Siete señales de que necesita una solución de gestión de nóminas

Acaba de terminar de procesar las nóminas a mano… otra vez. Se ha esforzado para simplificar otros procesos de su empresa y ahora es momento de ocuparse del día de pago. Tiene que haber una forma más fácil de hacerlo, ¿verdad? ¡Por supuesto!

Estos momentos de reflexión le brindan la perspectiva y la intuición que necesita para hacer crecer su pequeña empresa. Si se encuentra en alguna de las siguientes situaciones, sabrá que es momento de pensar en sumar una solución de gestión de nóminas a su conjunto de herramientas digitales.

1. Está en la fase de contratación con su empresa

¡Es hora de crecer! A medida que las ventas aumentan, va descubriendo que necesita unas cuantas manos más para hacer el trabajo. Ya sea que contrate a un asistente o arme varios equipos para que se enfoquen en el marketing, el inventario, las ventas y los envíos, actúe con profesionalismo yuse una herramienta de gestión de nóminas para mantener todo organizado.

Por cierto, ese libro mayor escrito a mano es anticuado y hace que su profesional de contaduría sienta vergüenza ajena. Obtenga más información sobre las expectativas del Internal Revenue Service (Servicio de Impuestos Internos) en cuanto a los informes de nóminas.

2. La empresa va a adoptar la modalidad remota

Luego de que las precauciones por la pandemia hicieran que muchas pequeñas empresas adoptaran el teletrabajo, algunas de ellas están haciendo la transición a operaciones parcial o totalmente remotas. Después de todo, según el Informe de 2021 de recuperación y tecnología de pequeñas empresas de los EE. UU. de la National Small Business Administration (NSBA, Administración Nacional de Pequeñas Empresas), el 70% de las pequeñas empresas realizaron “algún tipo de trabajo remoto” desde el inicio de la COVID-19.

¿Usted también lo está considerando? Es hora de trasladar sus funciones de gestión de nóminas al ámbito en línea, donde todos los miembros del personal y de los equipos contratados (desde el Departamento de Contabilidad y Recursos Humanos hasta su especialista en impuestos) podrán tener acceso a los documentos desde la oficina de sus casas.

3. La gestión de impuestos es confusa

Lo entendemos. Los números no son lo suyo. Y el tamaño de su negocio no es suficiente para contratar a un profesional en contaduría. Esta es una inquietud habitual entre los mejores emprendedores individuales y las pequeñas empresas emergentes que se enfocan específicamente en perfeccionar sus productos y servicios, no en calcular sus impuestos.

Adoptar una solución de gestión de nóminas comoRoll by ADP permite automatizar los cálculos, las deducciones y el pago de sus retenciones fiscales. Lo mejor de todo es que nunca incumplirá un plazo ni se retrasará en la emisión de los cheques dirigidos a sus diligentes colegas y contratistas 1099 (independientes). ¡Todo el mundo gana!

4. Necesita controlar mejor la asistencia

Al trabajar de forma remota o trasladarse hacia o desde una pequeña oficina durante todo el día, es difícil saber exactamente cuándo está trabajando cada uno. Muchos programas de software de gestión de nóminas vinculan una función de control de tiempo al perfil de cada empleado.

Está opción ayuda a estimar con precisión sus gastos de las nóminas, controlar la asistencia y ver cuántas horas aportan los contratistas a su empresa cada mes. Esa información también puede ayudar a determinar cuándo es hora de contratar a otro miembro del personal o tener una charla con un socio que tiene bajo desempeño.

5. Sería útil contar con el asesoramiento de una persona experta en contaduría

Si ha estado gestionando sus nóminas a mano o simplemente necesita ayuda con ellas, adoptar un software en línea que se revisa y actualiza con regularidad según las categorías tributarias y los formularios fiscales más recientes no tiene precio.

Piense en un software de gestión de nóminas como un asistente digital silencioso que reduce los errores de esta tarea, mantiene todo organizado en una sola ubicación central y disfruta calcular las deducciones que deben descontarse del salario de cada empleado para cumplir siempre con las regulaciones gubernamentales.

6. Sus empleados quieren más acceso

A medida que su equipo crecía, se ocupó de preguntar qué necesitaba de parte de la gerencia, es decir, ¡de usted! ¿El equipo desea tener más formas de hacer actualizaciones básicas de Recursos Humanos, controlar las nóminas y monitorear los beneficios?

Las soluciones de gestión de nóminas modernas, comoRoll, ofrecen portales de autoservicio con la opción de configurar alertas digitales de día de pago para que los empleados sepan exactamente cuándo se depositarán los fondos en sus cuentas. Los empleados también podrán iniciar sesión en el sistema para actualizar su dirección, la retención fiscal, su estado civil y mucho más, lo que les dará una sensación de empoderamiento y autonomía.

7. Necesita alivianar su agenda

Si emprende por cuenta propia, se ocupa de muchas tareas: desde producir lo que vende hasta promocionarlo y generar facturas. ¡Es mucho trabajo! ¿Le resultaría útil eliminar algunas tareas manuales de su lista de pendientes cada semana?

Aunque solo realice pagos para usted mismo y para un puñado de contratistas 1099 (independientes), adopte las herramientas de gestión de nóminas como su principal ayudante en el control de esta tarea. Esta práctica herramienta puede brindarle ayuda a la hora de calcular su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia de manera correcta y remitirlo siempre antes de los plazos trimestrales o anuales. ¡Es una cosa menos por la que deberá preocuparse!

Ya sea que se enfoque en contratar más personal o en simplificar su negocio unipersonal, descubra cómolas herramientas de gestión de nóminas pueden hacer que su pequeña empresa dé un salto de calidad.