La mejor guía para los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas

Adelanto: gestionar las nóminas no tiene que ser complicado. Es un dato revelador, ¿verdad?

El proceso de gestión de nóminas en los departamentos de RR. HH. de las grandes empresas suele ser ágil y fluido. Sin embargo, si tiene una pequeña empresa, es probable que no tenga la ventaja de contar con un equipo de gente que calcula y emite cheques de pago por usted todos los meses (¡todavía!). Entonces, por ahora, deberá ingeniárselas por su cuenta para llevar adelante los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas.

 

Si trabajar en el proceso de la gestión de nóminas y hacer cálculos manualmente no es lo suyo, no entre en pánico. Existe una forma más sencilla de hacerlo. Le presentamos Roll by ADP, una aplicación de gestión de nóminas innovadora que se encarga de todo lo relacionado con esta tarea. Nuestra plataforma actúa como un equipo de gestión de nóminas personalizado, ya que se ocupa de todo, de principio a fin. Realizaremos los cálculos, las deducciones y los pagos de impuestos para que usted pueda enfocarse en administrar su empresa.

 

Eliminaremos esta monótona tarea administrativa de su lista, pero también podemos ayudar si le interesa conocer los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas. Si tiene una empresa, puede resultarle beneficioso conocer los detalles de estas operaciones, así que comencemos a analizarlas. En este artículo, le brindaremos información sobre los conceptos básicos de los procesos de la gestión de nóminas de empresas para que sepa exactamente en qué situación está y con qué necesita asistencia.

 

¿Qué es el procesamiento de las nóminas?

El procesamiento de las nóminas implica recopilar, calcular y distribuir la compensación de los empleados mientras se garantiza el cumplimiento tributario y se llevan registros precisos.

• Recopilación de datos: reunir información sobre el horario laboral, los beneficios y las deducciones de los empleados.
  
• Cálculos: calcular el salario bruto y deducir impuestos y retenciones.
• Distribución del pago: desembolsar los sueldos mediante cheques o depósitos directos.
• Cumplimiento tributario: garantizar la precisión de las retenciones fiscales y las declaraciones de impuestos.
• Conservación de registros: llevar registros de las nóminas para auditorías e informes.
  

¿Le sigue pareciendo complicado? No se preocupe, ¡estamos para ayudar! Lea este resumen completo de todo lo que necesita saber para comprender el proceso de la gestión de nóminas desde la perspectiva de una pequeña empresa. Aunque decida no recurrir a los servicios de Roll, hemos recopilado un conjunto de instrucciones paso a paso que le servirán de ayuda en cada ciclo de pago, y evitarán que se enfrente a las dificultades de los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas para siempre.

 

Procesos y procedimientos de la gestión de nóminas: lo que necesita saber si tiene una pequeña empresa

Los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas correspondientes a su pequeña empresa dependerán del modo de constitución de la compañía, la ubicación y las clasificaciones de sus trabajadores. A continuación, se resumen las cuestiones fundamentales que debe tener en cuenta:

 

Regulaciones federales

Hay tres piezas clave de la legislación federal que impactarán en los pasos del procesamiento de sus nóminas:

 

Fair Labor Standards Act (FLSA)

La FLSA (Ley de Normas Laborales Justas) establece los umbrales y las normas respecto al salario mínimo, el pago de las horas extras, la conservación de los registros y el empleo juvenil para todos los sectores (tanto las empresas privadas como el Gobierno federal, estatal y local).

 

Federal Insurance Contributions Act (FICA)

Por obligación de laFICA (Ley Federal de Contribución al Seguro Social), debe deducir del salario de cada empleado el 6.2% correspondiente al impuesto del Seguro Social y el 1.45% por el impuesto de Medicare. Los empleadores deben aportar los mismos porcentajes que los empleados, lo que genera que el monto total para el procesamiento del impuesto sobre las nóminas de la FICA sea del 15.3% por empleado.

 

Federal Unemployment Tax Act (FUTA)

Técnicamente, la FUTA (Ley Federal de Contribución para el Desempleo) no es una deducción oficial de las nóminas, ya que se aplica solo a los empleadores. Sin embargo, las contribuciones deben registrarse en cada ciclo de nóminas. Aunque pueden aplicarse exenciones según el sector en el que se desarrolle su actividad, por lo general, debe pagar un 6% en impuestos sobre los primeros $7,000 que le pague a un empleado en un año determinado.

 

Legislación estatal

Cada estado tiene sus propias normas respecto al salario mínimo, los calendarios de pagos y la conservación de los registros. Se recomienda crear una lista de todas las leyes laborales que corresponden a su empresa antes de diseñar una política de gestión de las nóminas. Asegúrese de revisarlas todos los meses para poder actualizar sus procesos de la gestión de nóminas y mantenerse al día.

 

A continuación, puede consultar las normas que aplican a su empresa:

• Requisitos estatales sobre el día de pago
• Leyes estatales sobre el salario mínimo
• Todas las leyes laborales estatales

Clasificaciones de los trabajadores

Cada miembro del personal debe clasificarse de manera adecuada como empleado o contratista independiente. La condición laboral de un trabajador determinará los impuestos que debe pagar. Si tiene dudas sobre cómo determinarla, puede presentar el Form SS-8 (formulario SS-8) al Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos).

 

El proceso de la gestión de nóminas paso a paso

 

¿Cómo inicia y finaliza el proceso de la gestión de nóminas y qué pasos hay en cada etapa? La manera más fácil de elaborar una regla sencilla que pueda utilizar en cada ciclo de pago es determinar el inicio y el final del ciclo de nóminas de la compañía y, luego, seguir los pasos de las etapas intermedias de forma metódica.

 

Si su empresa es nueva, deberá solicitar un número de identificación del empleador (EIN) antes de comenzar a crear un diagrama de flujo personalizado y detallado del proceso de gestión de nóminas. Su EIN es el número de nueve dígitos que utiliza el IRS para controlar la actividad fiscal de su empresa. Puede solicitar uno de forma gratuita en línea si presenta el Form SS-4 (formulario SS-4).

 

Si ya tiene su EIN y quiere comenzar, ¡que empiece la acción! A continuación, se brinda un buen ejemplo del paso a paso del proceso de la gestión de nóminas.

 

1. Recopilar información de los empleados

Deberá recopilar la información personal, el número de Seguro Social y el estado civil para efectos de la declaración de cada empleado. Si lleva un control riguroso, seguramente ya tiene gran parte de la documentación necesaria para procesar los impuestos sobre las nóminas, ya que los siguientes formularios deben completarse el primer día de trabajo de un nuevo empleado:

• Form W-4 (Formulario W-4, certificado de retenciones del empleado): lo necesitará para deducir el monto correcto por el impuesto federal sobre la renta del sueldo de cada trabajador. A pesar de que no es un requisito oficial, se recomienda que los empleados completen un nuevo formulario cada año si cambia su situación personal o financiera.
• Form I-9 (Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo): lo necesitará para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas que contrate. Los nuevos empleados deben completar la sección 1 en su primer día de trabajo y proporcionar copias de su identificación (pasaporte, licencia de conducir, etc.). A partir de entonces, tiene tres días hábiles para completar y firmar la sección 2.
• Form W-9 (Formulario W-9, solicitud y certificación del número de identificación del contribuyente): lo necesitará para recopilar el nombre, la dirección y el número de Seguro Social o el número de identificación tributaria de los autónomos o contratistas independientes. No es necesario enviarlo al IRS. Sin embargo, deberá utilizar la información para completar el Form 1099-NEC (formulario 1099-NEC, compensación para no empleados) al final del año fiscal.

Además de los documentos fiscales y de registro correspondientes, deberá recopilar otros datos importantes:

• Datos bancarios: si les paga a sus empleados mediante depósito directo, necesitará el nombre completo, el número de cuenta y el número de ruta de cada uno. Como alternativa para recopilar la información, pueden brindarle un cheque anulado.
• Formularios de seguro médico: no se pueden aplicar deducciones por primas del seguro al salario de los empleados sin autorización escrita.
• Autorización del plan de jubilación: al igual que con el seguro médico, las contribuciones a un plan 401(k) u otro plan de jubilación son voluntarias y requieren un consentimiento escrito. 

2. Crear un sistema de gestión de registros

Tanto si guarda archivos en papel como si almacena los registros de los empleados en un servidor en línea o un sistema en la nube, es fundamental que tenga la documentación actualizada de cada uno. De este modo, garantiza la precisión de sus cheques de pago y la continuidad del empleo y desarrollo profesional.

Entre los datos que almacene, debe incluir los siguientes:

• Contratos
• Formularios fiscales
• Documentación sobre planes médicos y de jubilación
• Acuerdos de no competencia, no divulgación, no captación y de confidencialidad
• Manuales del empleado
• Formularios de cumplimiento firmados
• Evidencias de capacitación completa

3. Establecer un ciclo de nóminas

Los calendarios de pagos son una cuestión de preferencia en función del equilibrio entre las necesidades del empleador y las del empleado. A continuación, mencionamos las cuatro opciones principales entre las que puede elegir. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos estados estipulan frecuencias de pago mínimas.

1. Nóminas semanales
2. Nóminas quincenales
3. Nóminas bimensuales
4. Nóminas mensuales

Los calendarios quincenales son los más comunes entre las empresas estadounidenses, pero no hay una respuesta absoluta sobre cuál es el mejor ciclo de nóminas. Sin embargo, cambiar de ciclo una vez que establece un ritmo regular puede causar un gran problema a la hora de gestionar los impuestos y la contabilidad. Por lo tanto, es conveniente que analice cuidadosamente sus opciones y elija el modelo que más le convenga desde el comienzo.

Tenga en cuenta estos factores clave:

• Mientras mayor sea la frecuencia con la que gestione las nóminas, mayores serán los costos generales para procesarlas.
• Los trabajadores por contrato y los empleados con salarios más bajos suelen preferir que se les pague con mayor frecuencia.
• La mayoría de las primas de seguro se cobran de forma mensual.
• Según la ley federal, las tarifas por horas extras deben calcularse por semana.
• En función de su ritmo de flujo de caja mensual, es posible que no sea viable aplicar algunos calendarios de pagos.

4. Controlar horarios y asistencia

Una gestión precisa de las nóminas requiere un control estricto de los horarios. Contar con un sistema de control de horarios y asistencia documentado y simplificado es un componente fundamental para calcular las nóminas. Además, les sirve a los empleados para comprender el proceso de la gestión de nóminas, sus sueldos e impuestos. Deberá establecer parámetros claramente definidos para estos conceptos:

• Semanas laborales
• Horas extras
• Períodos de descanso
• Tiempo libre remunerado (PTO)
• Derechos a licencias por enfermedad

Los sistemas de control de horarios y asistencia mediante software reducen significativamente la posibilidad de cometer errores humanos. Además, gracias a las soluciones automatizadas que se integran en sus nóminas, su trabajo (o el de la persona que administra las nóminas) se vuelve mucho más rápido y sencillo.

5. Calcular el salario bruto

Para calcular el salario bruto del personal a tiempo completo, divida el sueldo anual por el número de ciclos de pago por año. Si se trata de trabajadores que cobran por hora, multiplique el número de horas que trabajaron por la tarifa por hora. Una vez que obtenga la cifra, sume los extras correspondientes, por ejemplo:

• Comisiones
• Bonificaciones
• Pagos de horas extras
• Reembolsos de gastos

6. Calcular las deducciones y el salario neto

La ecuación más utilizada para calcular el salario neto (también conocido como pago neto) es:

Salario neto = salario bruto − impuestos sobre las nóminas − otras deducciones

Sin embargo, antes de utilizar la calculadora, es fundamental recordar que las deducciones deben aplicarse en el orden correcto:

• Deducciones antes de la retención de impuestos: por lo general, la previsión que paga el empleador, las contribuciones de jubilación de los empleados y las del empleador se deducen de los salarios de los trabajadores antes de las retenciones fiscales.
• Deducciones fiscales estándar: son retenciones fiscales federales estándar y cualquier retención estatal correspondiente por impuestos sobre las nóminas.
• Deducciones después de la retención de impuestos: por lo general, las primas de seguro de los empleados, las contribuciones al plan de jubilación Roth y los embargos sobre el sueldo, como la manutención de los hijos, los préstamos estudiantiles o los impuestos pendientes de pago, se deducen de los salarios de los empleados después de la retención de impuestos. 

7. Pagarles a los empleados

Para garantizar la transparencia, en la mayoría de los estados es obligatorio tener recibos de nóminas impresos o electrónicos, independientemente de si les paga a sus empleados en efectivo o por depósito directo.

Sugerencia profesional: si les paga mediante depósito directo, crear una cuenta específica para los retiros por el pago total de las nóminas hará que sea mucho más fácil registrar y auditar el pago de los sueldos. También deberá tener en cuenta los feriados bancarios federales que puedan afectar su calendario de pagos para poder adaptar los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas en consecuencia.

En cada recibo de nómina, se debe mostrar el salario bruto total, una lista de las deducciones detalladas y el sueldo neto correspondiente. Para evitar confusiones o disputas sobre incumplimientos de pago, también debe establecer un proceso en el que los empleados firmen para certificar que recibieron cada pago.

8. Actualizar los registros de las nóminas y presentar los pagos y las declaraciones de impuestos

Deberá poder demostrarle al IRS y a los legisladores estatales a quién le paga, cuánto, con qué frecuencia y por qué. Por lo tanto, será necesario que lleve registros detallados de lo siguiente:

• Hoja de horarios
• Talones de pago
• Retención fiscal sobre las nóminas
• Transacciones bancarias de pagos de impuestos y deducciones salariales que le paga al Gobierno

Si desea declarar los impuestos federales sobre las nóminas de los empleados y empleadores al IRS, utilice el Form 941 (formulario 941). Debe presentar uno por trimestre y un Form 940 (formulario 940, en el que se detallan los impuestos de la FUTA) por año. Asegúrese de revisar cuidadosamente los requisitos estatales con el fin de garantizar que también cumple las obligaciones de elaboración de informes locales.

Gestión de nóminas en menos de un minuto, algo impresionante

 

Lo sabemos. Suena imposible, ¿no? Pero, gracias a Roll, la gestión de nóminas sin complicaciones está al alcance de la mano, así que podrá incluirla en su rutina diaria para realizarla en el momento y el lugar que mejor le convenga. Obtenga más información sobre cómo funciona Roll.

La aplicación de gestión de nóminas de pequeñas empresas de Roll combina todos los pasos necesarios para procesar las nóminas en un único proceso fluido que no solo es rápido, sino que es fácil de configurar y no requiere capacitaciones. Ya es momento de olvidarse de los formularios engorrosos y de las hojas de cálculo estáticas, y debe darle la bienvenida a una manera más eficaz de pagarles a sus empleados.

Lo mejor de todo es que, como cuenta con el respaldo de ADP, siempre tendrá la tranquilidad de saber que nuestro equipo experto está a su disposición. Así, podrá revolucionar los procesos y procedimientos de la gestión de nóminas con la confianza que le genera saber estas cuestiones:

• La declaración de impuestos está integrada en la aplicación.
• Cumplirá todas las regulaciones salariales, aunque cambien.
• Sus datos estarán seguros y serán privados gracias a medidas de seguridad líderes del sector.
• Podrá acceder a toda la ayuda que necesite y cuando la necesite a través de la asistencia por chat en vivo dentro de la aplicación.

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