intuitiva que no necesitará ningún tipo de capacitación para utilizarla y, además, incluye asistencia por chat las 24 horas. Esta aplicación versátil utiliza inteligencia artificial para detectar errores y se familiariza cada vez más con su empresa. Además, no es necesario que se comprometa con un contrato a largo plazo.

¿Quiere probar esta solución sofisticada? Descargue Roll by ADP para obtener una prueba gratuita y ver cómo la aplicación puede simplificar y optimizar su proceso de gestión de nóminas.