Algunas señales reveladoras de que trabaja con un sistema de gestión de nóminas obsoleto

En el caso de las pequeñas empresas, la creciente necesidad de contar con sistemas ágiles es evidente. ¿Por qué no cambiar las soluciones de gestión de nóminas antiguas por las opciones más nuevas?

Se estima que aproximadamente el 30% de los propietarios de pequeñas empresas utilizan sistemas de gestión de nóminas antiguos.

Entonces, ¿debería continuar con las modalidades tradicionales respecto de las nóminas (quizás hasta use un método manual) o se quiere actualizar? Comparemos las ventajas y desventajas de la tecnología antigua de gestión de nóminas con las opciones más recientes.

Características (y problemas) de las soluciones de gestión de nóminas antiguas

Si bien las soluciones de empleo tradicionales pueden ser el recurso de confianza para muchas empresas (principalmente porque las empresas no quieren reparar lo que no está roto), quizás sean anticuadas en términos de facilidad de uso, funcionalidad, comunicación y colaboración, seguridad, personalización y acceso a los datos.

Algunos sistemas de gestión de nóminas han existido durante décadas, pero cambiaron poco a lo largo del tiempo, lo que convierte en un desafío el cumplimiento normativo con respecto a las nóminas. Es más, la falta de integración que hay en los sistemas de gestión de nóminas obsoletos puede causar que algunos datos se pierdan y probablemente sean menos precisos cuando se los extrae de sistemas dispares y fragmentados.

Características de las herramientas de gestión de nóminas modernas

Esto plantea la pregunta: “¿Debería considerar los beneficios de la tecnología sofisticada e intuitiva para gestionar mejor sus nóminas?”.

Estas son algunas de las características de los nuevos sistemas evolucionados de gestión de nóminas en los que puede confiar:

1. Facilidad de uso

Las soluciones digitalizadas de gestión de nóminas más recientes tienen un denominador común: trabajan para usted, no en su contra, y facilitan la gestión de nóminas para su empresa. En los tiempos que corren, la facilidad de uso es una prioridad para todas las aplicaciones y herramientas, incluidas las de nóminas.

Las soluciones más nuevas ofrecen una navegación libre de frustraciones para que pueda llegar adonde necesita de manera rápida. Algunas, como Roll, incluso le permiten llevar el control de las nóminas por mensaje de texto, de modo que es fácil de usar para cualquier persona que esté familiarizada con la mensajería de texto y la navegación en teléfonos móviles.

2. Comunicación simplificada y mayor compromiso de los empleados

El uso de un software de gestión de nóminas moderno permite que los empleados y los empleadores se comuniquen mejor entre sí. En vez de tener que charlar fuera de línea sobre tiempo libre, vacaciones, beneficios de los empleados, bonificaciones y otros asuntos relacionados con las nóminas, las soluciones más recientes le permiten hacer cambios en línea, lo que supone una forma de trabajo mucho más simplificada y colaborativa.

Las nuevas soluciones de gestión de nóminas hacen que los empleados sientan que están al mando. Con los modelos de autoservicio, pueden hacer solicitudes, ver el historial de pago, solicitar tiempo libre y mucho más.

3. Privacidad

En la actualidad, no es raro ser víctima de hackeos. Además, con las nóminas, tiene información superconfidencial sobre sus empleados y su empresa que necesita proteger, de modo que es fundamental resguardarla. Afortunadamente, las soluciones de gestión de nóminas más recientes garantizan la seguridad de los datos de las nóminas y su información financiera mediante la inclusión de la autenticación con contraseñas o de dos pasos. Cuanto mejores sean las medidas de seguridad de la solución, mayor defensa tendrá para proteger los activos más importantes de su empresa.

4. Cumplimiento

Las leyes de nóminas cambian con el tiempo y según la ubicación geográfica, lo que plantea problemas con las soluciones de gestión antiguas. Según la Society for Human Resource Management (Sociedad para la Administración de Recursos Humanos), la mayoría de los sistemas de gestión de nóminas antiguos son programas de software locales que han tenido que integrarse a muchos otros sistemas de RR. HH. para mantenerse al día.

En contraste, las soluciones nuevas y ágiles se actualizan regularmente para garantizar que los usuarios cumplan con todas las leyes fiscales y de nóminas requeridas a nivel local, estatal y federal.

5. Personalización para el empleador y el empleado

Los sistemas de gestión de nóminas más recientes tienen la flexibilidad de adaptarse a las necesidades crecientes de su pequeña empresa. Reducen la necesidad de realizar muchas tareas manuales repetitivas asociadas a las soluciones de nómina antiguas. Los empleadores pueden adaptar los beneficios, las bonificaciones, los embargos sobre el sueldo y las estructuras de compensación según cada rol o las necesidades singulares de su empresa. E incluso puede generar informes de pagos fuera de ciclo (indemnizaciones por despido, rectificación de nóminas anteriores, anticipos y otros informes de procesamiento de nóminas) en cuestión de segundos.

6. Seguimiento y medición precisos de información importante sobre las nóminas

Los propietarios de pequeñas empresas admitieron que sus equipos de nóminas no llevan un control ni elaboran informes de manera regular sobre los indicadores clave de rendimiento (o KPI), un posible efecto secundario de usar una tecnología de gestión de nóminas antigua.

En contraste, las soluciones digitales de gestión de nóminas más recientes saben que su empresa tendrá más éxito si usted cuenta con los datos de sus nóminas al alcance de la mano. Desde los datos de uso hasta los informes de nóminas propiamente dichos, es fácil ver y descargar los datos que necesita con relación a las nóminas de su empresa.

Aproveche la nueva forma de llevar el control de las nóminas

Estamos en medio de una revolución tecnológica en la que la automatización tiene un rol estelar, y eso les permite a los propietarios de una pequeña empresa dar grandes saltos en materia de eficiencia y productividad. Ya sea que utilice un software en la nube o subcontrate sus operaciones de nóminas, el proceso puede ser mucho más sencillo si recurre a la tecnología adecuada.

Por ejemplo, Roll by ADP es una aplicación intuitiva de gestión de nóminas administrada por chat que le permite pagarles a sus empleados en segundos desde su dispositivo móvil mientras cumple con los impuestos sobre las nóminas. Puede gestionar nóminas literalmente si envía “Gestionar mis nóminas” por mensaje de texto. Roll incluso envía recordatorios para que nunca olvide compensar a su equipo, por más trabajo que tenga.

La aplicación, que también gestiona impuestos y genera informes de nóminas, permite que los empleados ingresen y actualicen información personal importante de manera rápida, reciban alertas de día de pago, y vean la información de sus compensaciones y beneficios desde el teléfono. También puede usar Roll by ADP para recompensar a su equipo tan trabajador con aumentos y bonificaciones.

Y, tal como sucede con otros productos de ADP, tendrá la tranquilidad de saber que sus datos siempre estarán seguros.

Descargue Roll, regístrese en solo minutos y, luego, envíe mensajes de texto para usarla.