Cómo elegir un calendario de pagos para su empresa

Logró grandes avances con su pequeña empresa y está empezando a contratar más empleados. ¡Felicitaciones, va por buen camino! Sin embargo, junto con el personal adicional se agregan responsabilidades e incluso trámites relacionados con las nóminas.

Al dirigir una pequeña empresa, quizás, en el pasado, no les prestó mucha atención a los calendarios de pagos. Sin embargo, es probable que sí sean importantes para su personal. Incluso si usted es el único empleado, establecer un calendario de nóminas para su pequeña empresa es un paso fundamental en la gestión financiera.

Sea cual sea el calendario que elija, la gestión de las nóminas es muy sencilla con Roll by ADP.

La aplicación móvil de gestión de nóminas de Roll es una forma completamente innovadora de llevar el control de las nóminas de las pequeñas empresas. Su interfaz de conversación le permite realizar pagos de forma fácil e intuitiva en menos de un minuto, desde cualquier dispositivo y cuando le resulte más conveniente. Lo mejor de todo es que no necesita utilizar formularios engorrosos y anticuados ni hojas de cálculo estáticas. Solo debe recurrir a una aplicación fácil de usar que puede llevar en el bolsillo.

Dicho esto, ¿qué es un calendario de nóminas y cuáles son sus opciones y obligaciones? A continuación, le presentamos todo lo que debe saber.

¿Qué es un calendario de nóminas?

Un calendario de nóminas es un sistema que detalla la frecuencia y los plazos de pagos de los salarios o sueldos de los empleados. Especifica los períodos de pago y detalla cuándo los empleados reciben su compensación, lo que garantiza la coherencia y la claridad en el proceso de la gestión de nóminas.

Por ejemplo, puede seleccionar un calendario de nóminas bimensual en el que se les pague a los empleados por los ciclos de trabajo que finalizan el día 15 y el último día de cada mes. Sin embargo, eso no necesariamente implica que recibirán su salario ese día. Por practicidad, coherencia y una gestión del tiempo más sencilla, puede decidir realizar el pago de las nóminas el viernes siguiente. En ocasiones, puede que adelante la fecha de pago por los fines de semana o los días festivos, etc.

Los cuatro tipos de calendario de nóminas más comunes

Es probable que, de vez en cuando, les pague a sus empleados por día, pero esa no es una solución a largo plazo ni una opción viable para un equipo en crecimiento. Hay cuatro tipos principales de calendario de nóminas. A continuación, analizaremos cada uno y mencionaremos algunas ventajas y desventajas para que pueda decidir qué tipo de calendario de pagos de sueldos es el más adecuado para su empresa.

1. Calendario de nóminas semanal

Períodos de pago por año: 52.

Fecha de la gestión de nóminas: suele ser un día concreto de la semana (el viernes es el más habitual).

Los calendarios de pagos semanales funcionan bien para las empresas del sector hotelero y obrero, en el que muchos empleados cobran por hora, tienen horarios irregulares o requieren el pago de horas extras. La gestión semanal de las nóminas es común en empresas como bares, restaurantes, tiendas minoristas y compañías de construcción.

Ventajas de realizar pagos de sueldos semanales

• Los trabajadores autónomos y contratistas suelen preferir una remuneración semanal, lo que podría ser un factor clave si desea contratar personal a tiempo parcial en un mercado competitivo. 
• El ánimo de los empleados es mayor cuando los trabajadores no tienen que esperar semanas para recibir el pago de sus horas extras.
• Los pagos semanales permiten ajustar mejor sus ingresos y sus egresos en tiempo real.

Desventajas de realizar pagos de sueldos semanales

• Gestionar las nóminas todas las semanas requiere mucho tiempo.
• Dado que los costos de procesamiento se aplican en cada ocasión, este es el tipo de calendario de pagos más costoso.
• Si sus ventas o ingresos no son constantes, es posible que se le dificulte cubrir los cheques semanales durante los períodos de menor actividad.

2. Calendario de nóminas quincenal

Períodos de pago por año: 26.

Fecha de la gestión de nóminas: suele ser viernes por medio.

Según la US Bureau of Labor Statistics, (Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU.), este es el calendario de pagos más usado en las empresas estadounidenses. Al igual que en los calendarios de nóminas semanales, las fechas de pago se establecen en un día específico. La única diferencia es que se paga cada catorce días en lugar de cada siete. En general, supone dos fechas de gestión de nóminas al mes. Sin embargo, dos veces al año habrá tres, cuando el mes comience justo en uno de los días de su ciclo de pago (o muy cerca de este).

Ventajas de realizar pagos de sueldos quincenales

• Resulta sencillo para todos los empleados, ya que elimina la necesidad de tener varios calendarios de nóminas para las distintas categorías de personal.
• Es beneficioso para los trabajadores con horarios irregulares que quizás trabajan muchas horas una semana y ninguna (o muy pocas) durante la siguiente. Los pagos quincenales también le facilitan al personal la gestión de sus finanzas en caso de licencia por enfermedad o tiempo libre no remunerado.
• Dos veces al año, los empleados sienten que reciben un salario “extra”.

Desventajas de realizar pagos de sueldos quincenales

• Puede resultar confuso administrar las deducciones de beneficios y la acumulación de gastos en los meses que tienen tres fechas de pago.
• Elaborar presupuestos para meses con tres instancias de gestión de nóminas puede ser complicado para muchas pequeñas empresas.
• Cuando las fechas de pago quincenales abarcan dos meses diferentes, se requiere una contabilidad más compleja para ajustar los pagos a los impuestos mensuales.

3. Calendario de nóminas bimensual

Períodos de pago por año: 24.

Fecha de la gestión de nóminas: suele ser el 1 y el 15, o el 15 y el 30 de cada mes.

Como su nombre lo indica, los empleados con calendarios de nóminas bimensuales cobran dos veces al mes, lo que hace que este modelo sea muy similar a los pagos quincenales, que ya mencionamos que son la opción más común entre los empleadores estadounidenses. Sin embargo, ¿para qué se utiliza un calendario de nóminas bimensual y por qué lo elegiría en lugar de un modelo quincenal? En general, la respuesta se reduce a consideraciones administrativas y a si su personal es asalariado o cobra por hora.

Ventajas de realizar pagos de sueldos bimensuales

• Debido a que las primas de seguro se cobran mensualmente, es más fácil gestionar las deducciones por beneficios.
• Las nóminas bimensuales son fáciles de administrar para el personal asalariado que no cobra horas extras.
• Tener menos fechas de pago al año hace que la gestión de las nóminas sea más rentable y lleve menos tiempo.

Desventajas de realizar pagos de sueldos bimensuales

• Las semanas laborales de los empleados por hora a menudo se dividirán entre dos períodos de pago, lo que dificultará el cálculo de las horas extras y las comisiones.
• Puede ser complicado para los empleados administrar sus finanzas personales, ya que el día de cobro suele variar en cada período de pago.
• Es fácil que la persona encargada de gestionar las nóminas olvide qué día debe procesar los pagos (aunque este práctico calendario de nóminas de 2022 de ADP con fechas del 1 y el 15 de cada mes puede solucionar el problema).

4. Calendario de nóminas mensual

Períodos de pago por año: 12.

Fecha de la gestión de nóminas: suele ser el último día del mes.

Los pagos mensuales son el tipo de calendario de nóminas menos común, pero suelen ser los preferidos por determinadas organizaciones, como las compañías financieras y los servicios profesionales y empresariales. Es probable que piense que un calendario de pagos mensual es la mejor opción porque es sencillo y práctico, y quizás tenga razón. Sin embargo, existen algunas desventajas significativas, así que deberá evaluar con cuidado los pros y los contras.

Ventajas de realizar pagos de sueldos mensuales

• Este tipo de calendario funciona bien para quienes emprenden por cuenta propia, para salarios en función de las comisiones y para empresas basadas en suscripciones donde la mayor parte de los ingresos se obtienen en la misma fecha cada mes.
• Dado que tienen el menor número de fechas de gestión de nóminas por año, los calendarios de pagos mensuales cuentan con los gastos generales más bajos en términos de tiempo y costos de procesamiento.
• Es sencillo gestionar las deducciones de beneficios, ya que la mayoría de las primas de seguros se cobran de forma mensual.

Desventajas de realizar pagos de sueldos mensuales

• Esta es la opción que menos prefieren los empleados, ya que es posible que los contratados recientemente tengan que esperar más de un mes para recibir su primer cheque de pago. Además, dificulta la administración financiera y el pago de las cuentas.
• Muchas leyes estatales exigen que se les pague a los empleados con más frecuencia que una vez al mes.
• Recibir solo 12 cheques de pago al año puede generar incertidumbre entre los empleados por hora, lo que hace que busquen empleo en otros lugares.

Cómo elegir su calendario de nóminas

Más allá de lo que hagan otras empresas, no hay una respuesta correcta o incorrecta sobre la frecuencia con la que debe gestionar las nóminas. Como resultado, lo mejor es basar su decisión en lo que le resulte más conveniente. Sin embargo, una vez que se establecen, cambiar los calendarios de pagos puede ser complicado y llevar mucho tiempo, además de que puede resultar muy frustrante para sus empleados. En conclusión, es fundamental tomar una buena decisión desde el principio.

Antes de decidir, deberá tener en cuenta algunos factores adicionales:

Regulaciones estatales

Al final, puede que ni siquiera pueda elegir el calendario de nóminas, ya que muchas leyes estatales establecen períodos de pago mínimos. Revise con atención los requisitos estatales sobre días de pago para conocer qué regulaciones le corresponden a su empresa.

Flujo de caja de la empresa

Para la mayoría de las pequeñas empresas, la gestión de nóminas implica el gasto más importante, por lo que debe tener en cuenta el ritmo del flujo de caja de su compañía antes de elegir un calendario de nóminas adecuado. Por ejemplo, piense si los ingresos fluyen de forma constante todos los meses o si hay altibajos.

Complejidad del proceso contable

En virtud de la legislación federal, las tarifas por horas extras deben calcularse semanalmente e incluirse en el modelo que elija. Si tiene una pequeña empresa y usted gestiona las nóminas, esto puede resultar complejo, confuso y llevar mucho tiempo.

Costos de procesamiento

Cuantos más ciclos de nóminas gestione, mayores serán los costos generales para procesarlas.

Expectativas del mercado laboral

Los trabajadores de algunos sectores tienen expectativas en cuanto a la frecuencia de la gestión de nóminas y pueden decidir no trabajar para usted si su compensación no se abona en un plazo que les resulte conveniente.

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Más allá del calendario de pagos que elija para su organización, Roll by ADP™ le será de ayuda para garantizar pagos a tiempo y precisos en cuestión de minutos. Nuestra innovadora aplicación de gestión de nóminas para pequeñas empresas se diseñó con el fin de permitirle optimizar su proceso de gestión de nóminas de principio a fin. Nos encargamos de todo, ya que ayudamos a calcular, deducir y pagar impuestos en pocos pasos, y esto garantiza que usted y sus empleados siempre recibirán sus pagos a tiempo.

Desde configurar las nóminas hasta contratar a su primer empleado, todo se hace en la aplicación a través de una interfaz de chat muy práctica. No necesita capacitaciones porque, si sabe enviar mensajes de texto, sabrá cómo gestionar las nóminas con Roll.Además, nuestras funciones útiles para los empleados y el autoservicio para la gestión de nóminas ayudan a su equipo a dejarse llevar con Roll.

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