Sugerencias de gestión de nóminas de fin de año para quienes tienen pequeñas empresas

A pesar de que en esta época del año solo pueda pensar en la danza del Hada de Azúcar, si tiene una empresa, es fundamental que encuentre un equilibrio entre las exigencias de los festejos navideños con las tareas esenciales de fin de año.

Aunque no lo crea, fin de año es un momento clave para organizar las nóminas de su empresa. Estos son los motivos:

• Facilita la elaboración de informes de nóminas precisos para cumplir con las regulaciones locales y federales respecto a esta tarea.
• Garantiza la precisión de los informes del año entrante.
• Prepara la próxima declaración de impuestos de las pequeñas empresas para cuando se abra la temporada de presentación fiscal a finales de enero.

Hay mucho que puede hacer en diciembre (y enero) para asegurarse de tener un buen cierre de año y prepararse para el siguiente. Continúe leyendo para conocer más detalles.

Haga una lista y revísela dos veces

No solo debe envolver regalos, sino también gestionar las nóminas de fin de año. Hemos separado las tareas en gestión de nóminas de fin de año y del año nuevo. Preste atención a cada uno de los siguientes puntos.

Sugerencias y tareas para la gestión de nóminas de fin de año

Antes de la última gestión de nóminas del año calendario, debería hacer lo siguiente:

1. Asegurarse de haber recopilado todos los documentos y formularios clave relacionados con las nóminas. Si utiliza el servicio de una aplicación como Roll, le resultará muy fácil, ya que todo está disponible en esta; solo debe pulsar un botón.

2. Efectuar y contabilizar los pagos especiales. Si desea hacerles un regalo a sus empleados y otorgarles bonificaciones, un pago adicional dentro de las nóminas o un pago extra en algún momento del año, no se olvide de contabilizarlo.

Si, por algún motivo, le pagó a un empleado con un cheque en papel durante el año, asegúrese de que estos cheques físicos se reflejen en el sistema. Además, si hay cheques de pago anulados o rechazados en el sistema, compruebe que estén contabilizados.

3. Repasar los datos de los empleados y empleadores. Asegúrese de que los datos de los empleados utilizados para procesar sus informes de impuestos (como los formularios W-2 y 941) sean precisos. Esto incluye verificar que los nombres de los empleados, los números de Seguro Social, las direcciones actuales y todos los datos de contacto sean correctos. Si un empleado dejó la compañía, existe un código especial para la gestión de las nóminas, así que revise que se documente de manera adecuada. El cumplimiento de este paso ayudará a evitar sanciones en el futuro. (Además, la información de sus empleados quedará bien organizada y prolija para el próximo año).

4. Recordarles a los empleados que deben completar un nuevo Form W-4 (formulario W-4) si su situación cambió. Si tienen un nuevo miembro en su familia, si se casan o incluso si cambian de domicilio, los empleados deben completar un nuevo formulario.

5. Realizar una gestión de nóminas final. Entrégueles a los empleados su último cheque del año antes del 31 de diciembre.

6. Revisar los datos sobre salarios, impuestos y beneficios. Después de la gestión de nóminas final, compruebe que todos los datos se hayan informado adecuadamente. Es probable que cada empleado tenga un plan de compensación diferente, que no se limita solo al salario, sino que incluye pago por enfermedad, propinas, seguro de vida, beneficios adicionales imponibles, bonificaciones, pagos no monetarios y otros beneficios. Esta información se incluye en el salario total imponible que se informará en la próxima declaración de impuestos de su pequeña empresa, por lo que debe ser correcta.

Sugerencias y tareas para la gestión de nóminas del año nuevo

Una vez que comience el nuevo año, deberá realizar más tareas de gestión de nóminas. Algunas se transfieren del año anterior y otras son nuevas.

1. Contabilizar los nuevos cambios en las tasas impositivas. Supongamos que lleva el control de las nóminas de la manera tradicional. En ese caso, debe incluir de forma manual las nuevas tasas impositivas para la parte que le corresponde al empleador por los impuestos de la FICA (Seguro Social y Medicare), el seguro por discapacidad y los pagos del año fiscal. Si utiliza una solución como Roll by ADP, las tasas se actualizan automáticamente, así que los propietarios de las pequeñas empresas no tienen que hacer nada.

2. Repartirles a los empleados los formularios fiscales necesarios. En enero, antes del 31, siempre debe elaborar y repartir los formularios W-2. También debe enviar el Form W-3 (formulario W-3) al Servicio de Impuestos Internos (IRS) antes de esa fecha. Además, debe enviar los formularios estatales complementarios al Departamento de Hacienda de su estado. Antes de presentar los formularios, compare los totales del registro de nóminas con el total del formulario W-3, los del formulario W-2 con los totales de los informes estatales y locales, y el total de los salarios informados para cada impuesto. Si detecta algún error, rectifique las diferencias.

3. Depositar e informar los impuestos de la FUTA. El pago correspondiente a la Federal Unemployment Tax Act (FUTA, Ley Federal de Contribución para el Desempleo) es un requisito para todas las empresas estadounidenses que emplean a personas que reciben más de $1,500 en salarios (excepto trabajadores agrícolas o domésticos) en cualquier trimestre calendario del año o que trabajan 20 semanas durante el año.

Y un nuevo año trae consigo la responsabilidad de declarar la información sobre los pagos por desempleo al Gobierno federal. Para eso, debe asegurarse de que todos los ingresos federales generados durante el año fiscal anterior se informen y envíen al IRS mediante el Form 940 (formulario 940).

4. Depositar los impuestos de la FICA del año anterior. Presente la declaración de forma trimestral mediante el Form 941 (formulario 941) o de forma anual mediante el Form 944 (formulario 944) . Ambos se deben presentar antes del 31 de enero.

La ayuda está a un clic de distancia

Todas las tareas mencionadas son más fáciles de gestionar con una sola herramienta: Roll by ADP. Deje de preocuparse por todas las tareas relacionadas con las nóminas gracias a funciones como nóminas ilimitadas, y la preparación, la presentación y el depósito de impuestos para pequeñas empresas, entre muchas otras que le permitirán ahorrar tiempo.

Mediante esta solución, tendrá la experiencia y la confiabilidad del mayor especialista en nóminas al alcance de la mano.

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