Cómo contratar a su primer empleado

Si desea llevar su empresa al siguiente nivel, hay un factor clave que le permitirá lograrlo: su primer empleado. Sin embargo, al contratarlo, debe tener en cuenta aspectos relacionados con los impuestos, las nóminas, los beneficios y el proceso de incorporación en general.

Lista de verificación para contratar a su primer empleado

Tanto si va a contratar a alguien ahora como si lo está planeando para el futuro, siga las sugerencias de esta lista de verificación para hacerlo.

1. Solicite un EIN. Si aún no tiene un número de identificación del empleador, solicite uno. Es como un número de Seguro Social, pero para su empresa. Puede solicitarlo a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS).

2. Tenga en cuenta sus finanzas. Asegúrese de tener los recursos financieros necesarios para contratar a su primer empleado. Revise los libros y otros documentos financieros para verificar que su pequeña empresa sea lo suficientemente estable para sumar otro sueldo. Además, si en algún momento necesita retrasar la gestión de nóminas o posponerla hasta que ingresen más fondos, conRoll es posible.

3. Desarrolle una estructura y un calendario de nóminas. Numerosas empresas prefieren procesar las nóminas de forma manual, pero, en muchos casos, el calendario se determinará en función de la situación en la que se encuentran. Las leyes estatales definen los calendarios de pagos, y la mayoría favorece los pagos quincenales.

Deberá definir la estructura y el calendario con el fin de que sus empleados sepan cuándo se les pagará y para que usted pueda comenzar a planificar una reserva de dinero correspondiente a las retenciones fiscales.

Las normas sobre los montos que debe retener se establecen mediante el Department of Labor (Departamento de Trabajo) de su estado y las regulaciones federales.

4. Busque el talento adecuado. Utilice las referencias y su red de contactos profesional para encontrar candidatos calificados. Si esa búsqueda no resulta fructífera, consulte los sitios web de ofertas de empleo en línea.

Los trabajadores temporales pueden ser un gran recurso para que las pequeñas empresas y las compañías emergentes satisfagan sus necesidades empresariales a corto plazo, como un aumento de la demanda de producción o el reemplazo de un empleado que solicitó un permiso de ausencia. Puede recurrir a terceros, como una agencia de empleo o una empresa de selección de personal, para encontrar trabajadores temporales, pero es frecuente que los empleadores los busquen directamente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que existen diferentes matices en el pago a contratistas.

5. Entreviste a los candidatos. Una vez que haya encontrado a varios candidatos calificados, procure conocerlos. Además, antes de reunirse con ellos (ya sea virtualmente o en persona), asegúrese de preparar las preguntas adecuadas y de brindarles información detallada sobre su pequeña empresa.

6. Asegúrese de que el candidato esté calificado. Busque referencias y compruebe sus antecedentes.

Tenga en cuenta que, en muchos estados y jurisdicciones locales, hay leyes que prohíben a los empleadores preguntarles a los candidatos por sus antecedentes penales en los formularios de solicitud. En algunos, este tipo de preguntas incluso están prohibidas hasta que el empleador haga una oferta de trabajo condicional. Estas restricciones suelen denominarse como leyes “ban the box” (que regulan el control de los antecedentes penales).

7. Realice una oferta. Una vez que haya encontrado a la persona adecuada, hágale una propuesta. En la carta de oferta, debe incluir todos los detalles del empleo, como el salario, el calendario de pagos, la descripción del puesto y las responsabilidades esenciales.

8. Registre a su empleado en el Gobierno estatal. La mayoría de los estados exigen que se envíen los nombres y números de Seguro Social del personal. En primer lugar, consulte el sitio web del Department of Labor (Departamento de Trabajo) y, luego, busque esta información en el sitio web del Departamento de Trabajo de su Gobierno estatal.

9. Organice todo lo relacionado con los impuestos. Una vez que su primer empleado acepte la oferta, pídale que complete y el devuelva el I-9 Form (formulario I-9) para confirmar su elegibilidad para trabajar en EE. UU. Luego, pídale que complete el W-4 Form (formulario W-4) para determinar el impuesto federal sobre la renta correspondiente que se deducirá de su salario. La ley estatal también exige que los empleadores apliquen las retenciones fiscales, así que también debe proporcionarle al empleado el formulario de retención estatal correspondiente. Usted también debe completar un W-2 Form (formulario W-2) cada año. Estos son los requisitos generales de Glassdoor:

Todo empleador que pague una remuneración, incluidos los pagos no monetarios que superen un determinado umbral anual por los servicios que presta un empleado, debe presentar el formulario W-2 por el empleado al que se le retendrán impuestos sobre la renta, del Seguro Social o de Medicare. Glassdoor señala la siguiente salvedad: “También si al empleado se le hubiera retenido el impuesto sobre la renta en caso de que no haya solicitado más de una retención o no haya solicitado la exención de la retención en el Form W-4 (formulario W-4)”.

Aunque los impuestos pueden resultar agobiantes, tanto si tiene personal como si no, deje que Roll le brinde ayuda.

10. Decida entre la gestión interna o externa de las nóminas y de la empresa en general. Las empresas que planean contratar a su primer empleado pueden preguntarse si deben gestionar las nóminas de manera interna o recurrir a un profesional externo. Si la administración general es interna, ahorrará dinero, pero perderá tiempo. Si terceriza la gestión de las nóminas a un profesional cuando contrate a su primer empleado, ganará tiempo, pero perderá dinero.

Miles de empresas eligen servicios como ADP para obtener lo mejor de ambos mundos. Nuestro servicio de gestión de nóminas móvil automatiza muchas funciones de un sistema de procesamiento de nóminas eficiente para ahorrarle dinero, trabajo y tiempo.

11. Determine los detalles de las nóminas de su primer empleado. Calcule el monto correspondiente al impuesto federal sobre la renta que debe retener en función del estado civil para efectos de la declaración de impuestos del empleado, los ingresos que le corresponden y la información que haya dado en el formulario W-4. Recuerde retener el monto adecuado del impuesto de la FICA, la parte que le corresponde al empleado de los impuestos del Seguro Social y de Medicare.

Como parte de la gestión de las nóminas, debe depositar los impuestos federales sobre la renta retenidos del salario de su equipo, así como las partes del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Realice estos depósitos electrónicamente a través del Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS, Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal).

12. Describa los beneficios del personal. Atraer a los mejores talentos es fundamental, y eso significa que la compañía debe ofrecer un paquete de beneficios atractivo. Los beneficios que brinde pueden depender de sus recursos y de los años que alguien haya trabajado en su empresa. Sin embargo, hay algunos beneficios que debe proporcionar de manera obligatoria por ley.

Dichos beneficios protegen a los trabajadores e incluyen el Seguro Social, el seguro de desempleo, el seguro de compensación laboral, Medicare, la licencia por motivos familiares, la licencia médica y la previsión.

Al contratar a su primer empleado, cualquier otro beneficio que decida ofrecer queda totalmente a su criterio.

13. Prepare un plan de incorporación. El proceso de incorporación es fundamental para que su nuevo empleado se adapte al ritmo de trabajo. Determine si necesitará capacitación formal o si puede incorporarse al puesto de inmediato.

El alcance de su plan de incorporación dependerá del tipo de empresa, el puesto para el que contrate y la experiencia del nuevo empleado.

Por ejemplo, algunas pequeñas empresas contratan a personas relativamente novatas porque no pueden afrontar los gastos de cumplir con los requisitos salariales de un empleado experimentado. En este caso, deberá disponerse a desarrollar un plan de incorporación más detallado.

Otra consideración es si permitirá que un empleado sénior se encargue del proceso de incorporación o si invertirá en un programa de capacitación formal. Cada opción tiene sus ventajas y desventajas.

Cada plan de incorporación es exclusivo de cada compañía, así que asegúrese de haber diseñado el suyo antes de contratar personal.

14. Implemente un período de prueba. Es una práctica habitual que las empresas estipulen un período de prueba para los nuevos empleados. Esto permite que los empleadores analicen sus cualidades y se aseguren de que sean adecuados para su organización.

Luego de este período, podrá decidir si desea que el empleado permanezca en la empresa o si prefiere prescindir de sus servicios.

Cuando haga una oferta, debe informarle al nuevo empleado sobre el período de prueba.

15. Informe los pagos obligatorios de contribuciones para el desempleo. “El U.S. Department of Labor (Departamento de Trabajo de EE. UU.) establece que, por lo general, las empresas deben pagar impuestos federales y estatales de contribución para el desempleo si emplean al menos a una persona durante 20 semanas en un año calendario, o si los salarios del personal superan los $1,500 por trimestre”, señala la U.S. Chamber (Cámara de Comercio de EE. UU.). Si este es su caso, debe pagar las cuotas trimestrales a través del Form 940 (formulario 940) del IRS.

Aspectos que debe tener en cuenta antes de contratar a su primer empleado

Si tiene una LLC, una sociedad anónima de tipo C o una de tipo S, contratar personal implica tener en cuenta las mismas consideraciones. Para una pequeña empresa, contratar a su primer empleado suele ser un momento clave en la historia de la organización, pero hacerlo sin la preparación adecuada puede provocar un caos.

Antes de decidir cómo contratar a sus primeros empleados, debe preguntarse si es el momento adecuado para hacerlo.

¿Qué carga de trabajo tiene?

Todas las empresas tienen altibajos, pero, si suele pasar meses con muy poco trabajo y, luego, llega un período de gran actividad, quizás le convenga optar por un contratista independiente. Es poco frecuente que las compañías con actividad estacional contraten a muchos empleados porque no pueden justificar el gasto ni el esfuerzo que ello conlleva.

Asegúrese de tener un flujo de trabajo constante para mantener ocupado al nuevo equipo durante los períodos más tranquilos del año. Si no tiene suficiente carga laboral, puede que no sea buena idea contratar a un primer empleado.

Además, lo más inteligente es analizar las tendencias de su sector. Las condiciones económicas actuales pueden indicar si su nicho va a crecer o a sufrir una recesión. Lo ideal es evitar contratar a alguien y que, seis meses después, su sector deba recurrir a despidos masivos.

¿Un empleado puede ayudar a que su empresa crezca?

Si tiene una empresa emergente, es posible que piense en expandirse a nuevas áreas. Por ejemplo, si planea una expansión en línea o a nivel nacional, quizás necesite mano de obra o conocimientos adicionales para llevarla a cabo.

En estas situaciones, investigar cómo contratar empleados podría ser una buena decisión para su organización. Lograr que alguien cubra las faltas de habilidades y aporte conocimientos que usted no posee puede potenciar su marca.

Cada nueva contratación debe satisfacer una necesidad. Si no tiene una necesidad que cubrir, reconsidere su decisión de incorporar a alguien al equipo.

¿Tiene los recursos financieros necesarios para contratar a un empleado?

Contratar a un empleado en lugar de recurrir a un contratista independiente conlleva nuevas obligaciones legales en materia de salarios y beneficios. También debe tener en cuenta los costos que supone una nueva incorporación.

Algunos de los costos adicionales de un empleado para una pequeña empresa son:

• Publicar la oferta de empleo
• Comprobar los antecedentes de los candidatos
• Dedicar tiempo a revisar currículums y realizar entrevistas
• Gestionar el proceso de incorporación

También debe tener en cuenta los costos que suponen la compra de uniformes, la integración de nuevo equipamiento y la inversión en capacitación e incorporación de personal. Los gastos que esto conlleva son mucho mayores que el simple pago de un salario por horas.

Analice los números y examine su flujo de caja actual. ¿Se encuentra en una buena situación o tiene dificultades para pagar sus facturas mensuales?

¿Su empresa está preparada para gestionar las cargas administrativas?

Otro aspecto relacionado con la contratación de sus primeros empleados es el cumplimiento de toda la burocracia que conlleva convertirse en empleador. Debe respetar las regulaciones estatales y federales en diversas áreas. Entre las cuestiones que debe tener en cuenta a la hora de liderar un equipo se incluyen las siguientes:

• Cumplir con los requisitos de salario mínimo. Deberá pagar el salario mínimo estatal o federal (el que sea más alto).
• Llevar registros precisos de las horas que se trabajaron, de los sueldos y de cualquier compensación por horas extras que se haya pagado.
• Aprender a implementar y gestionar las normas de salud y seguridad laboral.
• Contratar un seguro de compensación laboral.
• Encargarse del paquete de beneficios del personal, lo que incluye la previsión, el tiempo libre remunerado y mucho más.
• Trabajar con el Department of Labor (Departamento de Trabajo) de su estado para garantizar el cumplimiento continuo de las leyes cambiantes.

Por todo esto, a muchas pequeñas empresas les resulta más fácil recurrir a trabajadores autónomos, ya que así no tienen que preocuparse por pagar los beneficios y los sueldos de los empleados ni por gestionar muchos de los formularios fiscales adicionales que conlleva ser un empleador registrado.

A pesar de que tiene ciertas obligaciones cuando trabaja con contratistas independientes, implican mucho menos trabajo que ser un empleador. Si no desea asumir estas responsabilidades adicionales, quizás no le convenga preguntarse cómo contratar a sus primeros empleados.

¿Qué le depara el futuro a su empresa?

Nadie tiene una bola de cristal para predecir el futuro. Sin embargo, depende de usted predecir si puede mantener de forma razonable a un empleado a tiempo completo en los próximos años.

Supervisar sus previsiones de crecimiento y la situación de su sector le servirá para decidir si es el momento de dar el siguiente paso y contratar a un empleado a tiempo completo.

Por ejemplo, si trabaja en un sector que está recurriendo a despidos masivos debido a una recesión, hacer todo lo contrario y contratar personal no será la mejor opción.

Cuando tenga todo preparado, confíe en Roll

Aunque no todas las partes del proceso de incorporación son sencillas, existe una solución para aliviar la carga que suponen los requisitos del procesamiento de las nóminas de su primer empleado.

Si busca un servicio moderno e intuitivo para procesar las nóminas, le presentamosRoll, la primera aplicación de gestión de nóminas administrada por chat para pequeñas empresas que tiene el respaldo de ADP®. La aplicación le permite implementar procesos de gestión de nóminas flexibles y eficientes sin los inconvenientes de calcular impuestos, beneficios y otras retenciones, tareas que pueden resultar complejas.

Descargue Roll, regístrese en solo minutos y, luego, envíe mensajes de texto para usarla.

Obtenga más información sobre Roll.