Las herramientas de autoservicio para empleados agilizan los procesos comerciales, disminuyen la labor de RR. HH. y aumentan la satisfacción del personal. Siga leyendo para conocer otras razones por las que necesita adoptar la tecnología de autoservicio hoy mismo.

Las herramientas de autoservicio para empleados (ESS) están diseñadas para reducir la carga administrativa y empoderar a los empleados en el trabajo, de modo que facilitan las tareas de todo el equipo. Como su nombre lo indica, la tecnología de ESS les ofrece a los empleados la posibilidad de “servirse a sí mismos”.

Los portales de autoservicio les permiten a las personas acceder a información importante sobre su lugar de trabajo, los beneficios que reciben y los puestos que tienen desde una misma plataforma. Allí pueden completar formularios, hacer preguntas, enviar solicitudes y completar tareas. Mientras tanto, usted y los gerentes pueden responder con facilidad a las preguntas y tachar tareas administrativas pendientes.

Si aún no adoptó la tecnología de autoservicio, ya es hora de que lo considere. A continuación, se mencionan seis grandes ventajas de las herramientas de ESS:

1. Las herramientas de ESS reducen el trabajo administrativo de RR. HH.

Dado que transfieren las transacciones comunes de RR. HH. a una plataforma de fácil acceso, los portales de ESS reducen el tedioso trabajo manual, lo que le ahorra tiempo y evita dificultades. En lugar de tener que revisar su bandeja de entrada para ver las solicitudes de tiempo libre o buscar las firmas de los nuevos empleados, puede aprobar las solicitudes y completar los formularios en pocos pasos.

Como resultado, obtiene mayor eficiencia en las tareas diarias y más tiempo para enfocarse en otros aspectos del trabajo. Esto incluye atender las necesidades personales de los empleados, contratar personal y mejorar el ambiente laboral.

2. Las herramientas de ESS generan coherencia en todas sus operaciones

Las herramientas de ESS no solo optimizan las tareas internas de la empresa, sino que también estandarizan los procesos corporativos. Si cuenta con una plataforma de ESS, puede crear procedimientos claros y repetibles para todo, desde la incorporación y la capacitación de los nuevos empleados hasta la inscripción en planes de salud y la concesión de licencias.

Estos son algunos beneficios clave de la estandarización de sus procesos empresariales:

1. Informes mejor redactados: la coherencia en todos los sistemas de su empresa facilita la detección de errores, la recopilación de datos y la incorporación de mejoras.
2. Menos confusión y estrés: los empleados saben con exactitud qué pasos deben seguir, por ejemplo, para solicitar tiempo libre o cambiar su plan de previsión. Además, usted y su equipo no tienen que preocuparse por organizar o actualizar los procesos operativos.
3. Más estabilidad: gracias a los sistemas estandarizados, puede confiar en que todo está bajo control, incluso si se producen interrupciones ocasionales en la empresa o emergencias.

3. Las herramientas de ESS ayudan a los empleados en sus puestos

Los portales de ESS le brindan mayor autonomía y asistencia al personal. Esto se logra mediante el acceso inmediato a información consolidada por parte de los empleados, junto con herramientas que pueden utilizar para mejorar su vida diaria laboral y personal.

Si dispone de una plataforma de autoservicio, sus empleados no tendrán que buscar información sobre beneficios ni enviarle correos electrónicos para saber cuántos días de vacaciones les quedan. Podrán acceder a todo por su cuenta, tachar elementos de sus listas de tareas pendientes cómo y cuándo más les convenga, además de conservar capacidad intelectual para llevar adelante sus tareas. Con la aplicación Roll by ADP, sus empleados pueden administrar sus perfiles y encontrar la información que necesitan al alcance de la mano (para que no tenga que hacerlo usted).

Cada herramienta de ESS ofrece diferentes opciones, pero estas son algunas de las acciones que el personal puede realizar con determinadas plataformas:

• Revisar los planes de previsión
• Consultar su información salarial
• Completar una capacitación en línea
• Consultar su estructura de PTO (tiempo libre remunerado) y el tiempo acumulado
• Enviar solicitudes de tiempo libre
• Consultar su horario de trabajo y realizar cambios
• Intercambiar turnos con compañeros de trabajo
• Completar la inscripción abierta
• Revisar sus evaluaciones de rendimiento
• Inscribirse en capacitaciones o certificaciones adicionales
• Actualizar sus contribuciones al plan 401K
• Notificar a sus gerentes si necesitan un día de licencia por enfermedad o si van a llegar tarde
• Fichar la entrada y la salida directamente desde sus teléfonos
• Revisar los manuales y las directrices para empleados
• Ver las últimas noticias o actualizaciones de la compañía
• Acceder a la información de contacto de sus compañeros de trabajo

4. Las herramientas de ESS mejoran las comunicaciones de la compañía

Los portales de ESS tienen el poder de transformar las comunicaciones en toda la compañía. No solo puede utilizar la tecnología de autoservicio para optimizar y organizar las comunicaciones internas, sino también para interactuar con el personal de una manera más empática.

Estas son solo algunas de las acciones que puede realizar con las herramientas de autoservicio para mejorar las comunicaciones:

• Compartir noticias y anuncios de la empresa en la plataforma
• Darles información a los empleados sobre sus puestos y opciones de beneficios
• Brindar acceso a los manuales para empleados
• Ofrecer recursos, como centros de bienestar, blogs internos y espacios de trabajo compartidos

Las comunicaciones transparentes pueden ayudar a reducir la confusión de los empleados y aumentar su confianza en el empleo. Como resultado, pueden sentirse más felices, ser más productivos y tener más probabilidades de mantenerse motivados.

5. Las herramientas de ESS facilitan la vida de los gerentes

Las herramientas de ESS para gerentes (también llamadas “herramientas de autoservicio para gerentes”) ayudan a mejorar su organización en todos los niveles. Si les ofrece más herramientas y tecnología a los gerentes, puede liberarlos de algunas de sus responsabilidades administrativas. Además, los empleados a cargo de los gerentes obtienen respuestas más rápidas y una asistencia más directa.

Sin embargo, lo más importante es que se reduce el estrés de los gerentes y pueden dedicarle más tiempo a lo que mejor saben hacer: ayudar a las personas a alcanzar sus metas y cumplir los objetivos de la compañía. Si disponen de una plataforma de autoservicio para gerentes, podrán hacer lo siguiente:

• Aprobar hojas de horarios y solicitudes de tiempo libre
• Editar los calendarios del equipo
• Ver los calendarios del equipo
• Acceder a los perfiles del personal
• Actualizar las revisiones de rendimiento

6. Las herramientas de ESS mejoran los resultados de su empresa

La tecnología de autoservicio es una inversión que tiene el potencial de producir dividendos. Los portales de ESS tienen un costo inicial, pero también pueden ayudar a reducir gastos y generar más ingresos. A continuación, le explicamos cómo.

1. Los procesos de flujo de trabajo automatizados reducen el intercambio de información entre los empleados, y eso le ahorra tiempo y esfuerzo mental a todo el mundo.
2. Si tiene menos trabajo administrativo de RR. HH., puede enfocarse en las iniciativas diseñadas para que su empresa genere más dinero, como contratar a una persona encargada de las ventas o averiguar cómo reforzar la motivación del personal.
3. La felicidad de los empleados se traduce en mejores resultados para la empresa. Si disponen de más herramientas y asistencia, la productividad y la satisfacción de los empleados pueden aumentar, y eso, a su vez, repercute en todo, desde los puntajes de satisfacción de los clientes hasta las tasas de rotación de personal.
4. Una herramienta de autoservicio para gerentes puede contribuir a que reduzcan sus listas de tareas pendientes, lo que les deja más energía y tiempo para guiar a sus equipos hacia el éxito. Brindar atención individualizada y motivarlos puede mejorar el rendimiento de los empleados.

Cómo obtener buenos resultados con las herramientas de ESS

Las plataformas de ESS más efectivas son intuitivas y flexibles, por lo que usted y sus empleados pueden acceder a ellas fácilmente desde cualquier lugar. Sin embargo, al igual que con cualquier tecnología, se recomienda adoptar algunas prácticas útiles para garantizar que la implementación se realice de la manera más fluida posible.

Con el fin de prepararse para los buenos resultados con la tecnología de ESS, intente hacer lo siguiente:

• Capacite a los gerentes y empleados en el uso de las herramientas de ESS. De esta forma, puede reducir los errores y minimizar la confusión para poder aprovechar esta tecnología al máximo.
• Asegúrese de que haya una persona implicada en el proceso. Ofrézcales a los empleados la opción de chatear directamente con usted o con el gerente a través del portal.
• Continúe teniendo conversaciones personales individuales. Los portales de ESS no sustituyen los encuentros frecuentes y el contacto humano. Si envía revisiones de rendimiento mediante portales de ESS, por ejemplo, también debe asegurarse de dedicar tiempo para hablar con sus empleados cara a cara.
• Envíeles encuestas a los empleados para conocer sus comentarios y opiniones sobre el ESS. Para que el ESS funcione, es esencial escuchar al personal. Después de varios meses de utilizar una plataforma de ESS, considere la posibilidad de enviarles una encuesta a los empleados para evaluar qué opinan sobre la herramienta, en qué los ayuda y qué podría mejorarse.
• Asegúrese de que sea fácil de usar y navegar. En la parte superior, incluya una barra de búsqueda en la que se distingan claramente las diferentes categorías y los lugares donde los empleados pueden encontrar información.
• Es indispensable que sea compatible con dispositivos móviles. Asegúrese de que los empleados puedan acceder a su portal de ESS a través del teléfono o la tableta, estén donde estén.

Las herramientas de autoservicio son una forma sencilla y efectiva de optimizar los procesos de la empresa, reducir las tareas administrativas y brindarle una mejor asistencia al personal en todas las etapas de su trabajo. La función de ESS de Roll es intuitiva y no solo le servirá para incorporar a los nuevos empleados a su sistema de nóminas, sino que también los acompañará en el proceso de incorporación. Esto incluye la suscripción a beneficios, configuración de depósitos directos y otras tareas de ese proceso que pueden efectuarse desde la aplicación con la funcionalidad del chat basado en un sistema de IA. Una vez que los trabajadores están listos e incluidos en el sistema, recibirán alertas de los días de pago para que siempre sepan cuándo están por llegar sus depósitos. También recibirán notificaciones si tienen que actualizar o verificar información en su perfil. Mire las funciones de autoservicio para empleados de Roll by ADP o visite nuestra página de recursos para obtener sugerencias sobre cómo hacer crecer su empresa.