Cómo calcular los impuestos sobre las nóminas en cinco pasos simples

Tener espíritu emprendedor supone un proceso de aprendizaje continuo. Tanto si se trata de desarrollar la resiliencia y superar los fracasos como de perfeccionar las habilidades de liderazgo, siempre hay aspectos que los propietarios de empresas pueden mejorar.

Algunas lecciones son más abstractas que otras. Por ejemplo, hay muchas maneras de aprender a tener éxito en las negociaciones de ventas, pero solo hay un método para calcular los impuestos sobre las nóminas de las pequeñas empresas.

Esta última tarea es complicada, pero todas las empresas deben realizarla. Aunque los propietarios de empresas deben tener un conocimiento básico sobre cómo se calculan los impuestos sobre las nóminas, Roll by ADP considera que debe ser solo eso, un conocimiento básico, pero no debe convertirse en una causa de frustración constante. Sabemos que tiene muchas responsabilidades y que debe hacer malabares con cientos de asuntos a la vez para mantener su empresa en funcionamiento. Por eso, deje que nos encarguemos de todos los trámites relacionados con los impuestos sobre las nóminas. Si bien es importante comprender el proceso, no debería dedicar horas de su valioso tiempo a estresarse por ello. Nuestra innovadora plataforma calculará, deducirá y pagará los impuestos de su compañía en cuestión de minutos.  

Sin embargo, si tiene una compañía y le gusta aprender cosas nuevas, o simplemente le interesa saber cómo funcionan los impuestos sobre las nóminas, este artículo es para usted. Hoy le brindamos una descripción completa e integral de cómo calcular los impuestos sobre las nóminas.

Tipos de impuestos sobre las nóminas

Comprender los diferentes tipos de impuestos sobre las nóminas de las pequeñas empresas es uno de los puntos esenciales para aprender a calcularlos (ya que la respuesta a la pregunta “¿Qué porcentaje de impuestos paga un empleador?” varía en función del tipo de impuesto del que se trate).

Analicemos más detenidamente cada tipo de impuestos sobre las nóminas:

Impuesto de la FICA

La Federal Insurance Contributions Act (FICA, Ley Federal de Contribución al Seguro Social) es un impuesto obligatorio que los empleadores deducen de manera automática del salario de cada empleado. Se utiliza para cubrir el costo de los servicios del Seguro Social y de Medicare. Los empleadores aportan el mismo monto que los empleados, y el total es del 15.4% desde 2022.

Impuesto de contribución para el desempleo

Cuando un empleado pierde su trabajo, tiene derecho a recibir una compensación por desempleo en virtud de la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal del Impuesto de Contribución para el Desempleo). Para financiar estos pagos, las empresas de Estados Unidos están obligadas a deducir el impuesto de contribución para el desempleo de los salarios de cada uno de sus empleados.

Impuesto federal y estatal sobre la renta

Los impuestos federales y estatales sobre la renta son obligatorios de acuerdo con la ley estadounidense. Estas contribuciones fiscales se utilizan para financiar programas y servicios gubernamentales en sus respectivos niveles (federal y estatal). Algunos de los gastos federales que se cubren con el impuesto sobre la renta son el mantenimiento de carreteras, las iniciativas de vivienda para personas con bajos ingresos, las infraestructuras y la defensa militar. Entre los gastos estatales, se incluyen la educación pública, los sistemas de transporte, las prisiones y los programas correccionales, y la administración gubernamental.

Cálculo de los impuestos sobre las nóminas para los empleados

Para calcular los impuestos sobre las nóminas para los empleados, primero debe determinar el salario bruto e identificar los ingresos tributables. Deduzca las contribuciones antes de la retención de impuestos, aplique las tasas impositivas federales, estatales y locales, y calcule los impuestos de la FICA. Luego, reste las deducciones después de la retención de impuestos para obtener el salario neto. Lleve registros detallados para el cumplimiento normativo y las auditorías. De este modo, garantiza que se realicen los cálculos precisos de retenciones y contribuciones en cumplimiento de las regulaciones fiscales.

Si decide no utilizar la plataforma de Roll, que tiene funciones rápidas y sencillas, estos son los pasos que deberá seguir:

Paso número uno: recopilar todos los documentos necesarios de los empleados

Sus empleados deberán completar y presentar una serie de documentos antes de que usted pueda preparar los impuestos sobre las nóminas. A continuación, se mencionan algunos.

Form I-9 (Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo)

El United States Citizenship and Immigration Services (Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos) se encarga de proporcionar y procesar el formulario I-9. Su propósito es verificar la identidad de un empleado y si está legalmente habilitado para trabajar en Estados Unidos o no.

Form W-4 (Formulario W-4, certificado de retenciones del empleado)

El formulario W-4, administrado por el Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos), se utiliza para confirmar la cantidad de dinero que un empleador puede retener legalmente del salario de un empleado por motivos fiscales. Hay varios factores que afectan el monto que se puede retener del salario de un empleado, por ejemplo, si la persona está casada o no, la cantidad de hijos dependientes que tiene y si da o no su permiso para que se le apliquen deducciones adicionales.

Direct Deposit Authorization Form (Formulario de autorización de depósito directo)

Los formularios de depósito directo se utilizan para permitirles a los empleadores emitir pagos electrónicos que se aceptan de manera automática en la cuenta bancaria de un empleado. Con la presentación de este formulario, los empleados pueden recibir los pagos de forma segura y rápida. Por este motivo, se recomienda que los empleadores utilicen el depósito directo para todas las transacciones relacionadas con las nóminas.

State W-4 (Formulario W-4 estatal, para los estados donde corresponda)

A la hora de aprender a calcular los impuestos sobre las nóminas, es importante recordar que algunos estados exigen un formulario W-4 adicional (además del formulario W-4 federal). Para determinar qué formularios de retención requiere su empresa, visite el sitio web del Gobierno de su estado.

Paso número dos: determinar la cantidad de horas que se trabajaron

Con el fin de calcular con precisión los impuestos sobre las nóminas, necesitará saber exactamente cuántas horas han trabajado sus empleados (o, si son empleados asalariados, cuánto ganan por período de pago). Esto será mucho más fácil si utiliza un programa específico para controlar las horas, pero, en caso de que no sea así, le recomendamos convertir los tiempos a valores decimales para facilitar el cálculo.

Ejemplo: Si un empleado trabajó 37 horas y 15 minutos en una semana, la cifra decimal sería 37.25 horas.

Paso número tres: calcular el salario bruto

Una vez que sepa la cantidad de horas que trabajó un empleado en un período de pago concreto, deberá multiplicar su tarifa por hora por ese número.

Ejemplo: Supongamos que la tarifa por hora del empleado es $20.00. Si trabajó 37.25 horas, el cálculo sería: 20 × 37.25 = salario bruto. En este caso, el salario bruto sería $745.00.

Es importante tener en cuenta que, si un empleado trabajó horas extras, deberá calcularlas por separado, debido a que la tarifa por hora será diferente.

A continuación, se presenta un ejemplo de cómo calcular las horas regulares y las horas extras:

El empleado trabajó 40 horas a su tarifa habitual de $20.00 por hora. También realizó seis horas extras a $30.00 por hora.

Primero debe calcular la tarifa por hora regular, 20 × 40, y el total es $800.00. Luego, debe calcular la tarifa por horas extras, 30 × 6, y el total es $180.00. Ahora, debe sumar ambas cifras (800 + 180) y obtendrá el salario bruto del empleado, que es $980.00.

Paso número cuatro: restar las deducciones de nóminas correspondientes

El siguiente paso para aprender a calcular los impuestos sobre las nóminas para empleados es restar las deducciones obligatorias y voluntarias del salario bruto del trabajador. Para eso, deberá calcular el monto de cada deducción y, luego, restarlo del salario bruto.

A continuación, se detalla cómo calcular el monto requerido para cada tipo de deducción:

IMPUESTO DE LA FICA

Desde 2023, la tasa impositiva de la FICA es del 15.3% del salario bruto del empleado. Sin embargo, recuerde que los empleados solo pagan la mitad de ese monto, es decir, una deducción del 7.65%.

Ejemplo: Supongamos que el salario bruto de un empleado durante un período de dos semanas es de $1,500.00. Para determinar esa deducción de la FICA, se debería multiplicar el salario bruto por el 7.65% (1,500 × 7.65%), lo que da $114.75.

IMPUESTO DE CONTRIBUCIÓN PARA EL DESEMPLEO

La Federal Unemployment Tax Act (FUTA, Ley Federal del Impuesto de Contribución para el Desempleo) estipula que los empleadores deben deducir el 6% de los ingresos brutos de los empleados. Sin embargo, es importante señalar que el impuesto solo se aplica a los primeros $7,000 que gana un empleado durante un año calendario.

Ejemplo: Su empleado gana $60,000 al año. El impuesto de contribución para el desempleo solo se aplicaría a los primeros $7,000. Por lo tanto, para calcular el monto, debe multiplicar 7,000 por la tasa impositiva (7,000 × 6%), lo que daría $420.00.

Lo complicado del impuesto de contribución para el desempleo es que hay que calcular el monto total deducido de todos los empleados. Dado que los empleadores pueden solicitar un crédito por el impuesto de contribución para el desempleo, es necesario saber exactamente cuánto se contribuyó en nombre de los trabajadores.

Ejemplo: Supongamos que tiene ocho empleados que ganan $50,000 al año. Esto significa que debe aplicar el impuesto de contribución para el desempleo a los primeros $7,000 de los ocho empleados. Para ello, debe multiplicar 7,000 por la tasa impositiva ocho veces (7,000 × 6% × 8), lo que equivale a $3,360.00.

IMPUESTO FEDERAL SOBRE LA RENTA

A diferencia de los otros tipos de impuestos anteriores, las tasas del impuesto federal sobre la renta varían en función del monto que el empleado gana por año (lo que se conoce como “categoría de ingreso tributable”). Si bien estas categorías tributarias pueden cambiar con el tiempo, por eso siempre es mejor informarse, incluimos una tabla con los datos del 2023.

Supongamos que su empleado gana $90,000 al año. Si usamos la tabla anterior, vemos que su tasa impositiva es del 24%, ¿verdad?

Bueno, en realidad, no es así. La tasa impositiva solo se aplica al monto que la persona ganó dentro de esa categoría específica. Es decir, el empleado pagaría un 10% sobre los primeros $10,275 que ganó, un 12% sobre el monto hasta $41,775, un 22% sobre el monto hasta $89,076 y, por último, un 24% sobre el monto restante.

Como esto puede resultar un poco confuso, la mayoría de las personas calculan la tasa impositiva efectiva (la tasa promedio una vez aplicadas todas las categorías tributarias). Para calcularla, solo debe tomar el monto total del impuesto federal sobre la renta que se dedujo de todos los salarios de un empleado y dividirlo por el ingreso tributable total de ese empleado. El porcentaje que obtenga será la tasa impositiva efectiva del empleado.

IMPUESTO ESTATAL SOBRE LA RENTA      

A diferencia del impuesto federal sobre la renta, que sigue el mismo sistema de categorías para todos los ciudadanos estadounidenses, las tasas del impuesto estatal sobre la renta varían según el estado. Deberá conocer la tasa impositiva de su estado para realizar cálculos precisos.

Ejemplo: Arizona tiene dos categorías tributarias: un 2.55% sobre los ingresos de hasta $28,653 y un 2.98% sobre los ingresos superiores a $28,653. Si tiene un empleado que gana $80,000 al año, pagaría un 2.55% sobre los primeros $28,653, es decir, $730. Luego, pagaría un 2.98% sobre los $51,347 restantes, es decir, $1,530. Si sumamos $730 + $1,530, el empleado debe pagar $2,260.00 por impuestos estatales sobre la renta.

CONTRIBUCIONES AL PLAN 401K

Muchos empleados tienen la opción de contribuir a un plan 401K mediante su empleador. Si usted ofrece dicho plan, deberá deducir estas contribuciones de los salarios de sus empleados y, dado que cada plan es diferente, deberá saber exactamente cuánto aporta cada uno.

Ejemplo: Supongamos que su empleado gana $90,000 al año y aporta el 6% del sueldo anual al plan 401K. Es decir, paga $5,400 al año (90,000 × 6%). Si trabaja en períodos de dos semanas, deberá deducir $207.70 de cada nómina ($5,400 ÷ 26 períodos de pago).

EMBARGOS SOBRE EL SUELDO

Si un empleado recibió una orden judicial para pagar una deuda, como préstamos estudiantiles o cuotas de manutención de los hijos pendientes de pago, el Gobierno puede exigirle al empleador que deduzca un porcentaje del salario del trabajador para cubrir ese déficit. En Estados Unidos, el monto máximo que un empleador puede embargarle a un solo empleado (sin dependientes) es del 60% de su salario total, y el 50% si está casado o tiene hijos a su cargo.

Paso número cinco: calcular el salario neto (o pago neto)

Luego de descontar todas las deducciones correspondientes, ya puede avanzar a la última lección sobre cómo calcular los impuestos sobre las nóminas: determinar el monto final que ganará su empleado una vez realizadas las deducciones voluntarias y obligatorias. Aunque siempre puede utilizar una calculadora de salarios práctica, es importante que también conozca el cálculo manual. Para ello, solo tiene que restar el monto total de las deducciones combinadas del salario bruto.

Ejemplo: Si un empleado tiene un ingreso bruto anual de $50,000 y sus deducciones suman un total de $12,250, el salario neto sería de $37,750.00.

Ya no tendrá que preguntarse “¿Cuánto paga un empleador en impuestos sobre las nóminas?”. Hemos analizado todas las posibles deducciones de las que son responsables los empleadores y puede volver a consultar esta página siempre que necesite refrescar su memoria en el futuro.

Lo único que queda por saber es a dónde van los impuestos sobre las nóminas, y ese es un tema que también nos encantaría comentar. Los impuestos sobre las nóminas se pagan a través del Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal (EFTPS) o a través del sitio web del Gobierno de su estado. Una vez que complete sus cálculos, solo tendrá que iniciar sesión en la cuenta correspondiente para terminar de enviarlos.

Gestión de nóminas en menos de un minuto

En Roll by ADP, entendemos que la gestión de nóminas es un tema delicado para muchos propietarios de pequeñas empresas. Lleva mucho tiempo, es estresante y, digamos la verdad, también es una tarea molesta. Por eso, nuestra misión es facilitarla.

Nuestra aplicación de gestión de nóminas para pequeñas empresas es intuitiva, y calcula, retiene y declara de manera automática los impuestos federales, estatales y locales según sea necesario para todos los tipos de empleados. De este modo, usted ahorra su preciado tiempo y se evita complicaciones.

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