Por qué la temporada de impuestos es perfecta para comenzar a planificar las nóminas

La temporada de impuestos puede ser doblemente gravosa para cualquier persona emprendedora y propietaria de una pequeña empresa. Por suerte, la declaración de impuestos automática y muchas otras funciones que ahorran tiempo son las bases de Roll. Si tiene otro proveedor de gestión de nóminas, no desperdicie la energía que invertirá este año. Por el contrario, aprovéchela al máximo y planifique las nóminas de 2024 mientras repasa los gastos del año pasado.

Aquí le mostramos seis formas de aprovechar su tiempo al máximo con la recaudación de impuestos esta temporada.

Hacer un inventario para asegurarse de que todos los formularios W-4 y W-9 se actualicen y presenten de manera adecuada

Una de las verdades acerca de emprender es que la carga administrativa aumenta a medida que su pequeña empresa crece. Resulta conveniente conocer todos los formularios que se suelen presentar, sobre todo el W-4 para empleados y el W-9 para contratistas independientes. Lo más probable es que necesite utilizar ambos. En 2019, las pequeñas empresas recurrían más a contratistas independientes que a trabajadores a tiempo completo.

Aunque estos formularios son similares en esencia, tienen diferencias funcionales muy importantes. En el formulario W-9, se especifica el número de identificación fiscal del contratista con el fin de declarar las ganancias al Servicio de Impuestos Internos (IRS). (Dichas ganancias se recopilan y declaran de manera anual en el formulario 1099). Por otro lado, el formulario W-4 les permite a los empleados elegir el monto de la retención fiscal. En caso de que haya cambios, se debe presentar un nuevo formulario W-4.

Haga un inventario de todos los formularios que presenten los trabajadores, tanto el personal a tiempo completo como los contratistas. ¿Todos completaron los formularios adecuados? ¿Alguien planea realizar cambios en sus retenciones durante el próximo año? Tener esta información garantiza que las nóminas se gestionen con precisión y le permite cumplir los requisitos de las declaraciones de impuestos de fin de año.

Actualizar los registros de previsión para todos los empleados

¿Les ofrece beneficios de salud a sus empleados? Esta es una práctica cada vez más habitual en las pequeñas empresas. En 2021, alrededor del 25% de las empresas con 10 o menos empleados le ofrecían a su equipo algún tipo de previsión, y cerca del 32% de las empresas con 50 o menos empleados también ofrecían cobertura de personal. No tenga miedo de sumarse.

Solo las empresas con 50 o más empleados están obligadas a presentar el form 1095-C (formulario 1095-C) al IRS. ¿De qué se trata este formulario? Es similar al W-9 o al W-4, pero es para la previsión, ya que describe la cobertura de personal que se ofrece y los meses en los que se le brindaron beneficios al empleado.

Lleve un control de estos datos aunque no tenga la obligación de hacerlo. En algún momento, si todo va bien, querrá poder contar con la ayuda de más de 50 empleados, y no será un buen momento para ponerse al día con el proceso de gestión de las nóminas y los beneficios. Adelántese y progrese.

Revisar la estrategia de compensación

¿Con qué frecuencia revisa las compensaciones? Es probable que un método ad hoc no funcione, sobre todo conforme su pequeña empresa crece. La temporada de impuestos es un buen momento para, al menos, definir un plan, pero, primero, debe evaluar su situación actual:

• ¿A quiénes se les han concedido aumentos?

• ¿Cuándo fue la última vez que se dieron aumentos?

• ¿Cuál es la diferencia entre los empleados que tienen sueldos más altos y los que tienen sueldos más bajos? ¿Los resultados ameritan esa diferencia?

Estas preguntas son fundamentales para la planificación. Establezca un presupuesto para los ajustes salariales y tómese su tiempo para revisar la situación de cada empleado que solicite un aumento. Luego, marque en el calendario la fecha en la que comunicará sus decisiones. Repita el proceso el siguiente año.

Si aprovecha la temporada de impuestos para planificar las nóminas anuales, los empleados sabrán qué decisiones se tomaron respecto a su compensación. El hecho de que usted se comprometa a planificar les permita hacerlo también a ellos. Cuantas menos sorpresas haya entre usted y el personal, más fácil le resultará gestionar y hacer crecer su pequeña empresa.

Otorgar bonificaciones específicas cuando lo considere oportuno

Si bien es importante establecer una fecha de revisión anual de las compensaciones, la planificación de las nóminas no es algo que deba hacerse solo una vez. Recompensar al personal por el buen trabajo que hizo puede ser una excelente manera de mantener el compromiso de los empleados, ya que se esforzarán aún más para que su pequeña empresa siga creciendo.

Adquiera el hábito de utilizar la revisión anual de compensaciones para identificar y recompensar a aquellos empleados que hayan superado las expectativas durante el año anterior. No es necesario que las bonificaciones siempre sean abundantes, pero deben ser personalizadas. Comunique la noticia en persona, si es posible, o mediante una nota detallada. Explique en detalle los motivos por los que concede las bonificaciones y deje en claro su agradecimiento por el trabajo extra realizado.

Si contrató al personal adecuado, es decir, personas que genuinamente desean trabajar con usted, el hecho de expresar gratitud será tan valioso como el dinero, o quizás más. Roll facilita el proceso de recompensar a los trabajadores. En pocos pasos, puede enviarle a un empleado un aumento rápido o una bonificación instantánea para agradecerle por su buen trabajo.

Elaborar un plan respecto a la plantilla

Sin dudas, dado que tiene una pequeña empresa, suele realizar muchas tareas. La temporada de impuestos es un gran momento para reflexionar y pensar en la plantilla como parte de la planificación de las nóminas. Utilice las siguientes tres preguntas como guía para decidir si necesita contratar empleados y para qué puestos:

• ¿A qué le está dedicando tanto tiempo que hace que pierda oportunidades de trabajo que podrían generar más ingresos para la empresa?

• ¿Qué tareas extras le están resultando tan complicadas que le generan agotamiento mental?

• ¿En qué áreas de la empresa está cometiendo errores costosos que podrían evitarse si contratara a una persona experta?

Ese no debería ser el objetivo a la hora de contratar empleados para su empresa. El propósito es aliviar las dificultades y sacar el máximo provecho del dinero que ya gasta.

Evaluar al actual proveedor de gestión de nóminas

Por último, es necesario asumir que la gestión de las nóminas puede demandar mucho tiempo. Es el tipo de tarea que se prefiere automatizar para no tener que recordar todos los plazos importantes. Piense en la gran cantidad de situaciones en las que podría resultar más sencillo que un empleado administre algunos trámites, como cambiar la retención fiscal con un nuevo formulario W-4. ¿Prefiere hacerlo de forma manual o que los empleados actualicen sus elecciones en la aplicación y que el sistema se encargue del resto?

En esta temporada de planificación de nóminas, empiece a usar Roll para obtener todas las herramientas necesarias para pagarle al personal y presentar los formularios fiscales. Además, obtendrá acceso total a los datos históricos de las nóminas para detectar tendencias y cumplir las normas del IRS todo el año, no solo durante la temporada de impuestos.