Cómo llevar un control del millaje recorrido por trabajo y por qué debería hacerlo

No se puede negar que llevar un control del millaje de la empresa tiene varias ventajas. Sin embargo, tampoco se puede negar que hacerlo de forma manual puede tomar bastante tiempo. 

Entendemos que, si tiene una pequeña empresa, su lista de tareas pendientes ya es interminable. A menos que lleve un control del millaje de los viajes de trabajo por motivos de compensación, calcular cómo hacerlo puede no parecer una tarea de gran prioridad. Sin embargo, si no sabe cómo llevar un control adecuado de las millas recorridas por trabajo, podría perder valiosas deducciones fiscales.

Como ayuda para empezar, el equipo de Roll by ADP™ elaboró esta guía práctica sobre cómo llevar un control del millaje de la empresa y por qué debería hacerlo.  

¿Por qué debería llevar un control del millaje?

Cualquier pequeña empresa con empleados que utilicen vehículos para realizar su trabajo debería saber cómo llevar un control del millaje. Esto se debe a que es una estrategia muy valiosa para aprovechar al máximo las deducciones fiscales.

¿Sabía que puede solicitar una deducción fiscal por el millaje recorrido por trabajo incluso cuando los empleados utilizan sus vehículos personales? El Servicio de Impuestos Internos (IRS) les permite a las empresas deducir una tarifa estándar por cada milla recorrida por trabajo y los gastos relacionados, como el combustible, el mantenimiento y el seguro del vehículo. Sin embargo, los registros deben ser precisos, por eso es fundamental aprender a llevar un control adecuado del millaje.

De todos modos, no todo se trata de los impuestos. Saber llevar un control de las millas recorridas por trabajo también contribuirá al aumento de la eficiencia en otras áreas:

• Eficiencia operativa: identifique rutas ineficientes y viajes innecesarios para determinar las áreas en las que se pueden reducir los costos.
• Rendimiento de los empleados: identifique paradas innecesarias y millas recorridas sin autorización para obtener información sobre la productividad del personal.
• Transparencia para el cliente: un registro detallado del millaje y del tiempo en carretera facilita el desglose de los costos en la facturación a los clientes.
• Precisión en la facturación: aprender a sumar el millaje de manera adecuada agiliza y facilita el cálculo de las facturas.
• Eficiencia administrativa: los registros de millaje reducen (y pueden eliminar) el tiempo y los recursos dedicados al control manual y a la documentación del proceso contable.

Tipos de gastos de traslado

Hay dos maneras de deducir los gastos de la empresa relacionados con los vehículos. Puede deducir los gastos reales o utilizar la tarifa estándar por milla del IRS.

Sin embargo, antes de apurarnos a hablar sobre los detalles de cómo llevar un control del millaje de la empresa con cualquiera de los dos métodos, resulta útil saber qué se clasifica como gasto real de la empresa y qué no.

Gastos de traslado aprobados versus no aprobados

Con frecuencia, quienes dirigen pequeñas empresas no consideran que la definición del IRS de gastos reales por millaje de la empresa se ajuste por completo a sus expectativas. Por ejemplo, las millas recorridas para ir y volver del trabajo no están cubiertas, por eso, si decide realizar un reembolso por ellas para usted o sus empleados, no será un gasto deducible de impuestos.

A continuación, le dejamos una lista más completa de gastos aceptables para que sepa cómo sumar el millaje.

Gastos de millaje de la empresa aprobados por el IRS

• Conducir de un lugar de trabajo a otro
• Conducir a un lugar de trabajo temporal
• Conducir a reuniones empresariales, seminarios o conferencias
• Conducir a sesiones de capacitación relacionadas con la empresa
• Conducir para reunirse con clientes actuales o potenciales
• Conducir para reunirse con un proveedor
• Transportar equipo de la empresa, como herramientas y suministros
• Entregar bienes o materiales de la empresa
• Conducir desde y hacia el aeropuerto o la estación de tren para viajes de la empresa

Gastos de millaje de la empresa no aprobados

• Trasladarse hacia y desde el trabajo
• Conducir entre un empleo principal y otro secundario
• Conducir hacia o desde una actividad voluntaria para una organización sin fines de lucro
• Hacer desvíos para realizar recados personales, tomar un café, etc.
• Conducir desde y hacia el aeropuerto o la estación de tren para vacaciones personales
• Conducir desde y hacia una cita o reunión personal
• Conducir desde y hacia una actividad escolar relacionada con los hijos
• Conducir desde y hacia tiendas para compras personales o gimnasios, etc.

Ahora que ya conoce los detalles del control del millaje recorrido por trabajo, analicemos los dos métodos que puede utilizar para realizarlo.

Tarifa estándar por milla del IRS versus deducción de gastos reales

Debe elegir qué método utilizará antes de empezar a controlar el millaje de la empresa, ya que los datos y los cálculos que deberá realizar serán diferentes para cada uno.

Tarifa estándar por milla del IRS

La tarifa estándar por milla para 2023 es de 65.5 centavos por milla relacionada con la empresa, lo que significa que puede reclamar el monto en dólares por 65.5 veces el total de millas recorridas de la empresa. Para utilizar la tarifa estándar por milla, debe hacer lo siguiente:

• No conducir más de cinco vehículos al mismo tiempo.
• Usar esta tarifa durante el primer año en que cada vehículo esté disponible para uso empresarial (luego, puede cambiar al método de gastos reales si lo desea).
• Usar la tarifa estándar por milla durante todo el período de alquiler una vez que haya comenzado.

Puede consultar la lista completa de normas sobre la tarifa estándar por milla en el sitio web del IRS.

Una ventaja de usar la tarifa estándar por milla es la simplicidad, ya que se necesita menos documentación y es más fácil verificar el millaje. Sin embargo, con este método, se pierde el control sobre algunos gastos, como el combustible, el seguro, las reparaciones y el desgaste del vehículo, lo que puede reducir la desgravación fiscal general.

Deducción de gastos reales

A simple vista, parece bastante sencillo aprender a llevar un control del millaje recorrido por trabajo mediante la suma de los gastos reales. Todo lo que tiene que hacer es calcular todos los gastos incurridos mientras conduce por motivos laborales. Entre ellos, se pueden incluir los siguientes:

• Combustible
• Aceite
• Tarifas de registro
• Seguro
• Peajes
• Tarifas de estacionamiento
• Mantenimiento y reparación
• Depreciación
• Intereses de préstamos o costos de alquiler

Luego, debe calcular el porcentaje del uso personal y empresarial del vehículo, y deducir la parte correspondiente. Por ejemplo, si conduce 25,000 millas al año y 10,000 de ellas son por motivos laborales, puede desgravar el 40% del total de los gastos del vehículo.

Las ventajas de utilizar el método de gastos reales para el control del millaje recorrido por trabajo es que probablemente obtendrá una deducción mayor, sobre todo si usted o sus empleados conducen vehículos cuyo mantenimiento y reparación son costosos. Además, es un sistema más flexible, ya que puede reclamar una mayor variedad de gastos.

Sin embargo, implica perder mucho más tiempo de papeleo, gestión de recibos y control manual. Además, los gastos reales son más difíciles de verificar, por lo que necesitará llevar un registro y una documentación detallados.

Cómo llevar un control del millaje recorrido por trabajo

Es indispensable llevar un registro preciso de todos los gastos relacionados con el vehículo para asegurarse de poder reclamar la máxima deducción. Si tiene dudas de lo que debe hacer, le recomendamos que consulte a un especialista en nóminas e impuestos antes de comenzar.

Cuando aprenda a la perfección cómo llevar un control del millaje y los gastos, tendrá que elegir entre el registro manual y el uso de una aplicación. Sea cual sea el método que use, tendrá que registrar de manera detallada lo siguiente:

• Información del vehículo (marca, modelo, año, número de identificación vehicular, etc.)
• Fechas de los gastos
• Monto de cada gasto
• Número de millas recorridas
• Motivo del viaje

Cómo llevar un control del millaje para reembolsarlo: método manual

Para llevar un control manual del millaje, use un cuaderno o una hoja de cálculo para crear un registro detallado en el que incluya los datos específicos del viaje, como la fecha, los lugares, las millas recorridas y el motivo. Anote las lecturas del odómetro, guarde los recibos de los gastos y actualice el registro con frecuencia para garantizar la precisión. Calcule los gastos totales para posibles deducciones fiscales y tenga en cuenta la tarifa estándar por milla del IRS si corresponde:

1. Crear un registro de millaje: puede utilizar un cuaderno, una hoja de cálculo o una plantilla en línea. Si solo lo utilizará usted, puede optar por cualquier formato. Sin embargo, si está diseñado para que lo utilicen varias personas, la mejor opción suele ser tener un registro y una hoja de verificación en la nube para facilitar un uso uniforme.
2. Registrar los detalles del viaje: para cada viaje relacionado con la empresa, deberá anotar la fecha, el lugar de origen y de destino, el número de millas recorridas y el motivo del viaje (visita a las instalaciones, reunión con un cliente, etc.). 
3. Registrar las lecturas del odómetro: para calcular con precisión las deducciones cuando llegue la temporada de impuestos, deberá saber el millaje total de cada vehículo al comienzo y al final del año, y cómo se divide la diferencia entre millas personales y de la empresa.
4. Guardar los recibos: si decide declarar los gastos reales, necesitará los recibos físicos de todo lo que reclame como gasto de la empresa, y eso incluye combustible, reparaciones, mantenimiento, documentación del seguro, peajes, recibos de estacionamiento, etc.
5. Actualizar el registro con regularidad: los cálculos manuales están expuestos a errores humanos, y es fácil cometer un descuido y olvidarse de anotar algo, sobre todo cuando hay mucho trabajo en la empresa y usted tiene un millón de preocupaciones. Por lo tanto, conviene realizar una comprobación semanal para asegurarse de que los datos sean precisos.
6. Hacer cálculos: tendrá que sumar todos los gastos y asegurarse de que se pueden cotejar con los recibos y la documentación correspondientes. Si decidió utilizar la tarifa estándar por milla del IRS, tendrá que sumar el número total de millas recorridas de la empresa durante el año y multiplicarlo por la tarifa actual para determinar la posible deducción fiscal.

Aplicación para el control de millas

Las aplicaciones usan tecnología GPS para registrar y calcular de manera automática la distancia recorrida en cada viaje de la empresa. A continuación, se ofrece una guía paso a paso sobre cómo realizar el control del millaje recorrido por trabajo utilizando una aplicación:

1. Descargue una aplicación para controlar el millaje: hay varias opciones excelentes que puede descargar en su teléfono inteligente o tableta, como TripLog, que tiene el respaldo de ADP y cuenta con una función de “envío con un solo clic” que facilita el reembolso de los impuestos.
2. Configure su cuenta: ingrese la información de cada vehículo, como la marca, el modelo, el año, el número de identificación vehicular (VIN) y la lectura actual del odómetro.
3. Registre cada viaje: inicie la aplicación al comienzo de cada trayecto y recuerde ingresar el motivo del viaje. La aplicación registrará de manera automática su ruta por GPS y calculará el número de millas recorridas.
4. Clasifique cada viaje: al final de cada trayecto, la aplicación le pedirá que clasifique el viaje como por trabajo o personal y que agregue notas o detalles adicionales.
5. Guarde los recibos: necesitará recibos completos y detallados de todos los gastos que planee reclamar mediante las declaraciones de gastos reales.
6. Exporte los datos: cuando llegue la temporada de impuestos, exporte los datos de sus viajes a una hoja de cálculo para calcular el millaje total de la empresa y cotejar los recibos con las entradas correspondientes.

La mejor parte del control digital es que todo queda registrado. Por lo tanto, además de aprovechar al máximo las deducciones fiscales gracias a la gran precisión de los datos sobre los traslados y las marcas de tiempo, puede eliminar el registro de los desvíos y los viajes personales no autorizados para aumentar la responsabilidad y la productividad de los empleados.

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