Cómo gestionar un informe de nóminas como un profesional

Imagine un mundo en el que todo estuviera automatizado, desde el procesamiento de las nóminas hasta la compilación de informes trimestrales sobre salarios e impuestos. Bueno, ya no es solo un sueño, porque eso es exactamente lo que Roll by ADP hace.

Elaborar un informe de nóminas resumido es una de las tantas tareas que más trabajo dan a quienes dirigen pequeñas empresas. Pero ahora, gracias a Roll, es una tarea muy simple. Al igual que con todas sus otras preocupaciones relacionadas con las nóminas, Roll se ocupa de la compleja tarea de elaborar un informe de nóminas.

La mala noticia es que, si (todavía) no utiliza Roll, deberá completar todos los formularios de informes de nóminas manualmente. Creemos que Roll es la mejor solución para que gestione sus nóminas, pero, si quiere saber más sobre el mundo de los informes de nóminas, ¡estamos para ayudar! A continuación, le presentamos todo lo que debe saber.

¿Qué es un informe de nóminas?

En primer lugar, repasemos los conceptos básicos. Un informe de nóminas es un documento que recopila todos los datos sobre las nóminas en un solo lugar. Contiene información detallada sobre cada empleado, equipo y departamento, por ejemplo:

• Retribuciones
• Horas extras
• Hoja de horarios
• Impuestos de los empleados
• Impuestos de los empleadores
• Deducciones
• Embargos sobre el sueldo

Los propietarios de empresas utilizan los informes de nóminas de los empleados para validar los procesos contables de la compañía y verificar sus responsabilidades fiscales. En algunos estados y jurisdicciones locales, es obligatorio presentar un informe de nóminas trimestral o anual; por eso, siempre se recomienda determinar con precisión por adelantado cuáles son sus obligaciones en materia de informes de nóminas.

La importancia de los informes de nóminas

Más allá de si es un requisito estatal para su empresa o no, es fundamental llevar un control de los datos de sus nóminas por varias razones. Aunque no tenga tiempo para analizar todo cada vez que completa las nóminas, los informes trimestrales pueden ser una herramienta útil para gestionar y hacer crecer su pequeña empresa.

Vamos a sincerarnos: si no utiliza la aplicación de gestión de nóminas adecuada, tendrá que dedicarles varias horas más a las tareas administrativas, y sabemos que preferiría dedicar ese tiempo a cualquier otra actividad. Pero, a la larga, ahorrará más tiempo y dinero si le dedica un poco de esfuerzo a elaborar un informe de nóminas. Algunos de los principales beneficios incluyen la eficiencia en las siguientes áreas de la empresa:

Presupuestos y flujo de caja

Contar con una descripción histórica y detallada de las nóminas a lo largo del tiempo ayuda a preparar y planificar con mayor precisión los gastos del mes, del trimestre y del año siguientes.

Administración de impuestos

Si recopila de manera práctica todos los datos que necesita en un informe de nóminas centralizado, la declaración de impuestos resulta mucho más sencilla; además, se reduce la posibilidad de omitir por accidente algo que luego resulte ser importante.

Supervisión de la rotación de empleados

Tener acceso a datos procesables ayuda a gestionar mejor a sus empleados. Por ejemplo, una alta rotación en un puesto de trabajo concreto podría indicar que se necesita más capacitación para mejorar el compromiso y el rendimiento del personal.

Control de PTO

Incluir el tiempo libre remunerado (PTO) en la plantilla del informe de nóminas resumido le permite ver rápidamente cuánto tiempo libre remunerado tuvo cada persona, equipo y departamento, y cuánto les queda por tomar.

Tipos de informes de nóminas

Ahora que ya hablamos de los conceptos básicos, veamos con más detalle los distintos tipos de informes de nóminas con los que puede tener que trabajar todo empleador. Cada uno de los siguientes ejemplos se recopiló por distintos motivos. Comprender las diferencias entre ellos le será útil para saber qué informes tendrá que preparar y cuándo.

Informes de nóminas de la compañía

Los informes de nóminas resumidos de la compañía son solamente para uso interno y resultan ideales cuando busca obtener una imagen detallada pero fácil de entender de los gastos de nóminas de toda la compañía a lo largo del tiempo. Para cubrir los conceptos básicos, deberá incluir los montos que se pagaron en sueldos, impuestos retenidos y cualquier responsabilidad fiscal adicional.

Elaborar un informe de nóminas de la compañía en cada ciclo, luego de cerrar los totales de salario bruto, impuestos, otras deducciones y salario neto, le permite lo siguiente:

• Predecir sus requisitos de flujo de caja mensuales para el siguiente ciclo de pago.
• Presupuestar gastos adicionales, como la contratación y la capacitación.
• Calcular sus impuestos de la FICA (Ley Federal de Contribución al Seguro Social) trimestrales de forma más eficiente.

Elaborar informes de nóminas regulares de la compañía y conservarlos durante el tiempo mínimo necesario también le genera paz mental, ya que sabe que tiene a mano todo lo que necesita en caso de que su empresa sea auditada en algún momento.

Informes de nóminas estatales y locales

Como ya se mencionó, algunas autoridades estatales y locales exigen que se presenten con regularidad formularios de informes de nóminas. Las normas que rigen sus obligaciones de presentación de informes varían en función del lugar en el que está registrada su empresa, y del lugar en el que viven y trabajan sus empleados. Por ejemplo, supongamos que emplea personal en lugares en los que debe retener el impuesto sobre la renta de los salarios. En ese caso, deberá presentar informes de nóminas de manera trimestral y anual según las normas estatales correspondientes.

Informes de nóminas federales

Sabemos que la simple mención de las normas fiscales federales puede ser suficiente para que muchos propietarios de pequeñas empresas salgan huyendo, y lo entendemos. Los comentarios y opiniones de los clientes nos indican que la mayoría de las personas que tienen pequeñas empresas consideran que elaborar informes de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede resultar complejo y difícil de entender.

Sabemos que puede implicar mucha carga administrativa y que llevar un control de los formularios que se deben presentar de forma mensual, trimestral y anual puede resultar estresante. Por eso, invertir en una aplicación inteligente de gestión de nóminas para pequeñas empresas, que automatice la elaboración de informes de nóminas federales, es la mejor opción para muchos empleadores. Con el fin de facilitar su planificación, a continuación le brindamos un breve resumen de los distintos formularios e informes fiscales federales que deberá presentar:

• Form 941 (Formulario 941): para la declaración trimestral de los impuestos de la FICA y la retención del impuesto federal sobre la renta
• Form 940 (Formulario 940): para la declaración anual del impuesto de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA, Ley Federal de Contribución para el Desempleo)
• Forms W-2 y W-3 (Formularios W-2 y W-3): para la declaración anual de la compensación de los empleados y la retención fiscal

Informes de impuestos sobre las nóminas

Los informes de impuestos sobre las nóminas combinan parte de la información que encontrará en los informes de nóminas de empleados, y los estatales, locales, federales. Su fin es proporcionar la información específica que necesita para cumplir con sus obligaciones de declaraciones locales y nacionales en función de los formularios correspondientes a su tipo de empresa y ubicación.

Informes de nóminas de los empleados

También conocidos como talones de pago, recibos salariales o informes de ingresos de los empleados, los informes de nóminas de los empleados son específicos para cada miembro del equipo. Por lo general, se elaboran y reparten con cada cheque de pago correspondiente, y deben contener información clara que detalle todos los salarios, impuestos y deducciones, que incluye lo siguiente:

• Horas que se trabajaron
• PTO que se ha tomado
• Salario bruto
• Impuestos que se pagaron
• Deducciones que se hicieron
• Reembolsos que se otorgaron
• Embargos sobre el sueldo que se realizaron
• Salario neto

La mayoría de los estados les exigen a los empleadores que le entreguen un recibo de salario impreso o electrónico a cada empleado. Se recomienda elaborar registros de nóminas de los empleados que muestren los importes acumulados a medida que avanza el año fiscal. De este modo, el personal podrá llevar un control de sus ingresos y planificar sus gastos y tiempo libre de forma más eficiente.

Otros informes de nóminas mensuales, trimestrales y anuales

Por supuesto, cuando se utiliza una plataforma específica para el procesamiento y la elaboración de informes de nóminas, no hay límite en la cantidad de informes personalizados que se pueden elaborar. Por lo tanto, no es necesario limitarse a los cinco informes de procesamiento de nóminas más comunes antes mencionados. También es posible extraer datos para analizar factores específicos en mayor profundidad. Algunos ejemplos son:

• Control de tiempo
• Contribuciones para la jubilación
• Primas de compensación laboral
• Pagos a contratistas independientes y por día
• Tendencias del salario bruto versus el salario neto
• Patrones de compresión salarial

Cómo gestionar un informe de nóminas

En principio, crear una plantilla para un informe de nóminas resumido puede no parecer tan complicado. Al fin y al cabo, tiene todos los datos que necesita en algún lugar, aunque estén repartidos entre varios Documentos de Google u hojas de Excel. Sin embargo, si es como muchos propietarios de pequeñas empresas, es posible que los números no sean lo suyo. La mayoría de los empleadores invierten casi todo su tiempo en desarrollar y perfeccionar sus productos y servicios, y muchas pequeñas empresas no son tan grandes para justificar la contratación de un profesional en contaduría. Es por eso que invertir en una aplicación de gestión de nóminas de pequeñas empresas como Roll puede resultar muy beneficioso.

La automatización del proceso de elaboración de informes de nóminas simplifica el cálculo de sueldos, impuestos y pagos. Lo mejor de todo es que nunca incumplirá un plazo ni se perderá las novedades, porque nuestras plataformas se revisan y actualizan periódicamente con la información más reciente.

A continuación, le brindamos una guía paso a paso para elaborar un informe de procesamiento de nóminas con Roll:

• Paso número uno: inicie sesión en el portal de nóminas para el empleador en la aplicación.
• Paso número dos: diríjase al menú “Informes” o simplemente escriba “informe de nóminas”, y el chatbot de Roll guiará el resto del proceso.
• Paso número tres: seleccione el informe de nóminas o impuestos que desea gestionar.
• Paso número cuatro: filtre por año, período de pago, rango de períodos de pago, empleado o empleados.
• Paso número cinco: imprima o exporte el informe.

¡Listo! Ya tiene su informe. Sí, es así de fácil. Sin formularios engorrosos, sin colapsos por las matemáticas y sin estrés por los plazos. ¡Trabajo terminado!

Preguntas frecuentes sobre los informes de nóminas

¿Todavía tiene dudas? A continuación, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre los informes de nóminas. 

1. ¿Tengo que presentar informes de nóminas aunque sea empresario por cuenta propia?

   Sí. El simple hecho de que sea el único empleado no significa que no sea responsable de presentar informes. Además, llevar un control de sus ingresos y gastos mediante informes regulares es una de las mejores maneras de gestionar el flujo de caja. ¿No sabe qué informes debe presentar? Utilice la información de esta tabla del IRS para identificar los formularios de informe de nóminas que debe presentar.

    

2. ¿Tengo que presentar informes de nóminas federales para contratistas independientes?

   Usted no tiene la responsabilidad de retenerles impuestos a los contratistas independientes, así que no es necesario que envíe al IRS los datos del beneficiario del formulario 1099. Sin embargo, debe proporcionarle a cada empleado contratista 1099 un Form 1099-NEC (formulario de compensación para no empleados) al final de cada año fiscal. Roll facilita la gestión de nóminas de los contratistas, ya que les envía automáticamente sus documentos fiscales de fin de año (formularios 1099). Además, usted puede acceder a su información de nóminas en la aplicación en cualquier momento que lo necesite.

3. ¿Cómo puedo obtener una exención del formulario 941? 

Con el permiso del IRS, algunas pequeñas empresas pueden presentar sus declaraciones de impuestos federales de manera anual por medio del Form 944 (formulario 944) en lugar de hacerlo trimestralmente con el formulario 941. Por lo general, puede elegir hacerlo si su empresa cumple estos requisitos:

• Tiene responsabilidad anual con Medicare y el Seguro Social (es decir, si emplea trabajadores W-2).
• Retiene impuestos sobre la renta federales de $1,000 o menos.
• No presentó una declaración del año anterior (incluso si no tiene nada que informar). 

Elaborar informes de nóminas ya no es un problema gracias a Roll

¿Quiere despedirse de los problemas de la gestión de nóminas y disfrutar de una elaboración de informes sin estrés en cualquier momento, lugar y dispositivo? Entonces, pruebe Roll y no se conforme con menos. 

Con el respaldo de nuestro equipo experto de ADP, le ofrecemos una aplicación que tiene todo lo que necesita: declaración de impuestos integrada, medidas de seguridad de datos líderes en el sector y acceso a toda la ayuda que necesita y cuando la necesita gracias a la asistencia por chat en vivo incorporada.

En cuanto a la dificultad de uso de Roll, ¡es pan comido! Procuramos que nuestra tecnología sea lo más intuitiva posible. El panel de control es tan intuitivo que no se necesitan capacitaciones. En resumen, si sabe enviar mensajes de texto, sabrá elaborar informes de nóminas con Roll.

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